圖書館學(xué)術(shù)知識管理系統(tǒng)建設(shè)與實踐

根據(jù)知識是否能夠清晰有效地被表達(dá)和轉(zhuǎn)移，一般可以將知識劃分為顯性知識和隱性知識。其中隱性知識通常指那些非正式的、存在碎片性和偶發(fā)性特征的片段。這些非公開出版的、灰色的、具有經(jīng)驗總結(jié)性質(zhì)的知識往往會成為影響機(jī)構(gòu)組織核心競爭力的關(guān)鍵因素。現(xiàn)提出的學(xué)術(shù)知識管理系統(tǒng)利用開源軟件搭建，對圖書館經(jīng)年產(chǎn)生并且大量存在的知識資源如策劃設(shè)計、培訓(xùn)方案、案例成果、經(jīng)驗總結(jié)等進(jìn)行分類整理并儲存共享，從而避免圖書館知識資源流失，促進(jìn)知識的共知共享和傳播創(chuàng)新。該模式可有效降低圖書館管理運營成本，強(qiáng)化圖書館核心競爭力。

研究背景

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的蓬勃發(fā)展，以數(shù)據(jù)密集型為特征的科學(xué)研究日益突顯其重要性，由此引出的數(shù)據(jù)管理和運用已經(jīng)成為科學(xué)研究活動中的重要組成部分，因此，建立科學(xué)的數(shù)據(jù)知識倉儲也變得十分重要。目前國內(nèi)外主流數(shù)據(jù)倉儲主要分為四種類型：機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)倉儲、學(xué)科數(shù)據(jù)倉儲、多聯(lián)學(xué)科數(shù)據(jù)倉儲和單一項目數(shù)據(jù)倉儲。但就數(shù)據(jù)倉儲的整體性而言，目前國內(nèi)外數(shù)據(jù)倉儲主要應(yīng)用在公共服務(wù)領(lǐng)域，通常用以存儲和處理基本數(shù)據(jù)，并且首要目標(biāo)是在大型機(jī)構(gòu)中實現(xiàn)數(shù)據(jù)再現(xiàn)。而面向中小企業(yè)的團(tuán)隊研究以及較為零散的流程數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建卻沒有得到充分關(guān)注。

針對科研數(shù)據(jù)存儲管理的強(qiáng)烈需求，國外開發(fā)了一系列數(shù)據(jù)管理平臺和系統(tǒng)軟件，如英國非營利性組織開放知識基金會基于開放數(shù)據(jù)推廣研發(fā)的開源數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)CKAN，為編目、存儲和訪問數(shù)據(jù)集提供了一個強(qiáng)大的平臺；英國Digital Science公司支持建立的科研數(shù)據(jù)共享平臺Figshare以創(chuàng)新的形式展示研究圖表、數(shù)據(jù)、視頻等內(nèi)容，提升了研究內(nèi)容的價值；此外，還有一系列可存儲學(xué)科數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)倉儲，如Dryad、DataStage、DataBank以及ScholarSphere等。國內(nèi)一些優(yōu)秀的數(shù)據(jù)知識管理平臺如Baklib、語雀、看云、飛書文檔、釘釘文檔等，為科研團(tuán)隊提供了各具特色的存儲和數(shù)據(jù)共享功能。

圖書館知識管理的目標(biāo)是應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)構(gòu)建一個全方位的開發(fā)、獲取和應(yīng)用知識的決策系統(tǒng)，即知識管理系統(tǒng)，對科研信息資源進(jìn)行智能化管理，以實現(xiàn)信息的遠(yuǎn)程交流、知識化分類、智能采集和服務(wù)等諸多功能；對館員實施激勵機(jī)制，推動館員間知識交流，促進(jìn)有益的知識共享，激發(fā)館員的創(chuàng)新意識與能力，豐富圖書館的知識資產(chǎn)等。

