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微探新時(shí)期開(kāi)展中小學(xué)檔案管理與信息化建設(shè)的措施

2022-11-30 00:00 來(lái)源：《文化產(chǎn)業(yè)》雜志作者：簡(jiǎn)怡蕓新疆師范大學(xué)附屬中學(xué)

中小學(xué)檔案管理是日常行政工作的重要組成部分，其工作內(nèi)容涵蓋學(xué)校章程、學(xué)校發(fā)展歷史、歷史教學(xué)資料以及學(xué)校德育工作內(nèi)容等。目前中小學(xué)檔案管理工作仍存在一些不足，對(duì)此，現(xiàn)從中小學(xué)檔案管理工作的建設(shè)要點(diǎn)出發(fā)，探究中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)的意義，分析中小學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀，明確優(yōu)化中小學(xué)檔案管理的原則，給出推進(jìn)中小學(xué)檔案管理工作的對(duì)策，并以數(shù)字化信息建設(shè)為核心，探究數(shù)字技術(shù)背景下中小學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)的要點(diǎn)，以期為中小學(xué)行政管理以及檔案管理工作提供橫向的參考和借鑒。

檔案管理是中小學(xué)行政管理的核心工作，對(duì)學(xué)校建設(shè)具有重要意義。深度研究檔案內(nèi)容可以總結(jié)學(xué)校發(fā)展歷程中存在的不足，進(jìn)而不斷優(yōu)化和更新學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略，有利于學(xué)校的長(zhǎng)足發(fā)展與進(jìn)步。對(duì)此本文結(jié)合智能化工具展開(kāi)相關(guān)的探討。

中小學(xué)檔案管理工作的內(nèi)容與意義

中小學(xué)檔案的內(nèi)容涵蓋學(xué)校發(fā)展歷史、學(xué)校組織結(jié)構(gòu)、學(xué)校理念、工作開(kāi)展情況、員工個(gè)人信息與檔案、教學(xué)過(guò)程資料、學(xué)生個(gè)人信息等多種歷史資料。檔案本身具有憑證和參考兩項(xiàng)重要作用，其管理工作具有較高的價(jià)值。在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，要始終秉持安全性和保密性的核心原則，在已有業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)，使電子化的檔案資源也能夠得到規(guī)范化的處理。目前，中小學(xué)檔案的信息化建設(shè)主要涵蓋OA信息管理系統(tǒng)以及數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)兩項(xiàng)。在開(kāi)展信息化建設(shè)的過(guò)程中，不只是單一地完成檔案數(shù)字化建設(shè)，還要從不同的方面完善信息化應(yīng)用水平，使檔案資源能夠發(fā)揮出自身的作用。

隨著現(xiàn)代化智能工具的不斷發(fā)展，檔案信息管理也要結(jié)合智能化硬件進(jìn)行功能革新，在已有業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上重視檔案管理的信息化建設(shè)，推進(jìn)業(yè)務(wù)管理的高質(zhì)量發(fā)展。目前的教學(xué)管理工作和檔案管理工作具有較大的關(guān)聯(lián)性，二者之間相輔相成，共同推進(jìn)教學(xué)工作的順利開(kāi)展，減少了由于人為干預(yù)引起的工作誤差，最大限度地保證了管理工作的精確性。

中小學(xué)檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理的重視不夠

從行政層面來(lái)看，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理存在認(rèn)知誤區(qū)，片面地認(rèn)為檔案管理工作就是對(duì)已有文本資料進(jìn)行存檔，在行政層面出現(xiàn)較為嚴(yán)重的“重教學(xué)、輕檔案管理”的問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致對(duì)中小學(xué)檔案管理工作的重視程度不高，沒(méi)有將提高檔案管理質(zhì)量和學(xué)校的戰(zhàn)略規(guī)劃與核心業(yè)務(wù)深度關(guān)聯(lián)起來(lái)。

