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眾所周知，一個人的人事檔案是其思想道德修養(yǎng)、學習與工作經(jīng)歷、業(yè)務能力水平的紙質(zhì)版縮影。通過人事檔案可以初步篩查一個人的基本信息，對于該個體有一個“初步印象”。所以，對人事檔案進行科學的分類與優(yōu)化管理，可以推動人力資源管理工作進程，促進人力資源檔案管理工作的跨越式發(fā)展。現(xiàn)深入剖析人事檔案管理工作現(xiàn)狀，并從現(xiàn)狀中查找問題，尋求行之有效的解決對策，旨在促進人事檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。
新時期人事檔案管理工作現(xiàn)狀剖析
眾所周知，人事檔案管理部門是企事業(yè)單位不可或缺的部門，多年來形成了固化的管理模式與傳統(tǒng)的思想觀念。但是，隨著信息化時代的不斷發(fā)展，人事檔案管理工作面向的對象和工作形式都發(fā)生了翻天覆地的變化。顯然，墨守成規(guī)、遵循傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應當前的發(fā)展形勢。人事檔案管理工作者亟須創(chuàng)新思維模式，擺脫固化思維，找出現(xiàn)有問題，并分析問題，最終找到解決問題的新思路、新辦法，這才是人事檔案管理工作的“煥新”之路，只有這樣，才能在新時代越走越遠，才能提升人事檔案管理工作的效能。
（一）對檔案管理工作的重視不夠
通過調(diào)查研究不難發(fā)現(xiàn)，目前檔案管理工作普遍存在人事檔案管理工作人員工作意識不強，對檔案管理工作的重視不夠的現(xiàn)象。有一部分檔案管理工作人員工作意識不強，認為檔案管理工作“無足輕重”。因此，其收錄的檔案只記錄了個人的基本情況，而沒有對其綜合素質(zhì)和能力進行跟蹤調(diào)查；其工作也因局限于收集，缺乏一定的利用價值。另外，人事檔案管理部門對檔案管理工作的重視不夠，隨意地將檔案資料堆在檔案室，并沒有將其充分利用起來。而且，由于部分人員在填寫檔案時不重視，所以出現(xiàn)了大量雷同現(xiàn)象。人事檔案管理人員審核檔案也不夠認真，部分檔案存在缺失，以及信息填寫不規(guī)范、不完整的問題。檔案管理工作人員思想上的松懈與麻痹大意，也在一定程度上阻礙了人事檔案管理工作的開展。
（二）缺乏科學完善的檔案管理制度
目前，現(xiàn)有的人事檔案管理比較分散。單位的人事部門、組織部門和黨組織部門都對員工的檔案有一定的管轄權(quán)與接收權(quán)。這就造成了人力資源的浪費；而且在遇到問題或者需要相關(guān)檔案時，也會出現(xiàn)各個部門相互推諉、“踢皮球”的現(xiàn)象。
以高等學校人事檔案管理為例。高校學生的檔案一般由學生所在的院系接收，由系部保管，由輔導員負責學生檔案的審查與管理。而教職員工的檔案是由人事部門負責收取的。學校的黨組織部門負責教職員工以及學生黨組織關(guān)系的接轉(zhuǎn)工作。這就造成了檔案管理工作的分散性。同時，各個部門在需要檔案信息的時候也是各取所需，制作自己想要的信息模板，這也就造成了人力資源的重復與浪費。相同的信息可能會被不同的部門反復索要，不僅浪費時間、精力，還會造成人力資源的極大浪費。
與此同時，人力資源檔案管理部門也沒有形成科學、完善的人事檔案管理制度。沒有明確的規(guī)章制度，會使一部分人不遵章守紀，不按章法辦事，發(fā)生惡意篡改檔案信息的問題，這也應當引起檔案管理部門的重視。檔案管理工作人員應當知法、懂法、守法，按照人事檔案管理制度的相關(guān)條例約束自己。另外，由于人事檔案具有保密性質(zhì)，一般情況下本人不能查閱本人檔案，所以，即使檔案出現(xiàn)信息不全、錯誤的問題，也無法在第一時間做出修正，而這也拖慢了現(xiàn)代人力資源檔案信息化管理的步伐。
（三）缺乏專業(yè)的人事檔案管理工作人員
隨著時代的發(fā)展與變化，檔案管理工作的崗位職責與工作內(nèi)容都發(fā)生了翻天覆地的變化。檔案管理工作人員除了要有高度的責任感與過硬的思想道德品質(zhì)外，還要有豐富的檔案專業(yè)理論知識，并掌握一定的計算機技術(shù)技能。只有“一專多能”，才能適應新時代檔案信息化管理的發(fā)展。檔案管理工作人員不僅要妥善保管紙質(zhì)檔案資料，更要利用大數(shù)據(jù)時代的優(yōu)勢，做好人事檔案的信息化管理工作。利用信息技術(shù)的高效、準確、便捷，充分發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢，以滿足新時代發(fā)展的市場要求。