研究意義

圖書館目前的科研工作存在兩個問題：一是學(xué)術(shù)信息來源分散，信息獲取不及時，一些培訓(xùn)、會議以及論文征稿信息獲取源頭不固定，往往容易錯過重要信息；二是館員學(xué)術(shù)成果沒有得到有效存儲，缺乏時間上的連續(xù)性以及回溯功能。圖書館學(xué)術(shù)知識管理系統(tǒng)的目標(biāo)一是及時收集分散的圖書館業(yè)界學(xué)術(shù)資訊，并對其進(jìn)行集中整理，統(tǒng)一發(fā)布，如此，館員就能及時獲取第一手資訊并根據(jù)具體情況選擇學(xué)習(xí)，這將有助于增強(qiáng)館員的業(yè)務(wù)能力、科研能力與綜合素質(zhì)；二是知識管理系統(tǒng)能夠?qū)D書館員的歷年學(xué)術(shù)成果進(jìn)行集中收集儲存，分門別類，使科研學(xué)術(shù)產(chǎn)出具有連續(xù)性，可以提高圖書館的科研實力，有助于圖書館管理工作與評價工作的順利開展；三是學(xué)術(shù)知識管理系統(tǒng)能夠?qū)⒁酝陌ㄍㄖl(fā)布、論文收繳、項目申報等在內(nèi)的人工重復(fù)性工作系統(tǒng)化、規(guī)范化，并能規(guī)范學(xué)術(shù)活動，提高管理工作效率，為館員業(yè)務(wù)考核、人事管理等工作提供參考依據(jù)。

案例實施過程

技術(shù)路線

圖書館學(xué)術(shù)知識管理系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，系統(tǒng)采用WCP開源知識庫開發(fā)部署，由java、js語言進(jìn)行開發(fā)，系統(tǒng)使用springMVC、spring、hibernate等框架實現(xiàn)主要架構(gòu)功能，由lucene提供全文檢索功能，并使用其他若干主流開源項目。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)默認(rèn)使用mysql，部署在tomcat等主流中間件服務(wù)器上。在服務(wù)器上進(jìn)行配置后，用戶不僅可以在網(wǎng)頁端使用，還可以在手機(jī)移動端使用。

系統(tǒng)框架設(shè)計

圖書館學(xué)術(shù)知識管理系統(tǒng)采用B/S系統(tǒng)架構(gòu)，采用分層結(jié)構(gòu)設(shè)計，通過中間服務(wù)層實現(xiàn)用戶與數(shù)據(jù)的交互，充分運用了低耦合的設(shè)計思想。從邏輯上可以將系統(tǒng)劃分為三層：存儲層、服務(wù)層和應(yīng)用層。在服務(wù)器端部署完成后，可以在客戶端通過瀏覽器進(jìn)行訪問，也可以通過移動端瀏覽器訪問。它具有團(tuán)隊知識庫建設(shè)的一整套功能，包括知識創(chuàng)建、知識更新、知識推送、全文檢索、office文檔下載和知識評價等功能。在前臺界面還可以實現(xiàn)統(tǒng)一檢索、知識置頂推薦、知識分類管理、在線提交等功能。

圖1  知識管理系統(tǒng)邏輯框架（作者自制）

內(nèi)容組織管理

系統(tǒng)主要分為統(tǒng)一檢索、小組管理、知識置頂推薦、常用知識、知識分類等欄目。知識分類又分為學(xué)術(shù)成果、學(xué)術(shù)資訊、申請?zhí)峤?、常用下載等欄目。學(xué)術(shù)成果收集了館員歷年文章、獲獎、培訓(xùn)、科研課題項目，學(xué)術(shù)資訊會定期發(fā)布圖情業(yè)界最新會議、培訓(xùn)及新聞通知消息。此外，還可以在線提交館內(nèi)科研項目申請，分權(quán)限進(jìn)行隱藏查看。常用下載掛接圖書館及學(xué)校常用科研規(guī)定及工作手冊等。具體組織方式如下。

圖2  知識管理系統(tǒng)內(nèi)容組織（作者自制）

系統(tǒng)功能

知識管理系統(tǒng)通過集群應(yīng)用和分布式網(wǎng)絡(luò)存儲技術(shù)，將工作中大量各種不同類型的存儲片段集合起來協(xié)同應(yīng)用，提供數(shù)據(jù)存儲、管理、業(yè)務(wù)訪問的應(yīng)用解決方案。重點功能概述如下。