（二）檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平不高

中小學(xué)檔案管理工作的要求較高，工作內(nèi)容較為繁雜，需要管理人員具有較高的業(yè)務(wù)水平，同時(shí)還需要結(jié)合學(xué)校特色對(duì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)范圍進(jìn)行拓展和延伸，拓寬業(yè)務(wù)面。但是在實(shí)際開(kāi)展工作的過(guò)程中，管理人員大多是兼職或者以借調(diào)的身份開(kāi)展工作，在上崗前沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致其對(duì)檔案管理工作流程不熟悉，對(duì)檔案管理的重要性以及管理制度缺乏清楚的認(rèn)知，同時(shí)這些人員對(duì)信息化和智能化硬件工具的應(yīng)用水平不高。這些因素導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量大打折扣。

（三）檔案管理人員創(chuàng)新意識(shí)不強(qiáng)

隨著智能化時(shí)代的到來(lái)，檔案管理面臨的問(wèn)題也越來(lái)越多，因此需要不斷對(duì)檔案管理工作進(jìn)行深度優(yōu)化和創(chuàng)新。信息化檔案管理要求工作人員使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料錄入和數(shù)據(jù)傳遞，而一線工作人員往往習(xí)慣于使用傳統(tǒng)的方法進(jìn)行信息錄入與數(shù)據(jù)傳遞，其工作理念僅僅停留在檔案資料的保存上，主觀意識(shí)上缺乏對(duì)工作的變革和創(chuàng)新，使得工作難以改進(jìn)，因此檔案管理工作長(zhǎng)期處于一種被動(dòng)狀態(tài)。

（四）檔案材料整理不及時(shí)

中小學(xué)檔案需要不斷地進(jìn)行整理和歸檔，及時(shí)完成收集和分類工作，但是部分學(xué)校在檔案管理中存在多頭存放的形式，管理人員沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行檔案收集和分類整理工作，導(dǎo)致檔案資料沒(méi)有在第一時(shí)間得到保存，在時(shí)間和空間維度上都缺乏合理的銜接，甚至導(dǎo)致資料丟失。

優(yōu)化中小學(xué)檔案管理的原則

（一）科學(xué)性原則

為了促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新，首先要不斷強(qiáng)化檔案管理的科學(xué)性原則，從科學(xué)的角度對(duì)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)進(jìn)行優(yōu)化，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，進(jìn)而顯著提升檔案管理的效率，發(fā)揮檔案管理業(yè)務(wù)的核心指導(dǎo)作用，同時(shí)還能顯著促進(jìn)校內(nèi)業(yè)務(wù)的革新，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。

（二）易操作原則

目前檔案管理工作最大的問(wèn)題是對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏足夠的人力和物力，工作效能無(wú)法被充分激發(fā)出來(lái)，因此在工作開(kāi)展過(guò)程中要始終遵循易操作的原則，不斷精簡(jiǎn)工作流程，進(jìn)而顯著提升檔案管理工作的效率。

（三）實(shí)用性原則

檔案管理的最終目的是提升檔案數(shù)據(jù)信息的價(jià)值，這就需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變工作思想，將工作的重點(diǎn)和核心轉(zhuǎn)到檔案收集和檔案利用上，充分挖掘檔案信息的要點(diǎn)，使檔案信息在教學(xué)改革和教學(xué)升級(jí)中發(fā)揮核心作用。

推進(jìn)中小學(xué)檔案管理工作的對(duì)策

（一）創(chuàng)新檔案管理的工作觀念

實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新的前提是具有良好的創(chuàng)新意識(shí)，創(chuàng)新檔案管理工作的本質(zhì)是對(duì)管理思路和管理流程進(jìn)行創(chuàng)新。因此在行政層面，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，尤其是要加強(qiáng)硬件資源和人力資源的投入，促進(jìn)檔案管理工作能夠不斷進(jìn)行革新。在開(kāi)展工作的過(guò)程中，工作人員要不斷更新檔案管理理念，樹立良好的檔案管理責(zé)任意識(shí)，結(jié)合本校的實(shí)際情況進(jìn)行管理模式的創(chuàng)新，通過(guò)現(xiàn)代化智能終端以及信息技術(shù)來(lái)提升檔案的實(shí)用性。