但是，經(jīng)調(diào)查，目前人事檔案管理人員普遍存在“老齡化嚴重”的問題。年齡在35—45歲之間的員工比例達到了檔案管理部門總?cè)藬?shù)的47%，年齡在45—55歲的員工所占比例更是高達34%，而應該作為檔案管理隊伍中堅力量的處在25—35歲年齡段的人，比例卻只占總?cè)藬?shù)的29%。而檔案管理隊伍由中年力量支撐是不合理的，相關(guān)人員必須深刻反省，重視年齡層次結(jié)構(gòu)問題，積極提高檔案管理工作人員的薪酬待遇以及福利條件，吸引年輕血液加入。另外，從調(diào)查分析報告中不難發(fā)現(xiàn)，不僅僅是年齡問題，檔案管理部門的學歷層次結(jié)構(gòu)也存在不合理之處。在所有檔案管理工作人員當中，本科學歷僅占總?cè)藬?shù)的55.78%，這也是限制人事檔案管理工作快速發(fā)展的瓶頸之一。部分檔案管理工作人員由于沒有經(jīng)過系統(tǒng)化的檔案專業(yè)學習，又缺乏互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)知識和計算機信息技術(shù)，其檔案管理工作創(chuàng)新步伐走得較為緩慢。另外，檔案管理人員也缺乏定期的培訓，未能及時學習檔案管理方面的最新理論知識，這也是阻礙檔案管理工作發(fā)展的原因之一。
同時，由于檔案管理部門不屬于單位的核心部門，所以職工跳槽離職率較高，檔案管理隊伍“動蕩不穩(wěn)定”。很多人都把檔案管理部門作為“工作跳板”，一旦有了更好的晉升空間就會離開檔案管理隊伍；在工作期間也不思進取，以完成工作為基本原則，缺乏工作熱情、創(chuàng)新思路與想法。而且，他們還把更多的時間用在了其他培訓上，忽略了對本職工作的創(chuàng)新與學習，這也導致檔案管理隊伍整體業(yè)務水平不高。
另外，由于很多檔案管理工作人員都是非檔案專業(yè)出身，沒有對檔案管理理論知識進行過深入的學習與了解，所以在面對某些工作時做不到“得心應手”，于是只能敷衍應付了事。通過調(diào)查也不難發(fā)現(xiàn)，一些單位還存在檔案管理工作人員身兼數(shù)職的現(xiàn)象，這也會讓員工因“疲于應付”而出現(xiàn)工作效率不高的情況。所以，為了促進檔案管理隊伍的不斷壯大與發(fā)展，檔案管理部門一定要積極應對，利用引進人才的形式，構(gòu)建一支專業(yè)的、業(yè)務能力過硬的檔案管理隊伍，從而不斷提升人事檔案管理工作的質(zhì)量與效率。
促進人事檔案管理工作質(zhì)量提升的發(fā)展策略
（一）樹立正確的檔案管理意識
首先，檔案管理部門要樹立正確的意識，要認識到檔案管理工作的重要性。檔案關(guān)系到一個人的一生，所以對待檔案信息一定要嚴格把關(guān)，認真核對檔案內(nèi)容，把好第一關(guān)。這樣也會避免很多后期需要檔案信息時，才發(fā)現(xiàn)信息不全，再去原單位補充信息的情況。在此過程中，人事檔案管理工作人員一定要創(chuàng)新思想認識，與時代靠攏，積極將互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)知識與信息化技術(shù)應用到實際的檔案管理工作中。只有與時代接軌，才能適應時代的發(fā)展需求，才能將檔案管理工作真正落到實處。人事檔案管理工作人員一定要不斷創(chuàng)新與拓展工作模式與工作方法，發(fā)揮信息化檔案的作用，要主動用專業(yè)的理論知識武裝頭腦，這樣才能充分發(fā)揮人事檔案管理工作的最大價值。
其次，檔案管理部門應該加強對個人的宣傳教育工作，要讓個人認識到人事檔案的重要性。人事檔案就像一個人的名片，可以讓別人對這個人有一定的了解。最重要的是，人事檔案也是個人職稱晉升、出國留學、工齡計算、辦理五險一金的重要依據(jù)與參考憑證。檔案信息對于每一個人來說都至關(guān)重要，與每個人的生活都息息相關(guān)。所以，每一個人都要認真對待，要摒棄檔案“無用論”。檔案不僅僅是幾張紙，它更是一個人的成長軌跡、成長檔案。人們在面對很多“人生重要關(guān)口”時，是要以檔案為基礎(chǔ)的，所以每一個人都要樹立正確的意識，積極配合人事檔案管理部門，做好檔案的接轉(zhuǎn)與遷移工作。
（二）組織機構(gòu)集中化，建立健全人事檔案管理機制
首先，要實現(xiàn)人事檔案管理部門集中管理，避免多部門管理，建立相對集中的專項人事檔案管理部門。這樣不僅可以最大限度地提升人力資源管理水平，還可以避免互相推諉，以及一個檔案多個部門均有“管轄權(quán)”的尷尬局面。同時，檔案管理集中化也會推動人事檔案管理工作的發(fā)展。
