“雙一流”建設(shè)背景下高校人事檔案的管理

基于“雙一流”建設(shè)背景，高校需要進(jìn)一步優(yōu)化人才引進(jìn)戰(zhàn)略，打破傳統(tǒng)的人事管理模式，更新人事管理理念，以人才隊(duì)伍建設(shè)為核心，推動(dòng)人事管理工作轉(zhuǎn)型。目前，人事檔案管理仍然存在許多問題，包括人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不足、人事檔案管理隊(duì)伍比較落后和檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)高等。為了解決這些問題，高校需要轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理的基本模式，采用精細(xì)化管理、信息化管理的方法，創(chuàng)建科學(xué)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍，最大程度地降低檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)立足于“雙一流”建設(shè)背景，分析人事檔案管理對(duì)“雙一流”建設(shè)的作用，探索高校人事檔案管理的提升路徑。

我國(guó)“雙一流”建設(shè)規(guī)劃于2015年正式啟動(dòng)，“雙一流”是指世界一流的大學(xué)和一流的學(xué)科。2016年，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》對(duì)我國(guó)的檔案管理工作提出了重要指示，檔案工作應(yīng)堅(jiān)持創(chuàng)新、協(xié)調(diào)、綠色、開放、共享的發(fā)展理念，不斷完善檔案管理體系。隨著“雙一流”建設(shè)步伐的加快，以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，高校人事檔案中包含的職工信息越來越豐富，人事管理部門對(duì)檔案信息的應(yīng)用需求越來越多。因此，只有全面優(yōu)化高校人事檔案管理模式，讓人事檔案信息真正發(fā)揮作用，才能為高校的發(fā)展建設(shè)奠定一個(gè)穩(wěn)定的基礎(chǔ)，促進(jìn)“雙一流”學(xué)科的構(gòu)建。

人事檔案管理對(duì)高?！半p一流”建設(shè)的獨(dú)特價(jià)值

人事檔案為人力資源管理積累素材

高校人事檔案是教師學(xué)歷、身份、教學(xué)資歷的重要記錄，是助力人力資源管理的重要材料。高校員工檔案不僅包括教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、職業(yè)培訓(xùn)、政黨團(tuán)體、職稱考核等信息，還包含教師所受到的獎(jiǎng)勵(lì)和處分、工資待遇等資料，能夠?qū)Ω咝＝處煹膶W(xué)術(shù)素養(yǎng)、實(shí)踐工作能力、教育教學(xué)能力、科研能力進(jìn)行全方位、立體化的呈現(xiàn)，促進(jìn)高校人力資源的開發(fā)。高校的檔案管理部門、人力資源管理部門可以通過信息技術(shù)手段提高檔案信息管理水平，創(chuàng)建人事檔案信息化管理平臺(tái)，深度整理教師的檔案資源，利用SWOT分析法對(duì)檔案資源進(jìn)行開發(fā)，彌補(bǔ)高校在“一流學(xué)科”建設(shè)中存在的不足，從而全面優(yōu)化師資隊(duì)伍，為教師的個(gè)人成長(zhǎng)、專業(yè)發(fā)展、職業(yè)發(fā)展制訂科學(xué)的培養(yǎng)計(jì)劃?？偠灾?，高校的人事檔案管理部門是一個(gè)重要的人才資源庫(kù)，其可以詳細(xì)統(tǒng)計(jì)檔案數(shù)據(jù)，并以此為據(jù)平衡各學(xué)科教師的比例，補(bǔ)足短板，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，加快“一流學(xué)科”的建設(shè)。

