檔案安全是檔案工作的生命線?,F(xiàn)立足于新時期流動人員檔案管理服務(wù)工作,主要從檔案的保管環(huán)境安全、檔案利用安全、電子檔案的安全、強化檔案從業(yè)人員安全意識和完善檔案安全制度五個方面討論檔案安全問題,以期在提升流動人員檔案管理與服務(wù)水平的同時,確保檔案的安全。
人才機構(gòu)是流動人員檔案保管的主要場所。流動人員的檔案是記錄一個人升學(xué)、工作的發(fā)展進程和變化軌跡的重要載體。同時檔案中記載的學(xué)歷、職稱、工資、政治面貌等信息與個人升職、政審、退休等切身利益息息相關(guān)。但是由于檔案是一種不可再生資源,檔案的安全問題時刻貫穿于檔案管理的全過程,是檔案工作的生命線。近幾年,隨著社會的發(fā)展進步,流動人員對檔案的利用需求逐漸增加;此外,由于人們生活環(huán)境的復(fù)雜多變,檔案的安全問題也日益凸顯,所以在新時代背景下檔案的安全問題也愈發(fā)引起人們的重視。人社部2014年90號文《關(guān)于進一步加強流動人員人事檔案管理服務(wù)工作的通知》明確提出要加強流動人員人事檔案安全管理,提出切實做好檔案安全管理工作;2020年新修訂出臺的《中華人民共和國檔案法》中更是多次提到檔案安全管理問題;人社部2020年發(fā)布的《流動人員人事檔案安全管理規(guī)范》明確了人力資源服務(wù)行業(yè)檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)。這些都說明現(xiàn)階段國家對檔案安全的重視上升到了一個新的高度,對檔案安全管理工作提出了新的要求。本文著重從檔案保管環(huán)境、檔案的利用、電子檔案、人員安全意識、檔案安全制度五個方面進行討論。
檔案保管環(huán)境的安全
(一)獨立的空間
檔案的存儲環(huán)境、場所建設(shè)是檔案安全管理的基礎(chǔ)性工作。眾所周知,檔案的保管場所應(yīng)該是相對獨立且堅固的檔案庫房。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的要求,檔案庫房的建設(shè)必須按照國家有關(guān)規(guī)定配置合適的檔案保管庫房和必要的設(shè)施、設(shè)備,確保檔案安全,并利用先進技術(shù),實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。作為流動人員檔案管理服務(wù)的人才機構(gòu),不論保管、接收檔案數(shù)量有多少,檔案保管場所都不能與辦公場所、休息區(qū)、接待處共同使用,嚴(yán)禁檔案同其他材料、食品或易發(fā)霉物品混雜存放。根據(jù)檔案法的規(guī)定,必須設(shè)置專門的房間或場所來存放保管檔案。庫房的選址要遠離各類火源或火災(zāi)易發(fā)區(qū),不要臨近機房、控制室、廚房、倉庫等場所。
(二)具體設(shè)施設(shè)備的建設(shè)
根據(jù)人社部90號文的規(guī)定,要想加強流動人員人事檔案安全管理,就要不斷研究和改進檔案的保管方法和保管技術(shù),提高流動人員人事檔案庫房的安全防災(zāi)標(biāo)準(zhǔn),建立健全人防、物防、技防“三防一體”的安全防范體系。鑒于此,營造一個安全的檔案保管環(huán)境,除了滿足空間上的要求之外,檔案庫房還要配置必要的密集架以及防火、防潮、防蛀、防盜、防高溫等設(shè)備,嚴(yán)格落實檔案庫房建設(shè)“八防”要求,加強安全措施,確保庫房檔案的安全,并安排專人定期對檔案存儲環(huán)境進行安全檢查。
防火、防光。檔案庫房嚴(yán)禁煙火,應(yīng)配備火警報警裝置及庫房溫度探測器、煙感裝置、滅火器等必要的滅火設(shè)備,定期做好庫房內(nèi)各種電器線路的安全排查,避免火災(zāi)隱患。同時,檔案庫房的照明應(yīng)選用紫外線含量低的光源,最好選用白熾燈。有條件的庫房盡量不要設(shè)窗,若條件有限,應(yīng)對窗戶采取相應(yīng)的遮光措施,避免陽光直射。
