關(guān)于創(chuàng)新檔案管理制度與模式的探索

在企業(yè)管理中，檔案管理起著重要的作用，利用高效的檔案管理手段可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類重要文件的保存，讓企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中取得重要優(yōu)勢(shì)。創(chuàng)新檔案管理制度，健全檔案管理機(jī)制，有利于單位與企業(yè)檔案材料存儲(chǔ)完整、真實(shí)，避免檔案缺失、損壞，給企業(yè)造成不可挽回的損失。完善的檔案管理制度可以提高檔案資料的分享與利用率，科學(xué)合理地分配企業(yè)資源?，F(xiàn)根據(jù)現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理發(fā)展形勢(shì)，以創(chuàng)新檔案管理制度與模式為切入點(diǎn)進(jìn)行探索與研究，為企業(yè)健全檔案管理機(jī)制提供策略，希望對(duì)相關(guān)企業(yè)檔案管理制度與模式的創(chuàng)新提供有價(jià)值的參考。

新時(shí)期，完善健全的檔案管理制度是提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要保障。在創(chuàng)新檔案管理模式的過(guò)程中要建立各類檔案制度，如材料歸檔制度、審查制度、保密制度、統(tǒng)計(jì)制度等。因此，創(chuàng)新檔案管理制度與模式是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，要依據(jù)實(shí)際發(fā)展情況進(jìn)行科學(xué)合理的創(chuàng)新與探索，制定符合企業(yè)發(fā)展理念的檔案管理模式，幫助企業(yè)優(yōu)化資源分配與管理，提高其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

創(chuàng)新檔案管理制度與模式的必要性

檔案對(duì)企業(yè)有重要的作用，企業(yè)各個(gè)組織、團(tuán)隊(duì)、部門的運(yùn)行都離不開(kāi)檔案管理。在社會(huì)經(jīng)濟(jì)的新的發(fā)展階段，企業(yè)對(duì)檔案功能的要求愈發(fā)多元化，使用范圍也在不斷擴(kuò)大，這就讓傳統(tǒng)的檔案管理制度很難與新時(shí)期下企業(yè)的發(fā)展相匹配。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)過(guò)程中，企業(yè)迫切需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理制度與模式，提升檔案管理效率，讓檔案管理制度更好地為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展服務(wù)。在檔案管理發(fā)展階段，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都有各自不同的特征。因此，在制定檔案管理制度時(shí)，要做好明確分類，使檔案管理制度與模式多元化。明確檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，為企業(yè)不同部門查找檔案資料提供便利，節(jié)省人力和時(shí)間，是推動(dòng)企業(yè)迎合市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展步伐的必要?dú)v程[1]。

現(xiàn)階段檔案管理制度與模式存在的不足

檔案管理制度不完善

檔案管理工作是各個(gè)單位、企業(yè)工作內(nèi)容的重要組成部分，科學(xué)合理地制定檔案管理制度，創(chuàng)新檔案管理模式，及時(shí)錄入檔案與歸檔，是企業(yè)制定管理制度的重要依據(jù)。但從現(xiàn)階段各個(gè)地方檔案管理制度的制定情況可以看出，許多單位、企業(yè)在檔案管理制度的制定上并不完善，沒(méi)有高效、全面的管理規(guī)劃，管理模式與措施比較陳舊。首先，檔案管理制度的制定多集中于各類檔案的共同存儲(chǔ)上，沒(méi)有依據(jù)實(shí)際情況做好分類，也沒(méi)有針對(duì)企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀制定合理的管理計(jì)劃，管理措施不具有針對(duì)性，目標(biāo)性不足，嚴(yán)重影響企業(yè)檔案采集工作的精準(zhǔn)性與真實(shí)性，混亂的檔案搜集更讓檔案在存儲(chǔ)上缺乏完整性。其次，檔案管理制度不完善主要是因?yàn)楣芾砣藛T對(duì)檔案認(rèn)識(shí)不足，許多企業(yè)或單位在對(duì)檔案的管理上都側(cè)重于保存，而忽視了檔案的利用與分享，缺乏檔案在借閱等方面的制度，導(dǎo)致檔案管理存在很大風(fēng)險(xiǎn)，制約檔案的管理效率與檔案的利用率[2]。

