檔案數(shù)字化背景下加強(qiáng)檔案管理工作的探析

隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及運(yùn)用，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代悄然來臨，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)被廣泛應(yīng)用，這也為檔案管理工作帶來了革命性的變革。傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐，檔案管理工作數(shù)字化成為趨勢(shì)和必然?，F(xiàn)分析檔案管理工作數(shù)字化的重要性，包括提高檔案的保密性和完整性，提升辦公效率，加快信息化檔案建設(shè)等。在總結(jié)目前檔案管理工作數(shù)字化過程中存在的問題后，提出相對(duì)應(yīng)的策略：一是合理引進(jìn)圖像處理技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)；二是注重資金的投入和檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)和引進(jìn)；三是搭建信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享。檔案管理工作數(shù)字化的關(guān)鍵在于檔案的活力和生命力的充分釋放，而這離不開無數(shù)相關(guān)工作人員在實(shí)踐中不斷摸索信息技術(shù)的運(yùn)用方式，最終將經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為成果并有效運(yùn)用和推廣，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作數(shù)字化發(fā)展。

 隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及運(yùn)用，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，這為檔案管理工作帶來了革命性的變革。檔案管理工作的數(shù)字化，一方面提高了檔案工作的保密性，另一方面也充分彌補(bǔ)了過去紙質(zhì)檔案管理時(shí)期存在的一系列弊端。早在2017年的全國檔案局長館長會(huì)議中，時(shí)任國家檔案局局長的李明華就強(qiáng)調(diào)，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，要加強(qiáng)檔案管理工作的轉(zhuǎn)型發(fā)展，讓檔案管理工作從過去傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理逐漸向電子檔案管理轉(zhuǎn)型。近年來，我國各行各業(yè)的檔案管理工作已實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)化管理到數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)變，這不僅保障了檔案的安全性和完整性，同時(shí)也能夠更好地為所屬的行業(yè)單位提供檔案服務(wù)。

檔案管理工作數(shù)字化的重要性

所謂“數(shù)字化”，主要是指計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛運(yùn)用，其多以“虛擬”的形式展開。數(shù)字化最大的特點(diǎn)在于檢索的便捷性和信息處理的快速化?？茖W(xué)高效的檔案管理能夠?yàn)楦黜?xiàng)決策和部署提供重要依據(jù)，提高工作效率，對(duì)各行各業(yè)來說都十分重要。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展，存在查找不易、檔案容易損壞等弊端，因此檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)十分迫切。檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，一方面能夠提高檔案的管理效率，另一方面，新構(gòu)建的數(shù)據(jù)庫和信息平臺(tái)也能為相關(guān)行業(yè)單位的工作提供較好的檔案服務(wù)。

（一）有利于提高檔案的保密性和完整性

傳統(tǒng)的檔案管理工作中常常存在不重視檔案保密工作的情況，其原因是多方面的，一方面是工作人員的保密意識(shí)不夠，另一方面是紙質(zhì)檔案管理本身就存在管理效率低、檔案保存難等問題，客觀上不利于保密安全工作的開展。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和商業(yè)競爭的加劇，我國各個(gè)領(lǐng)域都越來越看重信息資源的保密性和完整性，檔案保密工作也被提到了重要的位置。檔案管理工作開展數(shù)字化建設(shè)后，首先要在專業(yè)的管理制度的基礎(chǔ)上構(gòu)建大數(shù)據(jù)庫，明確“手段成熟、數(shù)據(jù)分析到位”的原則和方針，加快大數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建步伐，在錄入檔案信息時(shí)也要多方確認(rèn)，最大限度地避免錯(cuò)誤的出現(xiàn)，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。其次，上傳至數(shù)據(jù)庫后，同時(shí)在互聯(lián)網(wǎng)云端自動(dòng)備份，避免數(shù)據(jù)的過失性遺失，客觀上保證檔案的完整性。再次，創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)能夠明確規(guī)定檔案信息的具體內(nèi)容，包括檔案信息的收集、分析、整理、保存等環(huán)節(jié)的具體工作流程，確保歸檔的檔案按照標(biāo)準(zhǔn)細(xì)分歸檔，從而保證數(shù)據(jù)信息的精準(zhǔn)性。最后，設(shè)置加密處理，最大限度地提高檔案信息的保密性。加密處理也在極大地考驗(yàn)檔案管理人員的專業(yè)水平和道德水準(zhǔn)。