防潮、防高溫。人才機構(gòu)保管的基本都是紙質(zhì)材料檔案,而高溫高濕的環(huán)境特別容易改變紙張的屬性,使得紙質(zhì)材料干燥、易脆,易滋生微生物,因此溫濕度的控制至關(guān)重要。檔案庫房應(yīng)安裝空調(diào)新風(fēng)系統(tǒng)、溫濕度顯示監(jiān)測器,每日定時檢測庫房內(nèi)溫濕度的變化。有條件的人才機構(gòu)檔案庫房可以在安裝溫度自動記錄儀的基礎(chǔ)上,安排工作人員每日進行人工登記。做好雙套數(shù)據(jù)的登記對比,使庫房溫濕度控制得更加精準(zhǔn)。庫房具體溫度應(yīng)控制在14攝氏度到24攝氏度左右(一晝夜變化幅度不超過2攝氏度)。相對濕度應(yīng)控制在45%到60%左右(一晝夜變化幅度不超過5%)。當(dāng)庫房內(nèi)濕度大于庫房外濕度時,開啟抽風(fēng)機,進行排氣通風(fēng)或啟動除濕機;當(dāng)庫房內(nèi)濕度小于庫房外濕度時,應(yīng)及時開啟空調(diào)。
防盜。檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁,實行專人進出和專人管理制度。還應(yīng)每日對門鎖門禁進行檢查,同時應(yīng)配備防盜報警裝置和監(jiān)控設(shè)備,實行監(jiān)控室24小時值班,保證監(jiān)控設(shè)備24小時正常運轉(zhuǎn)。
防塵?;覊m也會影響紙張的壽命和內(nèi)容的清晰度。要保持檔案庫房干凈整潔,堅持每日除塵等日常保潔工作,有條件的人才機構(gòu)在檔案庫房的清潔上盡量做到一周一小掃,一月一大掃。
防蟲、防有害生物。定期投放殺蟲驅(qū)害的藥物,并在高溫高濕季節(jié)安排人員做好庫存檔案蟲霉情況抽查工作,避免出現(xiàn)蟲害和霉菌等現(xiàn)象。
檔案接收、使用方面的安全
(一)檔案接收方面的安全
每次新接收的檔案或添加的材料,都要對其真實性進行鑒別,保證其準(zhǔn)確性和完整性。人才機構(gòu)除了點對點采用機要通信渠道寄送的檔案外(高校畢業(yè)生檔案允許采用郵政EMS投遞),由單位或個人遞送的添加材料都要對其真?zhèn)芜M行鑒別,這對檔案管理人員,特別是檔案審核人員提出了更高的要求。有條件的檔案接收部門還可以同相關(guān)檢測機構(gòu)合作,如添加的是學(xué)籍材料,可以要求附加教育部學(xué)信網(wǎng)《教育部學(xué)歷證書注冊備案表》或《中國高等教育學(xué)位在線驗證報告》;同時在對檔案審核的過程中,也可以根據(jù)其前后信息是否一致找出問題。在采集信息時還需要保證正確嚴(yán)謹(jǐn):如添加的學(xué)歷材料是在職取得的碩士學(xué)位,而非學(xué)歷。此外,及時完成新接收檔案材料的電子化流程,并做好檔案材料的消毒工作,確保接收的檔案材料可以完整無損地歸檔,最終做到檔案入庫上架整齊有序。
(二)檔案使用的安全
人才機構(gòu)管理的檔案使用最頻繁的就是檔案的查(借)閱。檔案查(借)閱,首先要有獨立的查閱場所,且必須安裝視頻監(jiān)控設(shè)備,設(shè)置專人負責(zé)。在檔案查(借)閱的過程中,要嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的管理制度,按規(guī)定辦理;認真核對查(借)人信息,詳細填寫查(借)閱單;嚴(yán)防檔案內(nèi)容被涂改、抽取、替換;嚴(yán)禁查閱過程中私抄、復(fù)制、拍攝檔案內(nèi)容。
紙質(zhì)檔案的使用。檔案的使用要保護原始檔案材料及檔案內(nèi)容信息的安全。對外借的檔案要做好登記,歸還的檔案要認真核對目錄與檔案內(nèi)容,檢查是否完整,同時在使用的過程中若發(fā)現(xiàn)檔案破損應(yīng)及時進行修復(fù)。對轉(zhuǎn)出或借出的檔案都需要附上檔案材料目錄清單。需要特別強調(diào)的是,在檔案轉(zhuǎn)遞的過程中,嚴(yán)禁個人自帶,只能通過機要通信渠道或?qū)H怂腿》绞睫D(zhuǎn)遞。同時要定期對檔案進行清點,及時催還、核對檔案,對外借使用及歸還的檔案,做好登記備注,清理臺賬。