檔案管理執(zhí)行力低，落實(shí)不到位

現(xiàn)階段，檔案管理模式的創(chuàng)新還處于探索階段。隨著我國(guó)對(duì)企業(yè)分類改革的深入，檔案管理的需求與檔案的功能也在不斷增多，極大地增加了檔案管理的煩瑣性。檔案管理制度與模式落后，或者執(zhí)行力低，落實(shí)不到位，現(xiàn)有的檔案管理制度無(wú)法與新時(shí)期信息時(shí)代的資源相匹配，會(huì)對(duì)企業(yè)的業(yè)務(wù)項(xiàng)目和發(fā)展規(guī)劃造成不利影響。檔案管理涉及的方向比較多，如人事檔案管理、企業(yè)資源檔案管理、開(kāi)發(fā)項(xiàng)目檔案管理等。從宏觀角度看，檔案涉及一個(gè)企業(yè)或單位的各個(gè)方面，檔案管理制度落實(shí)不到位會(huì)嚴(yán)重影響企業(yè)的正常發(fā)展，降低企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，甚至?xí)o企業(yè)造成不可挽回的損失。

檔案管理建設(shè)配套設(shè)施缺乏

隨著企業(yè)在社會(huì)經(jīng)濟(jì)競(jìng)爭(zhēng)下的不斷發(fā)展，檔案管理工作的重要性不言而喻，檔案管理制度與模式需要?jiǎng)?chuàng)新，檔案配套設(shè)施也要不斷引入新型設(shè)備加以支撐。然而，在實(shí)際管理應(yīng)用階段，與檔案管理相匹配的技術(shù)設(shè)施依然存在較多問(wèn)題，影響著檔案管理工作的水平與質(zhì)量。首先，隨著科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)衍生成為電子檔案、影像數(shù)據(jù)檔案、語(yǔ)音檔案等需要信息技術(shù)支撐的模式，但新型設(shè)備的引入并沒(méi)有部受到重視。為了節(jié)約投入成本，部分企業(yè)或者單位采購(gòu)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和配套設(shè)施相對(duì)落后，硬件更新不及時(shí)，導(dǎo)致設(shè)備缺乏安全性，在檔案存儲(chǔ)上無(wú)法兼容或者容易造成病毒入侵，檔案內(nèi)容丟失的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生[3]。其次，雖然一直倡導(dǎo)大力開(kāi)發(fā)與創(chuàng)新檔案管理模式，但許多企業(yè)與單位依然趨于形式化，只在口頭上落實(shí)檔案管理制度的創(chuàng)新與模式的改變，在具體實(shí)施階段并沒(méi)有花時(shí)間和精力構(gòu)建全套檔案存儲(chǔ)與管理數(shù)據(jù)庫(kù)，資源收集不全面，數(shù)據(jù)分級(jí)加密不完善等問(wèn)題依然存在，新型系統(tǒng)設(shè)施沒(méi)有安全的防火墻系統(tǒng)，這些問(wèn)題都會(huì)嚴(yán)重制約檔案管理制度的執(zhí)行與落實(shí)，同時(shí)埋下較大的安全隱患。

創(chuàng)新檔案管理制度與模式的原則

完整的檔案管理制度與模式

首先，檔案管理制度與模式需要具有高度的完整性，如此才能全面掌握企業(yè)所需要的各個(gè)方面的信息。要迎合時(shí)代發(fā)展，不斷完善檔案在存儲(chǔ)上的更新力度，在收集、分類、歸檔、存儲(chǔ)等方面做到內(nèi)容詳細(xì)準(zhǔn)確、真實(shí)性高，并結(jié)合企業(yè)發(fā)展方向，依據(jù)實(shí)際應(yīng)用階段的需求做好檔案內(nèi)容的調(diào)整與填補(bǔ)，完整性高的檔案管理制度與模式才能依據(jù)實(shí)際情況為企業(yè)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。其次，檔案的記錄需要與時(shí)俱進(jìn)，填補(bǔ)的內(nèi)容要具有企業(yè)代表性，信息數(shù)據(jù)要科學(xué)合理，高度契合現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展需求，這樣才能讓檔案管理制度與模式在不斷創(chuàng)新中符合其完整性實(shí)施原則[4]。