（二）提升檔案管理工作人員的專業(yè)水平

學(xué)校要定期對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，同時(shí)積極開(kāi)展與兄弟院校的交流學(xué)習(xí)活動(dòng)，促進(jìn)檔案管理工作能夠不斷創(chuàng)新。在人員隊(duì)伍建設(shè)上，要幫助工作人員充分樹立起良好的服務(wù)意識(shí)。現(xiàn)代化的技術(shù)工具只是檔案管理工作的工具，通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)能夠顯著提高檔案管理工作的效率，使檔案管理工作人員的專業(yè)化程度得到顯著提升，但是檔案管理工作最終還是要依靠人工完成，因此良好的管理水平和服務(wù)意識(shí)至關(guān)重要。

（三）創(chuàng)新檔案收集模式

檔案管理工作人員要在業(yè)務(wù)實(shí)踐的過(guò)程中不斷革新管理意識(shí)和管理理念，將檔案管理工作由被動(dòng)式收集轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄻踊占?/span>，保證檔案收集的及時(shí)性及準(zhǔn)確性。檔案管理部門需要強(qiáng)化與學(xué)校的所有行政管理部門及教學(xué)班級(jí)之間的溝通和聯(lián)系，確保一線資料資源能夠及時(shí)進(jìn)行歸檔和處理，同時(shí)也要做好一線數(shù)據(jù)資源的登記和借閱記錄，使檔案管理的責(zé)任能夠落實(shí)到每一位相關(guān)人員。

（四）建立專業(yè)化的檔案管理制度

制度創(chuàng)新是優(yōu)化檔案管理的關(guān)鍵，檔案管理制度的建立需要深度貫徹和落實(shí)國(guó)家對(duì)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，并且深度結(jié)合自身的發(fā)展需求，進(jìn)而綜合提升檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性。檔案管理制度要與信息化深度融合，確保檔案管理信息化的開(kāi)展有制度保證。在實(shí)際工作過(guò)程中要堅(jiān)持落實(shí)安全生產(chǎn)和安全存儲(chǔ)的核心要義，為科學(xué)、高效地利用檔案信息奠定基礎(chǔ)。同時(shí)還要完善風(fēng)險(xiǎn)管理體系，強(qiáng)化突發(fā)情況以及偶發(fā)因素的應(yīng)急管理預(yù)案，進(jìn)而為檔案管理提供較為安全的制度環(huán)境。

（五）中小學(xué)檔案管理工作信息化

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，打造數(shù)字校園的觀念逐漸深入人心。從具體的應(yīng)用實(shí)踐上看，數(shù)字化管理的全鏈條業(yè)務(wù)體系有利于業(yè)務(wù)的高質(zhì)量開(kāi)展，尤其是對(duì)于檔案管理這類文字業(yè)務(wù)較多的部門來(lái)說(shuō)，通過(guò)建立數(shù)字檔案室能夠提升檔案資源的利用質(zhì)量，顯著提升檔案管理、收集以及整理儲(chǔ)存的效率。檔案管理工作人員也要不斷進(jìn)行“知識(shí)更新”，提升自身的業(yè)務(wù)水平，利用互聯(lián)網(wǎng)資源實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速收集和整理。在數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)管理過(guò)程中，要注重?cái)?shù)據(jù)平臺(tái)的容量建設(shè)和功能建設(shè)，使其能夠涵蓋數(shù)據(jù)編排以及數(shù)據(jù)檢索等多種核心功能，實(shí)現(xiàn)智慧化管理，顯著提升檔案管理的科學(xué)性和實(shí)用性，這同時(shí)也是本文優(yōu)化工具探究的核心重點(diǎn)。

數(shù)字技術(shù)背景下中小學(xué)檔案管理工作信息化建設(shè)的要點(diǎn)

（一）加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)