（二）有利于辦公效率的提升

檔案管理歸根結(jié)底是服務(wù)于辦公的。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)字化檔案管理極大地滿足了辦公中對(duì)信息資源獲取準(zhǔn)確、快捷、方便等的要求，一改過去傳統(tǒng)的人工處理紙質(zhì)檔案的低效率，借助信息技術(shù)、云平臺(tái)等新科技，檔案的保密性、系統(tǒng)完整性、安全性等得以保障，辦公效率也得以提高。

（三）有利于檔案的信息化建設(shè)

當(dāng)前，我國非常重視檔案的信息化建設(shè)，許多企事業(yè)單位已經(jīng)全面展開檔案的信息化建設(shè)，配備了相應(yīng)的設(shè)施設(shè)備以及檔案人才，信息化建設(shè)取得了初步進(jìn)展和成果。

數(shù)字化檔案管理工作存在的問題

檔案管理工作的數(shù)字化確實(shí)為相關(guān)檔案管理工作的開展提供了多種解決辦法和思路，促進(jìn)了企事業(yè)單位的發(fā)展和相關(guān)工作的推進(jìn)，但同時(shí)也存在一些問題。

（一）數(shù)字化檔案管理工作規(guī)范仍然欠缺

當(dāng)前不少單位雖然開展了數(shù)字化檔案管理工作，但檔案管理工作規(guī)范仍然欠缺。以各單位關(guān)鍵的人事檔案管理為例，許多單位在進(jìn)行檔案管理工作數(shù)字化改革的過程中，首先改革的便是人事檔案管理。一般來講，人事檔案管理工作首先要把檔案的隱私保護(hù)和安全規(guī)范管理放在最重要的位置，切實(shí)保障人事檔案信息安全。但筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，在不少單位，特別是部分事業(yè)單位，人事檔案管理相關(guān)工作人員的安全意識(shí)不足。特別是在檔案數(shù)字化背景下，管理人員更應(yīng)該重視檔案的網(wǎng)絡(luò)安全，提高網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。一些單位的工作人員缺乏網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)意識(shí)，隨意將人事檔案儲(chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)云盤或網(wǎng)絡(luò)空間中，除了設(shè)置普通密碼外，沒有進(jìn)行任何加密處理，導(dǎo)致存儲(chǔ)平臺(tái)特別容易遭到黑客的攻擊，繼而可能給單位造成不可挽回的損失。數(shù)字化檔案管理工作開展的前提在于制度的優(yōu)化和完善，一些單位在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中沒有根據(jù)時(shí)代的發(fā)展和工作的變化制定相應(yīng)的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理工作混亂無序。

（二）數(shù)字化檔案管理工作缺乏資金和人才支撐

數(shù)字化檔案管理工作在不少單位已經(jīng)步入正軌，但隨之出現(xiàn)的資金和人才缺乏的問題，客觀上制約了檔案管理工作的推進(jìn)。具體來看，一方面，數(shù)字化檔案管理工作由于需要信息技術(shù)的支撐，相較于過去傳統(tǒng)的人工管理，資金需求較大，特別是在采購硬件、軟件設(shè)施設(shè)備等方面，更需要大量資金的投入才能實(shí)現(xiàn)更新?lián)Q代，且信息技術(shù)更新頻率高，隔幾年就需要重新配置軟件系統(tǒng)，資金的投入需要持續(xù)長期進(jìn)行。另一方面，隨著檔案管理工作的數(shù)字化，相關(guān)人才的需求量持續(xù)倍增，檔案管理人員既需要具備網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，又需要熟悉檔案管理工作的內(nèi)容和流程，且很多單位的檔案管理崗位薪資待遇較低，難以吸引人才。

（三）數(shù)字化程度、資源共享程度不夠

雖然檔案管理工作數(shù)字化、信息化建設(shè)的口號(hào)已經(jīng)提了多年，但距完全落實(shí)還有一定距離，當(dāng)前檔案管理工作在數(shù)字化、資源共享方面仍有提升的空間。一些單位對(duì)檔案管理工作數(shù)字化的支持力度不夠，沒有投入相應(yīng)的資金支持和人員配備，也沒有配置檔案信息化建設(shè)所需要的軟硬件設(shè)施設(shè)備，這直接導(dǎo)致檔案管理工作的數(shù)字化程度不夠，甚至僅僅停留在表面，影響了企事業(yè)單位之間的資源共享[5]。另外，企事業(yè)單位在檔案資源共享方面也存在問題，不同單位的檔案管理工作數(shù)字化進(jìn)度不一致，在資源共享時(shí)也存在不兼容的問題。