人事檔案對(duì)高校的宣傳教育有促進(jìn)作用

高校人事檔案能夠評(píng)估教師在科研、學(xué)術(shù)、教學(xué)以及管理工作當(dāng)中的綜合表現(xiàn)，反映出教師的工作軌跡，有助于在高校內(nèi)形成良好的工作氛圍，為更多青年教師創(chuàng)造良好的成長(zhǎng)環(huán)境。在學(xué)校的發(fā)展和建設(shè)過程中，宣傳教育是必不可少的，無論是新教師入職，還是學(xué)校招生，都需要開展廣泛的宣傳教育工作，而人事檔案是宣傳教育工作的重要素材。人事檔案是最為原始的資料，且檔案的內(nèi)容會(huì)隨著教師個(gè)人履歷的增加而變化，從而較為完整地記錄教師個(gè)人的成長(zhǎng)歷程。另外，人事檔案還能記錄優(yōu)秀教師的事跡，展現(xiàn)出優(yōu)秀教師的專業(yè)素養(yǎng)和科研能力，這些都能起到一定的宣傳教育作用。在宣傳教育的過程中，優(yōu)秀教師的資料、個(gè)人成長(zhǎng)歷程、進(jìn)步路徑能夠?yàn)榍嗄杲處煒淞⒘己冒駱?，促使更多青年教師明確自身的發(fā)展目標(biāo)，加強(qiáng)對(duì)學(xué)校的了解，使青年教師逐漸成長(zhǎng)為專家型教師，在學(xué)術(shù)能力、科研素養(yǎng)、教育教學(xué)工作中獲得全面提升。在實(shí)踐工作中，檔案管理部門需要充分發(fā)揮檔案資料的宣傳教育作用，利用檔案資源開展豐富多彩的宣傳教育活動(dòng)，從而在學(xué)校內(nèi)培養(yǎng)出一批活躍在國(guó)際前沿的一流專家，加強(qiáng)國(guó)際間學(xué)術(shù)交流。用領(lǐng)軍人物來帶動(dòng)高校發(fā)展，促進(jìn)高校建設(shè)。

“雙一流”背景下高校人事檔案管理的困境

人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)不足

在“雙一流”背景下，高校人事檔案管理工作面臨著很多新要求和新挑戰(zhàn)。當(dāng)前，部分高校面臨著比較復(fù)雜的人事檔案管理問題，如部分校領(lǐng)導(dǎo)不夠重視人事檔案管理工作，忽略了檔案管理對(duì)人力資源管理的作用。在技術(shù)層面，部分高校已經(jīng)引入了檔案管理信息化系統(tǒng)，但整體工作效率較低，檔案信息化建設(shè)發(fā)展遲緩，存在資金投入不足、工作定位不夠準(zhǔn)確等問題，人事檔案管理工作缺乏具體實(shí)施細(xì)則，這些都不利于檔案功能的發(fā)揮。針對(duì)這種情況，高校需要從崗位優(yōu)化、檔案工作流程制度建設(shè)等方面入手，提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

人事檔案管理隊(duì)伍比較落后

在高校的建設(shè)和發(fā)展過程中，人事檔案管理工作沒有受到校領(lǐng)導(dǎo)及其他管理人員的重視，而且檔案管理隊(duì)伍比較落后，缺乏科學(xué)的管理方法。在“雙一流”建設(shè)背景下，高校人事檔案管理工作對(duì)從業(yè)人員提出了更高的要求，檔案管理工作者面臨著更加嚴(yán)峻的工作挑戰(zhàn)。當(dāng)前，很多高校的檔案管理工作人員專業(yè)性較差，缺乏檔案管理相關(guān)的理論知識(shí)和實(shí)踐技能，大部分工作人員都沒有接受過專業(yè)化的培訓(xùn)，實(shí)際的檔案管理效果和預(yù)期目標(biāo)存在較大差異，人事檔案管理工作的價(jià)值也難以被挖掘出來。除此之外，高校人事檔案管理崗位還存在流動(dòng)性較大的問題，且崗位工作人員的調(diào)動(dòng)會(huì)給檔案管理工作造成很多阻礙。

人事檔案管理存在安全風(fēng)險(xiǎn)

在“雙一流”建設(shè)背景下，高校的人事檔案管理部門不但需要為高校教師提供信息查詢服務(wù)，還需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化服務(wù)，為人事管理部門及其他管理機(jī)構(gòu)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和資料。當(dāng)前，高校的人事檔案管理工作存在服務(wù)對(duì)象單一、檔案管理安全風(fēng)險(xiǎn)較高等問題，應(yīng)用檔案、查詢信息還需要完成復(fù)雜的程序，這往往會(huì)消耗較多時(shí)間，使得檔案的服務(wù)價(jià)值難以發(fā)揮出來。目前，部分高校在檔案信息化建設(shè)方面發(fā)展較快，因此，人事部門、教師可以通過網(wǎng)絡(luò)渠道提交信息查詢申請(qǐng)，并快速獲取檔案信息，這進(jìn)一步提高了檔案信息應(yīng)用的便捷性。然而，在高校人事檔案的信息化建設(shè)中，網(wǎng)絡(luò)渠道給檔案管理工作帶來了很多安全風(fēng)險(xiǎn)，如果人事檔案管理平臺(tái)存在防火墻漏洞，就容易發(fā)生信息泄露事故。當(dāng)前，高校人事檔案管理人員在專業(yè)技術(shù)方面存在不足，缺乏檔案信息保護(hù)意識(shí)，再加上網(wǎng)絡(luò)病毒不斷更新?lián)Q代，人事檔案管理工作面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)越來越大。

