流動(dòng)人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)探究

通過調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)，建立科學(xué)完善的流動(dòng)人員人事檔案管理制度，對促進(jìn)人才的合理流動(dòng)可以起到至關(guān)重要的作用。檔案管理者要看到這一發(fā)展契機(jī)，從流動(dòng)人員人事檔案管理的基本情況入手，研究流動(dòng)人員人事檔案管理的基本概念以及特征，深入挖掘流動(dòng)人員人事檔案管理與就業(yè)指導(dǎo)的導(dǎo)向關(guān)系,由表及里，根據(jù)存在的問題提出相對應(yīng)的解決策略，促進(jìn)人才服務(wù)與公共就業(yè)服務(wù)工作的有序開展。

人員流動(dòng)概述

人員流動(dòng)，顧名思義是指勞動(dòng)者與用人單位因?yàn)殡p向選擇，而發(fā)生的就業(yè)組織、就業(yè)地區(qū)的變化。目前，導(dǎo)致人員流動(dòng)的原因復(fù)雜多樣：一是生活或家庭原因所致，比如夫妻常年兩地分居，需要一方做出工作調(diào)整，去另外一方所在的城市工作生活；二是崗位調(diào)整導(dǎo)致的職位變動(dòng)，比如所從事的崗位與所學(xué)專業(yè)不符，工作遭遇瓶頸或“沒有用武之地”，亟須調(diào)整就業(yè)方向；三是個(gè)人原因?qū)е碌碾x職，比如與領(lǐng)導(dǎo)發(fā)展理念相左，無法在崗位上“大施拳腳”，抑或是與同事相處不愉快而選擇崗位調(diào)動(dòng)，等等。正是因?yàn)檫@些問題，人員流動(dòng)十分頻繁，亟須構(gòu)建科學(xué)完備的流動(dòng)人員檔案管理制度來適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要。

流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀分析

雖然有關(guān)條例明確規(guī)定，流動(dòng)人員人事檔案的管轄權(quán)僅為縣級(jí)政府下轄的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)所有。但是，目前很多中介服務(wù)機(jī)構(gòu)、離職員工的原用人單位仍存在保留流動(dòng)人員人事檔案的情況。這就導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案管理十分混亂，檔案丟失、檔案信息不全的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這對流動(dòng)人員的有序就業(yè)也造成了一定的不利影響。

流動(dòng)人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)的關(guān)聯(lián)

促進(jìn)流動(dòng)人員的科學(xué)就業(yè)

首先，做好流動(dòng)人員人事檔案管理工作。流動(dòng)人員人事檔案管理工作并不僅僅是檔案的簡單收集整理和登記備案，而是要充分發(fā)揮1+1>2的巨大優(yōu)勢，科學(xué)分析流動(dòng)人員的人事檔案，對流動(dòng)人員的職業(yè)能力、就業(yè)競爭力有一個(gè)充分的了解?？梢愿鶕?jù)流動(dòng)人員的人事檔案信息，為其精準(zhǔn)尋找匹配的崗位。檔案信息就好像為流動(dòng)人員進(jìn)行“畫像”，對其有了大致的了解。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，結(jié)合流動(dòng)人員的意愿，為其提供相匹配的求職就業(yè)服務(wù)。這種信息需求的無縫對接，無形中會(huì)提高流動(dòng)人員求職的“命中率”，同時(shí)也能夠?yàn)橛萌藛挝粚ふ业絻?yōu)質(zhì)的人才，實(shí)現(xiàn)人才配置的合理化與最優(yōu)化。

其次，針對就業(yè)困難的人員，為其進(jìn)行有針對性的就業(yè)介紹，并根據(jù)其檔案信息，提供與之相配套的就業(yè)培訓(xùn)。這種精準(zhǔn)培訓(xùn)會(huì)使流動(dòng)人員的流向更加平穩(wěn)，對市場的穩(wěn)定也會(huì)起到一定的促進(jìn)作用。