標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理制度與模式

強(qiáng)調(diào)檔案管理制度與模式的標(biāo)準(zhǔn)化，是創(chuàng)新檔案管理制度與模式的重要原則。首先，依據(jù)國(guó)家及地方各級(jí)政府對(duì)檔案管理實(shí)施的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，在有法可依的前提下，做好檔案管理工作，確保檔案管理在執(zhí)行上的標(biāo)準(zhǔn)化。其次，在檔案管理中強(qiáng)調(diào)的標(biāo)準(zhǔn)化需要建立在企業(yè)行之有效的整體管理體系下，保障檔案管理人員在管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中都能依據(jù)企業(yè)或者單位整體制定的標(biāo)準(zhǔn)流程執(zhí)行，規(guī)范的檔案管理才能有效提高管理質(zhì)量與效率，確保企業(yè)檔案信息的完整性與準(zhǔn)確性，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

服務(wù)性的檔案管理制度與模式

檔案管理制度與模式的創(chuàng)新原則之一就是為企業(yè)或者單位提供服務(wù)，是企業(yè)整體發(fā)展階段真實(shí)性與歷史性的展現(xiàn)。因此，具有高度服務(wù)性的檔案管理制度與模式是檔案應(yīng)用的基礎(chǔ)保障，是企業(yè)查詢各類信息的重要基礎(chǔ)，是做出科學(xué)合理決策的真實(shí)體現(xiàn)，具有服務(wù)性的檔案管理制度與模式能夠有效提高其在應(yīng)用階段的重要價(jià)值[5]。

創(chuàng)新檔案管理制度與模式的探索

提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

依托信息技術(shù)的不斷發(fā)展，為確保檔案管理制度與時(shí)俱進(jìn)，要不斷提高檔案管理人員對(duì)工作的認(rèn)知度，提高管理人員工作水平，提升其專業(yè)技能，企業(yè)要緊隨時(shí)代發(fā)展軌跡對(duì)管理人員進(jìn)行有針對(duì)性的培訓(xùn)。首先，檔案管理人員需要認(rèn)識(shí)到創(chuàng)新管理制度與模式的重要性，改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，擺正工作態(tài)度，提升服務(wù)意識(shí)。其次，強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，提高其專業(yè)技能，針對(duì)現(xiàn)階段在檔案管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題有規(guī)劃地做出相應(yīng)的培訓(xùn)措施，讓管理人員在面對(duì)問(wèn)題時(shí)懂得如何運(yùn)用正確且有效的方法做出調(diào)整與處理，提高管理的專業(yè)性，提升辦事能力。同時(shí)，在管理人員的培訓(xùn)上，要定期組織各個(gè)企業(yè)開(kāi)展大型的學(xué)習(xí)交流會(huì)，總結(jié)先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短，將總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)運(yùn)用到實(shí)際管理工作中，提高檔案管理水平。最后，由于檔案管理制度與檔案資源有著密不可分的關(guān)系，因此，要提升管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，使制度與資源內(nèi)容相統(tǒng)一，并進(jìn)行科學(xué)合理的資源分配，針對(duì)存在的缺點(diǎn)與不足，及時(shí)做出調(diào)整，提升檔案資源的利用率[6]。在檔案管理制度的完善與執(zhí)行階段，管理人員有著不可替代的重要作用，只有不斷提升管理人員的專業(yè)技能，才能讓檔案管理制度與模式得到創(chuàng)新，并不斷發(fā)揮其重要作用。

檔案管理制度與模式不斷趨于社會(huì)化

我國(guó)對(duì)檔案管理的重視比較晚，導(dǎo)致檔案管理制度缺乏科學(xué)合理性，管理全面性不高，需要在新時(shí)期下不斷地探索與研究，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能實(shí)現(xiàn)管理制度與模式的創(chuàng)新。從現(xiàn)階段檔案管理的實(shí)際工作中可以看出，許多企業(yè)在檔案管理制度的制定與規(guī)劃上還過(guò)于片面，往往只是單一地根據(jù)自身發(fā)展與生產(chǎn)需求制定檔案管理制度，導(dǎo)致企業(yè)在資源上缺乏共享，以及對(duì)相關(guān)制度的溝通等，制約著檔案管理制度與模式的創(chuàng)新。因此，針對(duì)這些問(wèn)題，企業(yè)需要將檔案管理制度與模式實(shí)現(xiàn)社會(huì)化建立，在創(chuàng)新中充分展現(xiàn)社會(huì)融合度，依據(jù)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)和需求改變檔案管理模式，調(diào)整不符合時(shí)代發(fā)展的相關(guān)制度，并將社會(huì)經(jīng)濟(jì)可持續(xù)發(fā)展的相關(guān)內(nèi)容融入檔案管理制度中，確保管理制度與模式可以促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，提高檔案管理的利用率與實(shí)用性[7]。