“雙一流”背景下高校人事檔案管理的提升路徑

提高人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度

1.構(gòu)建一體化的檔案管理體系

在“雙一流”背景下，高校人事檔案的管理工作需要改變以往“重收集，輕利用”的弊端，加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息資源的收集和整合，充分挖掘檔案信息資源的價(jià)值，結(jié)合“雙一流”的建設(shè)需求，構(gòu)建一體化的檔案管理體系。當(dāng)前高校的檔案管理工作主要分為人事檔案、教育教學(xué)工作檔案、科研檔案、健康檔案等。為了進(jìn)一步發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，提高人事檔案的管理水平，高校檔案管理工作者需要結(jié)合先進(jìn)的檔案管理理論，加強(qiáng)人事檔案與其他檔案的整合，構(gòu)建一體化的檔案管理體系，充分發(fā)揮各類資源的價(jià)值，對(duì)檔案資源進(jìn)行合理應(yīng)用。

2.完善人事檔案管理內(nèi)容

當(dāng)前，在高校人事檔案管理工作中，檔案信息存在比較嚴(yán)重的重復(fù)性問題，檔案無法全面、準(zhǔn)確地展現(xiàn)出人事信息的特點(diǎn)，利用率較低。因此，檔案管理部門需要重新規(guī)劃人事檔案的內(nèi)容，將人員的基本信息、特長(zhǎng)類信息、評(píng)估類信息、反思類信息整合起來，從而充分突顯出人事檔案管理的價(jià)值。其中，基本信息主要包括教師年齡、工作年齡、聚會(huì)年齡、學(xué)歷、簡(jiǎn)歷、職責(zé)、職位名稱、聘任協(xié)議等。人事檔案信息的內(nèi)容能夠?yàn)楦鱾€(gè)部門提供基礎(chǔ)資料，為人才的選聘、培養(yǎng)、職稱評(píng)定、工資待遇調(diào)整等工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，有助于提高各部門工作的規(guī)范性和科學(xué)性，促進(jìn)高校的進(jìn)步發(fā)展。通過完善人事檔案管理內(nèi)容，檔案信息能夠更加全面，檔案管理工作可以更加規(guī)范，檔案資料可以與高校的管理工作緊密結(jié)合起來，在“雙一流”建設(shè)中充分發(fā)揮作用。

3.創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度

檔案管理制度是一種非物質(zhì)性的管理?xiàng)l件。在“雙一流”建設(shè)背景下，高校需要進(jìn)一步提高對(duì)人事檔案管理的重視程度，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度，通過制度來指導(dǎo)檔案管理工作的開展，不斷提高管理流程的科學(xué)性、標(biāo)準(zhǔn)性，全面優(yōu)化管理質(zhì)量。首先，管理部門需要明確工作人員的責(zé)任劃分，確保每個(gè)工作人員在專業(yè)知識(shí)、實(shí)踐技能方面符合崗位的需求，提高員工的工作積極性。其次，管理部門須制定人事檔案的具體管理程序和管理方法，建立檔案管理責(zé)任制度，并檢測(cè)檔案管理工作的效果。在人事檔案信息管理方面，高校需要明確信息識(shí)別、信息傳輸、資料保存、檔案分類等方面的工作規(guī)范，進(jìn)一步提高人事檔案管理體系的科學(xué)性。除了要加強(qiáng)制度方面的管理之外，高校還需要在檔案信息管理方面加大資金投入，引入先進(jìn)的檔案信息管理設(shè)備，提高工作人員的工作效率。

全面優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍

1.引入復(fù)合型的檔案管理人才

在“雙一流”建設(shè)背景下，高校需要全面優(yōu)化人事檔案管理隊(duì)伍，引入復(fù)合型的檔案管理人才，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人才的培訓(xùn)，提高人事檔案管理工作的實(shí)際效果。首先在人才選聘方面，高校需要注重檔案管理人才的專業(yè)理論知識(shí)，加強(qiáng)對(duì)人才實(shí)際工作技能的考查，注重人才的信息技術(shù)水平、服務(wù)意識(shí)、安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，在崗位選聘方面把好關(guān)。其次，高校還需要高度重視工作人員的后期培養(yǎng)，管理人員可以利用在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)、輪崗交流等方法，為人事檔案管理工作者提供更加廣闊的發(fā)展平臺(tái)，通過專項(xiàng)培訓(xùn)來提高人事管理人員的專業(yè)技能，利用輪崗交流來促進(jìn)工作人員轉(zhuǎn)型發(fā)展，加快檔案管理工作人員的成長(zhǎng)速度，打造一支高素質(zhì)的檔案管理工作隊(duì)伍。