電子檔案的使用。電子檔案對計算機系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全有較高要求。系統(tǒng)設(shè)備陳舊、網(wǎng)絡(luò)漏洞都極大地影響著電子檔案的安全,輕則檔案信息丟失,重則檔案內(nèi)容被泄露,甚至數(shù)據(jù)被篡改,嚴(yán)重影響著檔案信息資源的應(yīng)用價值[1]。在查閱電子檔案的過程中,首先需要保證數(shù)字檔案載體的安全,所有的電子查閱設(shè)備不能有外接數(shù)據(jù)接口,還要注意維護硬件服務(wù)器的安全,關(guān)注其使用壽命,同時對讀取信息的軟件也要定期進行維護、升級。其次要加強網(wǎng)絡(luò)安全,電子檔案的安全在很大程度上與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境密切相關(guān),因此電子檔案的加工、利用都要實行專用網(wǎng)絡(luò),通過網(wǎng)絡(luò)開展遠程服務(wù)的同時,做好局域網(wǎng)與因特網(wǎng)的物理隔離,安裝防火墻、開展漏洞掃描,防止計算機病毒和黑客通過網(wǎng)絡(luò)入侵[2],防止檔案內(nèi)容在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中被泄露。此外,檔案查閱場所禁止使用無線網(wǎng)卡及其他無線設(shè)備,同時還要設(shè)置專人負責(zé),嚴(yán)防電子檔案內(nèi)容外泄。電子檔案對外應(yīng)根據(jù)不同的利用對象設(shè)置查閱權(quán)限,根據(jù)檔案內(nèi)容和保密等級開放查閱內(nèi)容。
信息化背景下數(shù)字檔案的安全
檔案信息化的開發(fā)與利用,既是對原始檔案資料的保護,同時也是檔案服務(wù)于民生的一種形式和手段[2]。
(一)不斷加強對數(shù)字檔案安全存儲設(shè)備的建設(shè)
一方面,社會信息化程度的不斷提高,產(chǎn)生了大量數(shù)字檔案,檔案的電子數(shù)據(jù)越來越多,對檔案數(shù)據(jù)的存儲設(shè)備提出了更高的要求。另一方面,要加強檔案的數(shù)據(jù)備份建設(shè),注意做好電子檔案的備份,可以使用不同的載體對數(shù)字檔案進行備份,避免因數(shù)據(jù)損壞、自然因素等對檔案安全造成威脅。同時,加大對數(shù)字檔案操作平臺穩(wěn)定性和保密性的維護力度,提升工作人員應(yīng)對各類網(wǎng)絡(luò)攻擊的基本能力,完善反饋求助機制,防止檔案信息內(nèi)容泄露。
(二)加強檔案數(shù)字化外包單位管理
隨著檔案數(shù)字化的不斷發(fā)展,數(shù)字檔案被廣泛應(yīng)用,檔案數(shù)字化的安全性也備受關(guān)注。檔案的數(shù)字化加工通常會選擇外包的形式。首先要選擇規(guī)模大、實力強和專業(yè)化程度高的外包企業(yè),其次檔案管理部門應(yīng)制定相應(yīng)的檔案數(shù)字化加工管理制度,與外包企業(yè)簽署相關(guān)的保密協(xié)議,最后檔案管理部門應(yīng)加強與外包企業(yè)的溝通與互動[4]。在檔案進行數(shù)字加工的過程中,應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)問題并進行商討,再加以解決處理。檔案的數(shù)字化工程是一個多流程的過程,所以檔案管理部門要安排專門人員參與數(shù)字化加工的全過程,做好全程的監(jiān)督檢查,實時通過抽檢的形式確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量,及時發(fā)現(xiàn)問題,商討解決方案,確保檔案安全。由于外包單位人員大多都是臨時工,人員缺乏穩(wěn)定性,造成實際操作者素質(zhì)參差不齊,導(dǎo)致檔案在數(shù)字化加工過程被隨意標(biāo)記、折角、剪裁,進而使檔案被損毀。因此,檔案管理部門要配合外包企業(yè)對員工進行專業(yè)化、系統(tǒng)化培訓(xùn),加強安全管理,制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),進行規(guī)范的技術(shù)指導(dǎo),更好地提升操作人員的操作能力和熟練度,引導(dǎo)參與檔案數(shù)字化加工人員增強安全意識,提高工作熱情。