數(shù)據(jù)獲取和導(dǎo)入

圖書館知識管理系統(tǒng)為用戶提供了一個靈活的信息入口，如在線文檔、系統(tǒng)、網(wǎng)頁，其還可以使個人專業(yè)技能中的信息以相對平滑的方式導(dǎo)入系統(tǒng)中，從而形成可表示的、標(biāo)準(zhǔn)化的、統(tǒng)一的數(shù)字信息。導(dǎo)入方法支持知識的直接創(chuàng)建、網(wǎng)絡(luò)知識的下載、文件資源的打包上傳等，滿足了不同知識內(nèi)容的不同存儲和呈現(xiàn)需求，方便了知識的導(dǎo)入。

知識分類機(jī)制

本案例提供了一個方便、可用的知識分類體系。一個混亂的知識庫不僅難以為用戶提供有用的信息，還會給管理員帶來維護(hù)上的困難，用戶也很難找到合適的知識。所以在將數(shù)據(jù)導(dǎo)入知識庫系統(tǒng)之初，就必須有合理的分類機(jī)制，并且支持單獨或分批進(jìn)行分類設(shè)置和調(diào)整。本案例知識管理系統(tǒng)知識分類如下圖所示。

圖3  知識管理系統(tǒng)知識分類（作者自制）

分布式搜索模式

本系統(tǒng)由lucene提供全文檢索功能，能夠提供一框式模式搜索，從知識庫中的碎片化存儲到完整的知識體系，再到分布式的知識庫集合、文件集合等，進(jìn)行關(guān)鍵字、全文及附件等的檢索。每一篇知識文檔都建有數(shù)據(jù)標(biāo)簽（關(guān)鍵詞），能夠聚合相關(guān)知識，并在知識文檔的下方進(jìn)行拓展展示。

圖4  知識標(biāo)簽與相關(guān)知識聚合

（圖片來源：案例系統(tǒng)截圖）

管理權(quán)限分級

知識管理系統(tǒng)中的每個用戶都擁有自己的用戶名和密碼。在系統(tǒng)的各個層級，管理員可以為使用者分配資料資訊的作業(yè)許可，個人知識擁有者還可以為這個知識的使用者分配作業(yè)許可。為方便管理，按圖書館的機(jī)構(gòu)分類，使用者可以歸入多個群，也可以加入其他群。本案例根據(jù)圖書館的組織機(jī)構(gòu)將部門劃分為信息服務(wù)部、書刊服務(wù)部、資源建設(shè)部、技術(shù)部、辦公室等，并由學(xué)術(shù)委員會投票選舉部門成員作為學(xué)術(shù)委員會委員，分管圖書館學(xué)術(shù)科研工作。

層級知識發(fā)現(xiàn)

知識管理系統(tǒng)必須能夠以簡潔明了的方式呈現(xiàn)知識，能夠讓使用者明確了解本系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)。本案例參考了windows資源瀏覽器分級分層的展現(xiàn)模式，目的在于對使用者屏蔽原始數(shù)據(jù)的煩瑣細(xì)節(jié)，從原始數(shù)據(jù)中提煉出有意義的、簡潔的知識，直接向使用者展現(xiàn)?；救蝿?wù)流包括數(shù)據(jù)分類、數(shù)據(jù)聚類分析、關(guān)聯(lián)度和相關(guān)性分析、時間序列分析、信息流重構(gòu)與展現(xiàn)等。與此同時，用戶也可以直接使用框架型搜索功能，在進(jìn)入系統(tǒng)后能夠立即定位知識，為用戶提供了快速檢索所需知識的入口。

泛在模式的知識容納

知識的更新在很大程度上取決于知識管理系統(tǒng)的用戶。他們所累積的知識是最寶貴的財富。通過實例分析，可以在使用者學(xué)習(xí)過程中為其引入大量的文字、圖形、圖表、壓縮文檔等信息，從而高效地將有價值的信息輸入知識體系中。要保證知識的正確性，就需要在最后的過程中進(jìn)行多層次驗證，以防止信息的重復(fù)和劣質(zhì)信息的流入，保證知識體系的完整性。

