新時代電子政務背景下人事檔案信息化管理研究

人事檔案管理信息化建設對推動人事檔案管理優(yōu)化有很大幫助。新時代，電子政務以及人事檔案管理的信息化建設需要從檔案管理人員的專業(yè)技能培訓入手，同時結合信息化發(fā)展，通過調研了解電子政務發(fā)展的實際情況，提前預估人事檔案信息化建設實踐的開展情況，重點梳理電子政務背景下人事檔案信息化管理的諸多共性和爭議性問題。對我國當前電子政務發(fā)展背景下人事檔案信息化管理進行研究有助于提高我國電子政務水平。

 一直以來，檔案對于政府以及企事業(yè)單位而言都是十分重要的信息記錄材料，其是信息憑證，關系著政府以及企事業(yè)單位自身的發(fā)展。隨著我國對政務工作重視的不斷提高，政務工作改革變得越來越重要。隨著改革不斷深化，其涉及的相關信息以及資料也越來越多，再加上政府改革創(chuàng)新，企事業(yè)單位不斷轉型發(fā)展等，檔案資料的數(shù)量和種類不斷增加，檔案規(guī)模不斷擴大，檔案管理的難度也隨之增大。然而，人事檔案管理一直以來都是政府部門、人民群眾以及企事業(yè)單位員工十分關注的環(huán)節(jié)，因此其信息化建設十分重要，只有這樣，才能真正發(fā)揮企事業(yè)單位以及政府部門的職能作用。

概念解析

（一）電子政務

電子政務并不是一個新概念。電子政務需要結合信息技術，將信息技術與辦公自動化融合，從而在整體上開創(chuàng)政務辦公、服務與管理的新模式。因此不難看出，電子政務的核心在于網(wǎng)絡，其屬于“互聯(lián)網(wǎng)+”的衍生產(chǎn)品，是政府部門以及企事業(yè)單位不斷推進政務工作創(chuàng)新進而促成的一種結果。電子政務的應用實際上非常廣泛，現(xiàn)如今更多運用于國家公共管理部門、企事業(yè)單位的行政部門等，因為這些部門本身就有政務辦公的實際需求。這些部門需要基于政務網(wǎng)站、網(wǎng)絡中心構建網(wǎng)絡服務體系進行辦公，同時企事業(yè)單位還會涉及采購的電子化、辦公的自動化以及信息數(shù)據(jù)庫的全面建設等諸多問題。電子政務就是將政務工作電子化、無紙化，這樣做的好處在于工作流程將更加清晰直觀，工作安排將更加高效簡單，信息收集將更加全面準確，因此電子化改革是推動政務工作透明化、公開化，實現(xiàn)政務工作具象化的有效手段，能夠使政府部門以及企事業(yè)單位更好地開展工作。

（二）檔案信息化

檔案信息化涉及的更多的是與網(wǎng)絡技術有關的信息化管理改革，信息化設備和技術的運用對檔案管理全面實現(xiàn)信息化有巨大的推動作用。同時，將這些設備和載體與檔案信息化的資源相連接，可以更好地將數(shù)字化技術運用于檔案的轉化和存檔之中?；ヂ?lián)網(wǎng)本身的互通互聯(lián)特點讓檔案在存儲過程中實現(xiàn)了組織機構互聯(lián)，實現(xiàn)了信息傳輸?shù)母咝院捅憷浴Ｍㄟ^有效連接互聯(lián)網(wǎng)、政務網(wǎng)、局域網(wǎng)，構建一個龐大有序的多個組織主體共享共建的檔案信息數(shù)據(jù)庫，做到數(shù)據(jù)信息隨調隨取，能使檔案社會價值最大化。同時，檔案信息化有助于實現(xiàn)對檔案的信息化管理、信息化采集以及信息化查閱，還有助于更進一步實現(xiàn)對檔案的搜索、整理、統(tǒng)計、鑒別、查閱、采集、修訂、歸檔等，能夠在人力、物力以及財力上大大節(jié)約檔案管理成本，實現(xiàn)對檔案信息更好的保護，提高檔案管理的工作效率。

電子政務背景下人事檔案的信息化建設實踐現(xiàn)狀

人事管理工作的開展離不開人事檔案管理，這是電子政務工作中最不能忽視的環(huán)節(jié)。而人事檔案的管理又往往與人事管理的其他工作內(nèi)容有所關聯(lián)，如人事調動、人事培訓等。因此，我國一直以來都十分重視電子政務建設。例如，2020年初，《國家政務信息化項目建設管理辦法》正式發(fā)布，其目的在于規(guī)范國家政務信息化建設管理，推動政務信息系統(tǒng)跨部門跨層級互聯(lián)互通、信息共享和業(yè)務協(xié)同，強化政務信息系統(tǒng)應用績效考核。