檔案數(shù)字化背景下加強(qiáng)檔案管理工作的策略

檔案數(shù)字化本質(zhì)上就是數(shù)字化傳統(tǒng)檔案，也就是把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案的過程，就這一層面來看，檔案數(shù)字化的重要性不言而喻，它能夠加快信息資源的整合和輸出，促進(jìn)現(xiàn)代社會(huì)信息資源的共享和利用，使信息資源能夠滿足社會(huì)的需要。筆者認(rèn)為，在檔案數(shù)字化背景下加強(qiáng)檔案管理工作有以下幾種策略。

（一）合理引進(jìn)圖像處理技術(shù)，構(gòu)建檔案管理信息化平臺(tái)

檔案管理工作數(shù)字化的關(guān)鍵技術(shù)之一就是圖像處理技術(shù)。所謂圖像處理技術(shù)，最直接的呈現(xiàn)就是通過掃描原始紙質(zhì)檔案，提取其中的文字圖片并將其轉(zhuǎn)化為電子檔案信息，從而快速準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)電子檔案的錄入。一般情況下，為了避免出現(xiàn)錯(cuò)誤，第一遍錄入的電子檔案還會(huì)經(jīng)過第二次確認(rèn)，兩次確認(rèn)可以有效提高電子檔案的準(zhǔn)確率。

除了圖像處理技術(shù)的運(yùn)用，不少單位會(huì)構(gòu)建電子檔案管理信息化平臺(tái)，該平臺(tái)在一定程度上能提高檔案管理工作的效率，加強(qiáng)檔案部門和其他部門的溝通協(xié)調(diào)。具體來看，可以在oa辦公系統(tǒng)的基礎(chǔ)上構(gòu)建電子檔案管理信息化平臺(tái)，檔案管理員可以登錄該平臺(tái)查閱信息、上傳信息、進(jìn)行溝通交流等，一方面提升檔案管理相關(guān)工作的效率，另一方面確保檔案管理的安全性和隱秘性[6]。具體來看，日常工作中的相關(guān)文件、文稿、表格等，在流轉(zhuǎn)的過程中該平臺(tái)就可以對(duì)其進(jìn)行自動(dòng)保存；后臺(tái)可以設(shè)置許多功能模塊，且不同層級(jí)的用戶管理權(quán)限不同；利用不同的模塊進(jìn)行檔案的保存和管理，能夠提高檔案的利用率和工作效率，確保檔案的完整性和安全性。

一些單位還會(huì)建立自己的數(shù)據(jù)庫，在數(shù)據(jù)庫的建設(shè)過程中，可以對(duì)整個(gè)單位的工作進(jìn)行系統(tǒng)的歸納整理，從而提高工作效率；一些單位會(huì)根據(jù)自身情況建設(shè)多個(gè)數(shù)據(jù)庫，如高等院校等事業(yè)單位會(huì)建立人事、教學(xué)、學(xué)生管理、科學(xué)研究等多個(gè)數(shù)據(jù)庫，方便資源整合和利用。數(shù)據(jù)庫的建立是一個(gè)長期的過程，不是一朝一夕可以建成的，如有必要還需和運(yùn)營服務(wù)商合作，共同進(jìn)行后期的運(yùn)營和管理服務(wù)，第三方的引進(jìn)可以提高解決問題的效率。同時(shí)，根據(jù)不同單位的要求，還可以建立活庫，根據(jù)利用頻率和使用效率來考核數(shù)據(jù)庫的活性，根據(jù)存在的問題進(jìn)行進(jìn)一步改善，使現(xiàn)有的數(shù)據(jù)庫更加符合檔案管理的相關(guān)要求。

（二）注重資金的投入和檔案數(shù)字化人才的培養(yǎng)和引進(jìn)

數(shù)字化檔案管理工作要想提升一個(gè)臺(tái)階，最重要的就是頂層設(shè)計(jì)，領(lǐng)導(dǎo)層需要具備“大數(shù)據(jù)思維”，真正重視檔案管理工作的數(shù)字化、信息化建設(shè)[7]。大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)悄然來臨，檔案是重要的信息載體，檔案的完整性、系統(tǒng)性、安全性和隱秘性能夠確保決策的正確性，提高工作效率，從而促進(jìn)企業(yè)、單位乃至社會(huì)的發(fā)展。在檔案管理工作數(shù)字化建設(shè)中，資金的投入應(yīng)該圍繞云平臺(tái)的建設(shè)，圍繞核心存儲(chǔ)系統(tǒng)、訪問系統(tǒng)、數(shù)據(jù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析等加強(qiáng)檔案管理平臺(tái)的建設(shè)。只有將檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)好，才能從源頭上降低檔案管理的成本。