提升檔案管理制度與模式的信息化水平

傳統(tǒng)的檔案管理與存儲(chǔ)經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“棄檔”現(xiàn)象，其根本原因在于傳統(tǒng)的檔案管理模式較為落后，管理制度缺乏科學(xué)合理的規(guī)劃，在檔案資源收集、分類、存儲(chǔ)上無(wú)法為企業(yè)帶來(lái)參考價(jià)值，導(dǎo)致其在應(yīng)用中沒(méi)有發(fā)揮作用，從而導(dǎo)致“棄檔”現(xiàn)象的發(fā)生。而隨著我國(guó)科學(xué)技術(shù)、信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理工作同樣可以依托信息模式，將管理制度與信息技術(shù)相融合，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與信息化發(fā)展目標(biāo)。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，不斷提高檔案資源在企業(yè)中的應(yīng)用效果，提升檔案價(jià)值，調(diào)整管理人員的工作方式，提升其工作效率[8]。同時(shí)，企業(yè)需要借助高科技信息技術(shù)的融入建立檔案管理系統(tǒng)，將各類生產(chǎn)與發(fā)展所需要的資源不斷錄入系統(tǒng)中，通過(guò)管理人員統(tǒng)一化的資源管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息的高效搜索、利用、分享與提取等，同時(shí)對(duì)不準(zhǔn)確的信息及時(shí)更正，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域性、網(wǎng)絡(luò)化的共享模式。信息化檔案管理模式比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的安全性更高，容易查找、分類、整理、存儲(chǔ)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)管理工作更有實(shí)用性，是未來(lái)創(chuàng)新檔案管理制度與模式的長(zhǎng)期發(fā)展方向。

更新檔案管理制度與模式理念

隨著信息技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，檔案管理制度與理念也要緊隨創(chuàng)新的步伐，好的管理理念是創(chuàng)新的重要支撐。只有不斷提高對(duì)檔案管理理念的認(rèn)識(shí)，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理制度與模式的創(chuàng)新。如果檔案管理人員在管理機(jī)制與模式上缺乏創(chuàng)新意識(shí)，即使為檔案管理配備最先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)施與軟件系統(tǒng)，也無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理制度的創(chuàng)新，更無(wú)法使企業(yè)更好地發(fā)揮服務(wù)功能。長(zhǎng)此以往，管理模式會(huì)變得沒(méi)有執(zhí)行力與公信力。因此，在檔案管理機(jī)制上，管理人員的思想有著重要的作用，其要不斷樹(shù)立正確的檔案管理思維，調(diào)整正確的機(jī)制內(nèi)容，多元化融入不同管理模式，不斷建立與社會(huì)、經(jīng)濟(jì)發(fā)展相符合的創(chuàng)新意識(shí)，這樣才能使檔案管理工作更好地為企業(yè)建設(shè)提供幫助與參考，更好地體現(xiàn)出檔案的價(jià)值。充分發(fā)揮信息化建設(shè)在檔案管理中的作用，重視新型檔案管理機(jī)制與模式，為實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理制度與模式的創(chuàng)新打下扎實(shí)基礎(chǔ)[9]。

綜上所述，在新時(shí)期發(fā)展背景下，傳統(tǒng)的檔案管理制度與模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，單位與企業(yè)在社會(huì)發(fā)展形態(tài)下不斷創(chuàng)新，檔案管理制度與模式更需要?jiǎng)?chuàng)新，才能使企業(yè)實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效、穩(wěn)步發(fā)展。在創(chuàng)新階段要實(shí)現(xiàn)檔案管理制度與模式的創(chuàng)新，就要從運(yùn)行制度的不足與問(wèn)題出發(fā)，在創(chuàng)新過(guò)程中針對(duì)問(wèn)題制定合理的解決措施，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。加強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識(shí)，落實(shí)檔案管理制度，摒棄陳舊的檔案管理思想，推動(dòng)檔案管理制度與模式的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化發(fā)展，從而不斷提高企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中的資源優(yōu)勢(shì)，提高企業(yè)的整體實(shí)力。

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