精準(zhǔn)定位，幫助企業(yè)獲得高質(zhì)量人才

通過市場調(diào)查不難發(fā)現(xiàn)，加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理不但可以幫助流動(dòng)人員實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量就業(yè)，提高流動(dòng)人員就業(yè)率，對于企業(yè)而言，還是一個(gè)很好的招聘途徑。企業(yè)在招聘人員時(shí)，通過簡單的面試往往不能完全掌握一個(gè)人的基本情況。而流動(dòng)人員檔案就像是應(yīng)聘人員的“成長檔案”，使企業(yè)可以對他們有一個(gè)全面的認(rèn)識(shí)，包括他們的興趣愛好，從事過的職業(yè)與崗位以及他們在每份工作中的表現(xiàn)等。檔案信息如實(shí)記錄了應(yīng)聘人員的成長表現(xiàn)，這比應(yīng)聘人員單獨(dú)的闡述更加有理有據(jù)，更容易使企業(yè)對其有一個(gè)公正客觀的評(píng)價(jià)。

強(qiáng)化就業(yè)服務(wù)，增加流動(dòng)人員再就業(yè)的機(jī)會(huì)

為了更好地提升流動(dòng)人員再就業(yè)的成功概率，人事檔案部門應(yīng)該針對流動(dòng)人員的人事檔案基本信息，做出科學(xué)的預(yù)判，根據(jù)流動(dòng)人員能力中的短板，為其提供有針對性的就業(yè)培訓(xùn)，提高其就業(yè)競爭力，為其重返職場提供一臂之力。人事服務(wù)中心也要充分發(fā)揮其優(yōu)勢，為流動(dòng)人員提供與之相匹配的崗位，促進(jìn)流動(dòng)人員的有序流動(dòng)，創(chuàng)造一個(gè)平穩(wěn)、良好的就業(yè)市場環(huán)境。

流動(dòng)人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)現(xiàn)狀分析

流動(dòng)人員缺乏約束性

眾所周知，由于主客觀因素，流動(dòng)人員對檔案不重視，檔案保管不當(dāng)、信息不全的現(xiàn)象比比皆是。一方面，流動(dòng)人員存在部分棄檔現(xiàn)象，比如受南方城市高薪待遇的誘惑而放棄了原來的工作，棄檔走人；另一方面，部分流動(dòng)人員對人事檔案的重視程度不夠，不愿意繳納流動(dòng)人員的人事檔案管理費(fèi)，拖欠人事檔案管理費(fèi)的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。不完全調(diào)查資料顯示，很多流動(dòng)人員在需要人事檔案到檔案保管部門尋找時(shí)，需要繳納3年以下管理費(fèi)的人數(shù)占欠費(fèi)總?cè)藬?shù)的58.3%；需要繳納3—5年管理費(fèi)的占欠費(fèi)總?cè)藬?shù)的33.6%；需要繳納5年以上管理費(fèi)的占欠費(fèi)總?cè)藬?shù)的8.1%。這組數(shù)據(jù)也說明了部分流動(dòng)人員對檔案管理極其不重視，使得檔案存在“脫管”現(xiàn)象，導(dǎo)致人事服務(wù)機(jī)構(gòu)對流動(dòng)人員信息掌握不全面，無法實(shí)時(shí)掌握流動(dòng)人員的最新情況，更好地為其服務(wù)。這也在一定程度上加大了對流動(dòng)人員人事檔案管理監(jiān)督與制約的難度。

部分企業(yè)對人事檔案管理認(rèn)識(shí)不到位

部分企業(yè)對人事檔案管理認(rèn)識(shí)不到位，認(rèn)為人事檔案管理只是一個(gè)收集歸檔的工作，沒有將其放在與人才建設(shè)發(fā)展同等重要的地位。人事檔案管理就像是一個(gè)人的“發(fā)展軌跡”，記載了一個(gè)人的成長軌跡，包括其興趣愛好、學(xué)歷層次、政治面貌、家庭背景、學(xué)習(xí)以及工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、單位對其的鑒定意見，等等。企業(yè)通過人事檔案信息的讀取，可以描繪出該員工的大概輪廓。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過分析員工人事檔案資料，更好地發(fā)揮其長處，規(guī)避其短處，充分發(fā)揮該名員工最大的效能，促使其更好發(fā)展，并為單位的發(fā)展貢獻(xiàn)力量。另外，部分企業(yè)員工沒有認(rèn)識(shí)到人事檔案的重要性。有些員工私自保管人事檔案，沒有按照要求及時(shí)將人事檔案交到單位的人事部門，而是隨意放置在家中。且部分企業(yè)也沒有做到有效監(jiān)管，在收到人事檔案后沒有及時(shí)查驗(yàn)人事檔案信息是否完整，使得后期出現(xiàn)了很多檔案信息遺失的現(xiàn)象，這也是企業(yè)部分人事檔案管理人員重視程度不夠所導(dǎo)致的。