（一）成效

政府部門需要就地區(qū)人事檔案管理的信息化建設進行制度建設，堅持科學、規(guī)范、全面地開展信息化檔案管理工作，以促進電子政務工作的開展。同時，我國各地應該在電子政務標準下建立人事檔案管理信息化平臺，把大數(shù)據(jù)結合起來，實現(xiàn)檔案管理的信息化建設。為實現(xiàn)數(shù)字化檔案建設，相關部門要重視人才的培養(yǎng)，在政策上予以資源傾斜，在技術上敢于創(chuàng)新，在體制上深化改革，做好人事檔案信息化建設的鋪墊工作，發(fā)揮好檔案工作的保障作用。同時，要在檔案信息化建設過程中通過OA系統(tǒng)等開展各地區(qū)的人才信息庫建設，打好基礎，儲備人才，大力推動檔案信息化建設工作的長足發(fā)展，真正把人事檔案信息化建設的成果展現(xiàn)出來。

（二）問題

當然，在電子政務改革過程中，人事檔案信息化建設工作的開展遇到了諸多問題，改革成效并不明顯，這與我國地區(qū)差異是有很大關聯(lián)的。由于地區(qū)不同，實際情況不同，現(xiàn)實需要考慮的因素也不同，因此各地人事檔案信息化建設中也有很多差異性問題。這些問題會對人事檔案的信息化建設造成不利影響。

1.標準規(guī)范不統(tǒng)一

在網(wǎng)絡技術高速發(fā)展、電子政務體系不斷更新的大背景下，人事檔案信息化建設工作存在不少問題，然而與此同時，人事檔案信息化建設還在進一步影響電子政務工作的開展?，F(xiàn)如今，我國各地區(qū)在檔案信息化建設上往往是理論多，實踐少，實際的實施時間十分短暫，而且工作人員培訓補助不足，這就使得他們對檔案信息化建設的概念比較模糊，在認識上有一定的局限性。再加上各地實際情況略有不同，差異化帶來的影響往往是工作方法以及辦公模式的差異，由此導致信息化建設的人事檔案標準不同，規(guī)范要求也不同，進而導致人事電子檔案管理的結構差異，檔案管理圖像命名的差異，檔案存儲格式的差異等諸多問題。這些細微之處成為人事檔案在流通以及運用上的阻礙，不容忽視。

2.工作人員綜合素質不高

我國各地區(qū)在人事檔案信息化建設上往往都存在“雷聲大，雨點小”的情況，即使是“技術班子”也是從檔案管理崗位、電子信息技術崗位臨時抽調組成的。這些技術人員雖然能力不差，但是并不是真正的檔案信息化建設類人才，因此往往對這個領域認知不足，缺乏相關知識。同時，這些人事檔案管理技術人員往往不能考慮到網(wǎng)絡化檔案管理系統(tǒng)建設的方方面面，甚至可能因為毫無頭緒導致工作效率低下。這些臨時抽調的工作人員有時甚至還存在借調的情況，不僅要做好現(xiàn)有崗位工作，還要兼顧原崗位工作，這在一定程度上使他們不能真正把精力集中到人事檔案信息化建設工作中，不僅影響了信息化建設的整體進度，甚至還會使信息化建設質量大打折扣。

電子政務背景下人事檔案的信息化建設策略

（一）樹立全新的檔案管理理念

我國很多地方政府對人事檔案信息化建設的整體認識不足，但事實上，這是能夠推動電子政務發(fā)展的一項極具改革意義的工作，可以完全顛覆人們對人事檔案管理的認知。將其全面鋪開運用能夠有效解決諸多長期以來影響人事檔案管理的問題。但是，由于這樣的電子政務發(fā)展會對現(xiàn)行的一些檔案管理方式方法以及流程模式產(chǎn)生很大的影響，因此很多熟悉傳統(tǒng)人事檔案工作的工作人員不想改，不愿改，甚至是陽奉陰違懶得改。面對這種情況，人事檔案信息化建設的執(zhí)行者應該積極開拓思維，擁抱變化，敢于改變早已固化且效率低下的工作習慣，丟掉以往傳統(tǒng)的檔案管理思維，將人事檔案管理提質增效作為自己的追求。只有這樣，才能徹底地改變工作人員關于檔案管理的舊理念，真正形成全新的檔案管理理念。

在新的檔案管理理念中，首先應當強調的就是現(xiàn)代化檔案管理思維，要有“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的意識，要認識到檔案管理信息化建設是具有劃時代意義的，是具有不可忽視的優(yōu)勢和價值的。其次，要改變傳統(tǒng)的檔案管理認知，主動提升檔案服務質量，跟其他部門做好對接工作，明確自身工作的價值和重要性，找準定位，明確方向。最后，要有真正為檔案工作負責的責任意識，牢記崗位特點，使人事檔案管理權責分明，建立對應的工作評價體系和獎懲激勵機制。只有這樣，才能讓員工沉下心來全身心投入人事檔案的信息化建設中去。