協(xié)同合作能力

總的來說，與技術(shù)素質(zhì)和生產(chǎn)率有關(guān)的工作整體合作水平較差。但是，涉及創(chuàng)意和反應(yīng)的知識，要求參與者有很強(qiáng)的合作精神。比如，團(tuán)隊會議和策略制定往往需要更多人進(jìn)行更多的溝通。區(qū)別于個人網(wǎng)盤，知識管理系統(tǒng)根據(jù)應(yīng)用場景的需要，加入了團(tuán)隊的概念。團(tuán)隊與圖書館真實組織架構(gòu)中的部室一一對應(yīng)，各團(tuán)隊組建完成后，系統(tǒng)也會為該團(tuán)隊自動建立一個團(tuán)隊協(xié)作的文件夾，用于該團(tuán)隊內(nèi)成員在該文件夾中上傳或下載相關(guān)團(tuán)隊資料。同時，系統(tǒng)也會為用戶提供一個用戶消息平臺，使用戶能夠?qū)μ囟ㄈ藛T或群組發(fā)送站內(nèi)消息，并在對方登錄系統(tǒng)時及時提醒，實時回傳閱讀狀態(tài)，方便科研學(xué)術(shù)活動的溝通交流，促進(jìn)團(tuán)隊協(xié)同工作。

案例成果及效益

本案例建設(shè)時間為一年左右，每周進(jìn)行一次數(shù)據(jù)更新，力爭形成一套完備、規(guī)范的圖書館科研學(xué)術(shù)知識管理系統(tǒng)，實現(xiàn)科研數(shù)據(jù)的有效存儲共享，及時擴(kuò)散通知學(xué)術(shù)信息，提高圖書館整體學(xué)術(shù)水平及研究能力。經(jīng)過對科研團(tuán)隊用戶數(shù)據(jù)管理需求的明確，對關(guān)鍵技術(shù)的研究與實現(xiàn)，圖書館知識管理網(wǎng)絡(luò)版本已搭建完成，并開始提供下載和相關(guān)服務(wù)。

本案例系統(tǒng)目前已能提供館員學(xué)術(shù)成果搜集整理（論文、獲獎、會議、專著、培訓(xùn)、科研課題等）、學(xué)術(shù)資訊傳遞（通知公告、圖情會議、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)術(shù)新聞、工作總結(jié)等）、課題通知、提交申報、常用知識下載等多重功能；創(chuàng)建知識類別57種，實現(xiàn)了圖書館科研知識管理的基本功能。截至目前，系統(tǒng)提供館員注冊賬戶全覆蓋，實現(xiàn)了科研生態(tài)過程全部網(wǎng)上操作的目標(biāo)，為館員學(xué)術(shù)發(fā)展、圖書館知識積累等提供了有效保障。

圖5 圖書館知識管理系統(tǒng)——圖研E棧首頁

（圖片來源：案例系統(tǒng)截圖）

后續(xù)發(fā)展規(guī)劃

圖情學(xué)科領(lǐng)域不斷的科學(xué)研究的推進(jìn)與發(fā)展帶來了大量的實驗數(shù)據(jù)、文獻(xiàn)數(shù)據(jù)等不同種類、不同規(guī)模的數(shù)據(jù)，使得科學(xué)的知識資源積累和管理變得日益迫切。隨著該系統(tǒng)不斷收集和有效管理這些科研資產(chǎn)，并為連接學(xué)科的優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)奠定基礎(chǔ)，現(xiàn)將致力于協(xié)助圖書館科研團(tuán)隊記錄和管理科研活動，并幫助其解決研究過程中的某些問題。

圖書館知識管理系統(tǒng)在功能體系建設(shè)方面尚存在一些缺陷，有待于不斷完善。具體表現(xiàn)為系統(tǒng)將在下一步與現(xiàn)有的其他數(shù)據(jù)知識庫進(jìn)行接口對接方面，內(nèi)容頁的豐富擴(kuò)充功能方面，以及網(wǎng)站交互性體驗等方面。通過深入了解館員用戶的需求，持續(xù)提升系統(tǒng)功能，相信該系統(tǒng)能為科學(xué)數(shù)據(jù)知識庫建設(shè)實踐拓展出新的思路和方向。

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