檔案的利用價(jià)值較低，可信度不夠

大部分企業(yè)在招募員工的時(shí)候，只是核驗(yàn)該名員工的學(xué)歷證書，學(xué)位證書，英語四、六級(jí)證書以及職業(yè)資格證書等與崗位密切相關(guān)的資質(zhì)證明，而忽略了其他內(nèi)容的核準(zhǔn)，對企業(yè)員工的人事檔案更是收集之后就“束之高閣”了，沒有進(jìn)行認(rèn)真的查閱，對其中內(nèi)容的真實(shí)性更是漠不關(guān)心，這也導(dǎo)致部分企業(yè)員工的檔案存在著信息不全、缺項(xiàng)少頁的現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)虛假、夸張的內(nèi)容，導(dǎo)致在政審的時(shí)候出現(xiàn)檔案備案鑒定信息與政審內(nèi)容有嚴(yán)重出入的情況，使得檔案信息的可信度大打折扣，無法正常發(fā)揮人事檔案的可信性以及利用價(jià)值。

檔案管理工作人員較少

目前，從事人事檔案管理的專職在編人員數(shù)量較少，不能滿足日益增長的流動(dòng)人員檔案的需要。由于市場大環(huán)境的影響，流動(dòng)人員數(shù)量逐年增多，這也加重了人事檔案管理人員的工作壓力。由于編制不足，部分人力資源服務(wù)機(jī)構(gòu)大量擴(kuò)編勞務(wù)用工人員。部分勞務(wù)用工人員責(zé)任心較差，面對繁重的工作以及較大的工作壓力，往往只是機(jī)械地完成收集整理任務(wù)，缺乏創(chuàng)新思維；在交接人事檔案管理工作時(shí)，只是接收，登記入冊，缺乏對于人事檔案信息的查驗(yàn)，更不用說對檔案信息的提取與信息需求的登記。這也是人事檔案管理信息化水平較低，工作效率不高的直接原因之一。

流動(dòng)人員人事檔案管理與促進(jìn)就業(yè)的對策發(fā)展

加強(qiáng)人事檔案管理的服務(wù)功能

隨著時(shí)代的發(fā)展，人事檔案管理的功能也更加多樣化。人事檔案管理不僅要將流動(dòng)人員的檔案分類妥善保管，還要注重服務(wù)職能。要抓實(shí)質(zhì)，重成效，把流動(dòng)人員的就業(yè)需求與人事檔案信息掛鉤，分析流動(dòng)人員的心理動(dòng)向，更好地促進(jìn)就業(yè)人員的高質(zhì)量就業(yè)以及部分就業(yè)困難職工的下崗再就業(yè)。檔案管理部門要建立健全檔案管理制度，創(chuàng)新思想，真正提質(zhì)增效，推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案管理工作規(guī)范化與科學(xué)化。

提升人事檔案管理人員的責(zé)任心與業(yè)務(wù)能力

人事檔案管理工作是一項(xiàng)重要的工作，所以相關(guān)管理人員要轉(zhuǎn)變思想作風(fēng)，開拓改革，創(chuàng)新工作思路、方法，提高自身的業(yè)務(wù)能力，規(guī)范人事檔案管理工作流程，提高人事檔案管理工作的高效性與科學(xué)性。對于接收的新檔案，管理人員要“嚴(yán)格把關(guān)”，仔細(xì)審查，保證每一份檔案都檢查到位，每一份檔案上的信息都準(zhǔn)確無誤；清點(diǎn)人事檔案目錄表上的所有文件，并讓流動(dòng)人員簽字，審核員也要同步簽字。

此外，要建立嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲制度。如檔案管理人員主觀過失導(dǎo)致的檔案丟失、缺損，相關(guān)管理人員要承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。對于這類問題絕不能姑息，相關(guān)部門要啟動(dòng)“首審追責(zé)制”，嚴(yán)肅工作作風(fēng)，保證人事檔案管理工作零失誤。在改善工作作風(fēng)的同時(shí)，相關(guān)部門也要定期對人事檔案管理人員開展專項(xiàng)培訓(xùn)，保證流動(dòng)人員人事檔案管理工作的順利開展。