2.執(zhí)行“雙套制”人事檔案模式

為了促進(jìn)“雙一流”建設(shè)，打造高素質(zhì)的教師隊(duì)伍，人事檔案管理可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和現(xiàn)代的信息化檔案管理相融合，優(yōu)化檔案管理崗位職責(zé)。當(dāng)前，很多高校都存在檔案管理工作職責(zé)不明確、工作人員互相推諉、管理體制分散等問題，檔案管理崗位人員各自為政，造成管理效率低下。在“雙套制”管理模式下，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理需要建立一個(gè)“文件中心”，避免多頭管理的問題，同時(shí)全面理清檔案管理工作的各項(xiàng)職責(zé)，明確各崗位工作的要求，充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)作用。

構(gòu)建安全的人事檔案管理系統(tǒng)

1.提高檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性

“雙一流”建設(shè)需要以高素質(zhì)的教師團(tuán)隊(duì)為支撐，而人事檔案管理工作能夠?yàn)閹熧Y隊(duì)伍建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。當(dāng)前，高校的人事檔案信息不斷完善、豐富，對(duì)此，檔案管理部門需要充分發(fā)揮人事檔案信息的作用，高效利用檔案信息。近年來，高校教師的隊(duì)伍建設(shè)不斷壯大，人才流動(dòng)越來越頻繁，海量的信息難以依靠紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)，因此檔案管理部門需要引入信息化技術(shù)，創(chuàng)建人事檔案信息化管理平臺(tái)，并確保檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。高校人事檔案包含大量的隱私資料，要在管理的過程中確保檔案信息的安全性，避免教職工的個(gè)人信息被泄露。在信息化人事檔案管理平臺(tái)的建設(shè)中，技術(shù)人員需要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷引入新的信息加密技術(shù)，應(yīng)用規(guī)范化的系統(tǒng)登錄方式，通過指紋、人臉識(shí)別、密碼等完善登錄界面，在登陸環(huán)節(jié)確保信息的安全性。另外，技術(shù)人員還需要在人事檔案信息管理平臺(tái)設(shè)置層次化的查詢權(quán)限，明確不同身份可以查詢的范圍，規(guī)范檔案信息的保密等級(jí)，提高資料應(yīng)用的安全性。除此之外，技術(shù)人員還需加強(qiáng)對(duì)信息的追蹤，針對(duì)違規(guī)操作等問題進(jìn)行及時(shí)處理，防止資料被竊取。

2.保障人事檔案信息系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行

為進(jìn)一步提高人事檔案信息系統(tǒng)的安全性，充分發(fā)揮人事檔案信息管理的作用，高校的人事檔案管理部門需要持續(xù)做好信息安全技術(shù)的優(yōu)化，不斷更新信息安全系統(tǒng)，完善檔案信息系統(tǒng)防火墻，避免檔案信息系統(tǒng)受到外來病毒的侵害。在“雙一流”建設(shè)背景下，高校需要加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的分析，全面優(yōu)化學(xué)科建設(shè)，發(fā)揮信息平臺(tái)的作用，找出當(dāng)前師資建設(shè)中存在的問題，精準(zhǔn)引入人才，從而加快“雙一流”建設(shè)的步伐。信息化平臺(tái)可以全方位統(tǒng)計(jì)學(xué)科師資隊(duì)伍的年齡、學(xué)歷、科研、學(xué)術(shù)等信息，為師資隊(duì)伍建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)，為高校的發(fā)展提供人才支持。

在“雙一流”建設(shè)背景下，高校需要在人事檔案管理方面有所突破，進(jìn)一步提高人事檔案數(shù)據(jù)的收集速度，引入先進(jìn)的信息技術(shù)，充分發(fā)揮檔案資料的價(jià)值。當(dāng)前，高校人事檔案管理工作還存在工作機(jī)制不健全、人才隊(duì)伍專業(yè)性不足、檔案管理具有安全風(fēng)險(xiǎn)等問題。為加快打造“雙一流”學(xué)科，提高師資隊(duì)伍力量，高校領(lǐng)導(dǎo)需要從宏觀層面加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，提高對(duì)人事檔案管理的重視程度，通過人事檔案管理來優(yōu)化人事管理，加強(qiáng)師資隊(duì)伍建設(shè)。在實(shí)踐中，高校需要構(gòu)建一體化的檔案管理體系，完善人事檔案管理內(nèi)容，制定標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度。另外，高校還需要引入復(fù)合型的檔案管理人才，執(zhí)行“雙套制”人事檔案模式，優(yōu)化管理技術(shù)，提高檔案信息化管理系統(tǒng)的安全性。

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