（二）制定切實可行的工作規(guī)劃

人事檔案的信息化建設絕非想象中那么簡單，其是一項系統(tǒng)工程，是一個龐大的工作。其涉及的范圍很廣，需要投入很多人力、物力、財力，因此，在開展工作之前，要先進行深入調查，仔細分析，制訂具有可行性的實施方案，做好規(guī)劃，以確保每一步都走得踏實。同時，要深入了解地區(qū)特點，構建電子政務相關標準，以保證人事檔案信息化建設工作有價值，有意義。

針對這一點，在電子政務背景下進行人事檔案數(shù)字化建設應該遵循以下三點，以便更好地制定工作規(guī)劃。

1.制定明確的人事檔案信息化建設標準

人事檔案信息化建設開展前，首先要明確本單位的人事檔案管理實際情況以及該地區(qū)后續(xù)需要進行對接的相關部門、單位對人事檔案管理的基本要求，通過采取統(tǒng)一的格式實現(xiàn)對數(shù)據(jù)信息的整合，以及通過落實相關部門、單位對人事檔案管理的基本要求保證人員統(tǒng)計的信息真實完整準確。在檔案目錄信息的整合過程中，要確保序號、材料名稱信息等都是完整且格式統(tǒng)一的。對于多媒體等檔案數(shù)據(jù)，則應該確定一個標準，如以JPG格式或其他格式為準，圖像無偏差無斜度等，還應確定掃描寬度、裁邊處理方式、分辨率等，并按照統(tǒng)一的標準進行設置，這樣可以保證人事檔案信息化建設標準的覆蓋，方便各個部門和單位隨時調取使用。

2.做好人事檔案信息化建設安全處理工作

電子政務中涉及很多人事檔案信息，這些信息都需要保密，而且只有在允許公開的前提下才會被公開使用，這一系列流程都需要嚴格按照要求進行。在這種情況下，各個檔案都必須進行安全處理，既可以采用加密方式，也可以采用用不同數(shù)據(jù)庫存儲的方式。在人事檔案信息化建設工作的開展過程中，首先要確保的就是信息安全，要充分考慮數(shù)據(jù)安全性問題，落實責任管理制度，明確檔案信息化建設的基本流程，確保檔案用戶的信息安全，真正做到保障政府部門人事檔案的安全性。只有解決上述問題，才是對檔案管理負責。

（三）提供強大的基礎保障支持

在建立人事檔案信息化系統(tǒng)之后，為了確保其可以長期穩(wěn)定、安全有效地實施下去，政府部門必須確保人事檔案信息化建設的基礎保障工作能夠有效地開展，因此也就需要為其配備強大的技術、設備以及專業(yè)人員保障，這樣才能最大程度地確保該人事檔案信息化系統(tǒng)長期穩(wěn)定地運行下去。

1.技術支持

技術支持主要涉及現(xiàn)行互聯(lián)網(wǎng)技術和大數(shù)據(jù)技術的整合，以及未來相關信息技術的更新等。首先，可以通過建立完善的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，聘請知名技術專家，組建技術部門，建設專業(yè)化人事檔案智能化管理系統(tǒng)，以及與之相對應的云存儲平臺建設檔案信息數(shù)據(jù)庫。其次，可以基于現(xiàn)存的電子政務網(wǎng)絡信息平臺逐步增加對應的檔案管理模塊，逐漸實現(xiàn)對信息的收集、整理、檢索、共享等。在未來，還應確保有對應的技術人才進行技術更新、安全系統(tǒng)搭建等，以便該人事檔案管理信息化系統(tǒng)能夠長期穩(wěn)定地運行。

2.設備支持

對于政府部門而言，人事檔案信息化建設的作用絕不只檔案信息存儲這么簡單。為了更好地為政府部門服務，這些檔案信息的使用范圍很廣，使用頻率很高，還需要有對應的設備支持，故而必須重視這些設備的購置。檔案數(shù)字化建設中涉及很多設備，如服務器、計算機、掃描儀、打印機等必需品。為了確保檔案信息的使用，所購置的設備應該滿足使用功能的選擇，以便能夠達到用戶的使用需求。

3.人才支持

電子政務改革是一個循序漸進的過程，人事檔案規(guī)模也在逐步擴大，這就會逐漸增加當前人事檔案工作人員的工作量?；谶@一點，檔案管理部門要未雨綢繆，提前進行人才儲備，如電子信息技術人才和檔案管理專業(yè)人才。同時，檔案管理部門還需要在內(nèi)部開展檔案管理專業(yè)培訓活動，制定嚴格的人才篩選機制，實現(xiàn)全方位的人才篩選培育。

作為人事檔案工作今后發(fā)展的一種潮流，電子政務背景下的人事檔案信息化建設不容忽視。其是提高政府部門工作效率，確保人事檔案管理高效安全的重要方式，因此必須積極推動，全面落實，以提升人事檔案管理工作質量，確保電子政務工作的高效開展。

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