在檔案數(shù)字化人才培養(yǎng)和引進(jìn)方面，首先，現(xiàn)有的檔案管理人員不能故步自封，要積極學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)和信息化技術(shù)的相關(guān)知識(shí)，提升自身職業(yè)能力。其次，單位應(yīng)該加大對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，邀請(qǐng)數(shù)據(jù)專家、信息技術(shù)專業(yè)人員進(jìn)行手把手培訓(xùn)，提高管理人員的實(shí)操技術(shù)。如信息系統(tǒng)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，包括信息自動(dòng)檢索、元數(shù)據(jù)標(biāo)引和數(shù)字檔案著錄等，讓現(xiàn)有的檔案管理人員逐步適應(yīng)數(shù)字化管理工作，從而提升自身綜合能力。最后，出臺(tái)人才引進(jìn)的相關(guān)文件，提高檔案管理數(shù)字化人才的引進(jìn)力度，給予其豐厚的待遇。檔案管理工作被稱為“千手觀音”，就是指相關(guān)人才要同時(shí)具備數(shù)據(jù)專家、活動(dòng)家、程序員等職業(yè)屬性，所以相關(guān)單位在引進(jìn)人才時(shí)應(yīng)更加注重人才的復(fù)合性工作能力，制定職業(yè)準(zhǔn)入制度。

（三）搭建信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享

過去一段時(shí)間，為了響應(yīng)國家檔案局的檔案管理數(shù)字化要求，不少單位的檔案館開始研究數(shù)字化檔案管理。為了節(jié)約成本，一些單位僅將紙質(zhì)版的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榭勺x的圖像文本格式，并沒有建立信息化檔案管理平臺(tái)，所以也沒有提高檔案的使用效率。數(shù)字化檔案管理不能僅僅是表面功夫，而應(yīng)該從頂層設(shè)計(jì)開始強(qiáng)化。具體來看，在搭建信息系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行歸納整合的過程中，要根據(jù)不同單位的需求購買相應(yīng)的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部授權(quán)，對(duì)接單位各部門端口，讓各個(gè)部門可以自行進(jìn)入系統(tǒng)管理檔案，提高工作效率。特別是移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，在人們已經(jīng)習(xí)慣用手機(jī)操作的情況下，可以建立專門的檔案管理App，最大限度地提高該平臺(tái)的利用率，使檔案管理工作生活化[8]。另外，檔案內(nèi)容進(jìn)行云平臺(tái)后，要提高電子檔案的保護(hù)級(jí)別，最大限度地保證檔案的安全。檔案的運(yùn)用還應(yīng)該重視交互性功能，實(shí)現(xiàn)檔案管理的虛擬動(dòng)態(tài)演示，提高檔案共享的效率。如有必要，還可以借助3D技術(shù)實(shí)現(xiàn)立體化的檔案管理，綜合運(yùn)用數(shù)字漫游技術(shù)和電影蒙太奇手法，讓檔案管理更具現(xiàn)代化特征，具有視覺沖擊感，甚至有超現(xiàn)實(shí)的真實(shí)感。

信息化時(shí)代，檔案管理工作數(shù)字化是趨勢(shì)，更是必然。我們應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到，檔案管理工作數(shù)字化是未來長期的主流方向，且具有重要的社會(huì)價(jià)值和歷史價(jià)值。當(dāng)前，不少大型企事業(yè)單位的檔案管理工作在數(shù)字化技術(shù)的支撐下已經(jīng)較為成熟，無論是系統(tǒng)的日常維護(hù)，還是檔案信息加工、保存共享等，都嚴(yán)格按照相應(yīng)的制度、運(yùn)作流程進(jìn)行，最大限度地保證了檔案的安全性、完整性。未來，檔案數(shù)字化建設(shè)還需要把重點(diǎn)放在提高系統(tǒng)運(yùn)作水平、辦公自動(dòng)化水平方面，實(shí)現(xiàn)檔案的平臺(tái)化、功能化，使檔案的流轉(zhuǎn)和使用更加便捷，實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的最大化。筆者認(rèn)為，檔案管理工作數(shù)字化的關(guān)鍵在于檔案的活力和生命力的充分釋放，而這離不開無數(shù)相關(guān)工作人員在實(shí)踐中不斷摸索信息技術(shù)的運(yùn)用方式，最終將經(jīng)驗(yàn)轉(zhuǎn)化為成果并有效運(yùn)用和推廣，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作的數(shù)字化。

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