檔案工作人員的安全意識
國家檔案局前局長李明華曾指出:“檔案安全的最大保障是人的認真,檔案安全的最大危險是人的疏忽?!边@說明在檔案安全工作中,人是最重要的因素。檔案工作不僅是一個部門的事情,更是所有檔案工作人員的事情。檔案工作人員在工作之余,嚴(yán)禁談?wù)摍n案相關(guān)信息;在整理檔案的過程中,禁止中途辦理其他事情,最大限度避免人為泄露信息?;诖?,提高檔案工作人員的檔案安全意識是檔案安全的基礎(chǔ)保障。通過集中授課、政策講座、法規(guī)學(xué)習(xí)等形式,增強檔案工作人員的安全意識,提高檔案工作人員的防范意識。個人只有在思想上有責(zé),在工作中才能盡職。
檔案管理安全保障體系的建設(shè)
(一)增強主體安全責(zé)任意識
履行檔案安全職責(zé),明確相關(guān)職責(zé)分工,加強檔案安全工作領(lǐng)導(dǎo),建立“一把手”總負責(zé)制,壓實檔案安全責(zé)任,把檔案安全制度責(zé)任到人。定期組織檔案安全檢查工作,對危害檔案安全的行為實行“發(fā)現(xiàn)一個,查一個,問責(zé)一個”。
(二)健全工作機制
在現(xiàn)有規(guī)章制度的規(guī)范下,各類人才機構(gòu)可以根據(jù)自身特點,按照新時期對檔案工作的特點建立健全本單位檔案安全管理的各項規(guī)章制度,適時補充、完善檔案安全管理流程,規(guī)范檔案從業(yè)人員的職業(yè)道德、工作流程,嚴(yán)格落實檔案安全責(zé)任制。
(三)提高檔案從業(yè)人員應(yīng)對安全風(fēng)險的能力
建立安全風(fēng)險的自查機制,定期進行安全檢查,及時發(fā)現(xiàn)問題,把各類安全風(fēng)險隱患消滅在萌芽狀態(tài)。同時,既可以通過開展各種防范風(fēng)險的演練,對防范安全風(fēng)險的工作案例進行分析,提高檔案從業(yè)人員的應(yīng)急能力,也可以開展消防應(yīng)急演習(xí),把安全預(yù)防措施落實到實處,進一步提高檔案從業(yè)人員的實際操作能力。
(四)提升檔案從業(yè)人員的職業(yè)能力
首先,檔案從業(yè)人員要具備較高的政治理論水平,堅持黨的領(lǐng)導(dǎo),把黨對檔案工作的方針、政策落到日常工作中。其次,新時代對檔案從業(yè)人員的素質(zhì)提出了更高的要求,從事檔案管理工作的從業(yè)人員要具備一定的檔案專業(yè)知識,才能促進檔案管理工作更快、更好、更高效發(fā)展。一方面,可以從專門院校招收具有專業(yè)背景、專業(yè)能力且熱愛檔案事業(yè)的有志青年,壯大檔案隊伍;另一方面,從思想上提高檔案從業(yè)人員的服務(wù)意識和參與性,使其在工作中自覺學(xué)習(xí)檔案管理所涉及的如信息技術(shù)、科技、文學(xué)等領(lǐng)域的知識,從而提升自身檔案服務(wù)的能力。同時提高薪資待遇水平也有助于留住檔案業(yè)務(wù)能力強、素質(zhì)高、有能力、有責(zé)任心的檔案管理人員。
檔案在現(xiàn)代社會生活中各個領(lǐng)域的作用日益凸顯,其價值被開發(fā)和利用的同時,安全管理也備受重視,具有重要的現(xiàn)實意義。在流動人員檔案服務(wù)工作中,檔案從業(yè)人員應(yīng)自覺提高檔案管理的安全意識,完善檔案管理制度,加強檔案管理能力,做好檔案安全工作的保障者,讓檔案資料更好地被利用,更好地服務(wù)于廣大人民群眾。
參考文獻
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