優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，我國勞動(dòng)者的就業(yè)領(lǐng)域、地區(qū)也發(fā)生了很大變化，人員流動(dòng)的頻率逐年增加。例如，目前南方很多城市為了引入人才，給予了人才特別優(yōu)厚的薪資待遇，甚至對于某些高層次的“高、精、尖”人才，還可以為其配偶、子女解決工作以及求學(xué)問題。這一激勵(lì)機(jī)制使得很多北方的人才不斷“南遷外流”，人員流動(dòng)呈現(xiàn)扎堆舉家南遷的情況。

檔案管理部門可以根據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢，重新修訂《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，拓寬人事檔案管理服務(wù)范圍。根據(jù)最新修訂的《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》，可以將流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)范圍由之前的體制內(nèi)延展到體制外，服務(wù)人群也涵蓋高校畢業(yè)生以及體制外的管理人員、技術(shù)人員，等等。這開啟了公共就業(yè)及人才服務(wù)的新紀(jì)元，對規(guī)范和優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理起到了一定的推動(dòng)以及促進(jìn)作用。

提升流動(dòng)人員人事檔案利用率

首先，根據(jù)時(shí)代發(fā)展變化以及相關(guān)的法律法規(guī)、規(guī)章條例，制定相配套的人事檔案管理制定條例，將規(guī)定“上墻”，讓所有體制內(nèi)的人有章可循，有法可依。相關(guān)檔案部門要開展技術(shù)創(chuàng)新、管理創(chuàng)新。一方面加快流動(dòng)人員人事檔案的信息化管理；另一方面對管理模式進(jìn)行創(chuàng)新。在《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》的正確指引下，擴(kuò)大流動(dòng)人員檔案服務(wù)的范疇，保證人事檔案管理的規(guī)范性與合法性。另外，在條件允許的情況下，對非公有制單位進(jìn)行“適度放權(quán)”，給予非公有制單位一定的管理權(quán)限，明確非公有制單位對流動(dòng)人員人事檔案管理的權(quán)利與義務(wù)，這也能夠避免非公有制單位與人才服務(wù)機(jī)構(gòu)權(quán)責(zé)不明，遇到問題相互推諉，“踢皮球”現(xiàn)象的發(fā)生。

其次，為了確保流動(dòng)人員檔案信息的真實(shí)性，各部門可以進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，建立有效的監(jiān)督服務(wù)平臺(tái)。目前，由于信息的不對稱，部分用人單位或者流動(dòng)人員的信息缺乏可信度。建立有效的誠信服務(wù)反饋監(jiān)督平臺(tái)，可以加強(qiáng)對虛假信息的甄別。通過監(jiān)督、反饋等多種監(jiān)管機(jī)制，讓虛假的信息“無處遁形”，最大限度地保證檔案信息的真實(shí)性。

最后，加強(qiáng)人事檔案信息化管理，獲取有效的檔案信息資源，為企業(yè)與流動(dòng)人員的有效對接提供一定的參考依據(jù)，最大限度地提升流動(dòng)人員人事檔案的利用價(jià)值，使其更好地服務(wù)于流動(dòng)人員以及有需要的企事業(yè)單位。相關(guān)部門要提高人事檔案的利用價(jià)值。流動(dòng)人員人事檔案管理并不只是單純地妥善保管人事檔案，收取管理費(fèi)用，而是要充分挖掘流動(dòng)人員人事檔案的開發(fā)與利用價(jià)值，精準(zhǔn)定位，滿足相關(guān)單位的用人需求，在促進(jìn)流動(dòng)人員高質(zhì)量就業(yè)的同時(shí)實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理。

綜上所述，提升流動(dòng)人員人事檔案管理意識(shí)，創(chuàng)新流動(dòng)人員人事檔案管理模式，建立完善的人事檔案管理規(guī)章條例對促進(jìn)就業(yè)可以起到關(guān)鍵性的作用。人事檔案管理機(jī)構(gòu)要充分發(fā)揮人事檔案信息的利用價(jià)值，合理配置，不斷提升人事檔案管理的實(shí)效性，促進(jìn)就業(yè)的有序進(jìn)行。

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