信息資源是建設(shè)電子檔案數(shù)據(jù)信息庫(kù)的基礎(chǔ)，因此首先要強(qiáng)化檔案信息的資源建設(shè)，保障信息數(shù)據(jù)的完整性。學(xué)校要結(jié)合本身的硬件資源開(kāi)展網(wǎng)站門戶建設(shè)，或者建立“數(shù)字檔案館”小程序，將檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源實(shí)時(shí)上傳到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，提升檔案資源的利用效果，強(qiáng)化服務(wù)品質(zhì)。從工作流程上看，檔案管理工作信息化建設(shè)是對(duì)傳統(tǒng)檔案工作流程的顛覆，因此無(wú)論是管理理念、管理方式還是管理手段，都處于發(fā)展過(guò)渡階段，學(xué)校只有不斷完善數(shù)據(jù)庫(kù)資源才能最大程度發(fā)揮信息資源的作用，進(jìn)而優(yōu)化校內(nèi)資源。學(xué)校還要結(jié)合硬件設(shè)施利用專業(yè)的信息技術(shù)和設(shè)備保護(hù)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的資源，以避免資料流失，同時(shí)便于管理人員對(duì)數(shù)據(jù)檔案資源進(jìn)行實(shí)時(shí)檢索。

（二）完善檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)

檔案是中小學(xué)發(fā)展資料的重要載體，其不僅記錄者學(xué)生和教師的發(fā)展，還是學(xué)校未來(lái)進(jìn)行改革活動(dòng)的關(guān)鍵基礎(chǔ)資料。無(wú)論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，在開(kāi)展工作的過(guò)程中都要始終將《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《中華人民共和國(guó)檔案法》等法律條文作為工作的依據(jù)，嚴(yán)格規(guī)范檔案管理行為，同時(shí)還要根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際情況，調(diào)整檔案資源的收集和利用方法，使電子檔案資源能夠在絕對(duì)安全的存儲(chǔ)環(huán)境中進(jìn)行存儲(chǔ)和利用，全面提升信息化檔案管理水平。在已有法律條文基礎(chǔ)上，學(xué)校還要結(jié)合自身特色以及檔案管理工作的現(xiàn)狀制定不同的規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)，在內(nèi)容上需要滿足《電子文檔管理制度》等，只有明確的檔案管理工作內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)才能更好地實(shí)現(xiàn)資源共享，提升電子檔案的利用率，使電子檔案的管理更加規(guī)范和協(xié)調(diào)。

（三）優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

電子檔案的管理需要借助專門的管理軟件，以便實(shí)時(shí)結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)資源開(kāi)展檔案管理工作，優(yōu)化電子檔案的管理效果。檔案管理人員要充分利用計(jì)算技術(shù)和信息管理工具搭建完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)據(jù)庫(kù)資源和教學(xué)管理系統(tǒng)以及OA信息管理系統(tǒng)緊密結(jié)合起來(lái)，綜合提升檔案管理效率。同時(shí)中小學(xué)也可以結(jié)合自身發(fā)展需求自主開(kāi)發(fā)管理平臺(tái)，在開(kāi)發(fā)平臺(tái)時(shí)，要格外注意安全性問(wèn)題，如果系統(tǒng)安全性問(wèn)題不能得到解決，將會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息損毀或泄密，造成巨大的數(shù)據(jù)信息損失。因此學(xué)校在開(kāi)展檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施的維護(hù)和更新，在軟硬件的建設(shè)上加大資金投入，綜合提升電子檔案的應(yīng)用管理效果。檔案管理工作信息化建設(shè)的要點(diǎn)流程如圖所示。

圖檔案管理工作信息化建設(shè)的要點(diǎn)流程（作者自制）

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中小學(xué)檔案為學(xué)校發(fā)展提供了關(guān)鍵的智庫(kù)信息資源，檔案管理部門是行政管理的關(guān)鍵信息部門。在檔案管理工作的信息化建設(shè)上要對(duì)基礎(chǔ)工作進(jìn)行創(chuàng)新，提升管理人員的專業(yè)技能水平，建立起全新的檔案管理規(guī)章制度，在信息化的專業(yè)技術(shù)背景下開(kāi)發(fā)數(shù)字化智能管理平臺(tái)，提升資源利用的有效性，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高質(zhì)量開(kāi)展。