其次，建立健全完善的人事檔案管理機制，制定規(guī)范化的政策法規(guī)，保障人事檔案管理工作有序進行。人事檔案管理工作人員應該在繼承與弘揚傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)勢的基礎(chǔ)之上，充分挖掘互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的效能，從而使新時代的人事檔案管理工作更上一層樓。另外，人事檔案管理工作人員還要認真學習《中華人民共和國檔案法》等國家法律法規(guī)、政策文件，真正做到科學守法，遵章辦事，以國家的政策和法律文件為依托，真正將國家的法律思想領(lǐng)悟到位，精準出擊，爭取讓人事檔案管理工作“百尺竿頭，更進一步”，真正實現(xiàn)人事檔案管理工作由粗放型向精細型轉(zhuǎn)變。
（三）打造素質(zhì)過硬的人事檔案管理團隊
任何工作管理的核心都在于“人”。任何工作的發(fā)展與壯大，都離不開人?！叭恕笔瞧髽I(yè)生存與發(fā)展的源動力。所以，發(fā)展高素質(zhì)人才，打造一支素質(zhì)過硬的人事檔案管理隊伍是人事檔案管理部門開展工作的首要任務。人事檔案管理部門不光要將員工培養(yǎng)成具有職業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德、有責任心、工作認真負責的人，還要讓其具備創(chuàng)新能力；要打造一支專業(yè)化的、由“精兵強將”組成的人事檔案管理隊伍，秉承“專業(yè)的人干專業(yè)的事”的工作宗旨與理念，努力提升現(xiàn)有檔案管理隊伍人員的專業(yè)能力。一方面可以“引進來”，不斷吸收新的檔案專業(yè)優(yōu)秀人才。通過高水平專業(yè)人才的輸入，充分發(fā)揮檔案專業(yè)人才的優(yōu)勢，提升人事檔案管理工作的效率，為檔案管理工作添磚加瓦。另一方面，讓現(xiàn)有檔案管理工作人員“走出去”，為他們安排定期培訓，提高現(xiàn)有人事檔案管理工作人員的檔案管理知識廣度與專業(yè)深度?？傊?，人事檔案管理工作人員在開展工作時一定要緊跟時代主旋律，積極提升自身業(yè)務能力，不斷學習與鉆研，成為人事檔案管理工作的前沿。
（四）創(chuàng)新新時代人事檔案管理模式
在新時代背景下，改變過去人事檔案“神秘化”、不向個人開放的錯誤觀念，逐步建立開放式的人事檔案管理新模式。這種新模式，是建立在社會主義市場經(jīng)濟背景下的，是時代發(fā)展的必然趨勢。
建立開放式的人事檔案管理模式，可以讓個人對自己的檔案有一個全面的了解。無論出現(xiàn)什么問題，都可以及時查漏補缺，以免因時間久遠出現(xiàn)檔案信息丟失無法補全的情況。
建立新型的人事檔案管理模式，有助于樹立人事檔案良好形象，滿足個人及單位查詢檔案的需求。檔案管理部門一定要樹立檔案行業(yè)新形象，展現(xiàn)出不一樣的態(tài)勢，真正構(gòu)建新時期新要求，具有劃時代意義的、嶄新的檔案工作新模式，全面推動人事檔案管理工作的順利推進與蓬勃發(fā)展。
在信息化時代背景下，檔案管理部門在完善紙質(zhì)檔案規(guī)范性與完整性的基礎(chǔ)上，更要充分發(fā)揮電子檔案信息庫的巨大優(yōu)勢。首先，檔案管理部門要積極構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，以便用人單位以及有需要的公眾隨時查閱信息。其次，檔案管理部門要摒棄人事檔案“神秘化”的錯誤理念，可以將不涉及個人隱私的檔案信息內(nèi)容上傳到信息平臺，供有需要的單位或者個人查閱。這樣，個人的非隱私信息公開化、透明化，也會讓一些“別有用心”的騙子無處遁形，無法利用檔案的不透明性偽造、夸大個人的真實信息?，F(xiàn)在有很多人錯誤地認為單位調(diào)取個人的學歷信息、高考成績十分困難，所以在找工作的時候偽造學歷證明，試圖蒙混過關(guān)，獲得與其個人能力不匹配的高薪與職位。針對這種情況，檔案管理部門要努力讓信息更加透明，讓犯罪分子無處遁形。最后，檔案管理部門要建立與用人單位之間的溝通與合作，全力配合用人單位做好檔案的查閱和核查工作，提高檔案管理工作的實效性。
隨著時代的發(fā)展，人事檔案管理工作的環(huán)境與要求也發(fā)生了根本性的改變。因此，人事檔案管理部門必須準確把握時代的最新發(fā)展趨勢，在新時代的背景下，針對傳統(tǒng)問題進行深入的剖析與研究，找出問題，分析成因，繼而尋求最為有效的人事檔案管理發(fā)展辦法。人事檔案管理工作人員更要轉(zhuǎn)變思想觀念，用嶄新的思路看待工作，推陳出新，與時代接軌，爭取為人事檔案管理工作的發(fā)展交上一份令人滿意的答卷。
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