網(wǎng)絡信息時代高校院系資料室圖書檔案一體化管理策略

作為學校文獻體系的重要組成部分，高校院系資料室多年來對學科發(fā)展起到了重要的促進作用。但隨著互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)高校院系資料室面臨著生存與發(fā)展的雙重困境，其發(fā)展方向、運行模式等備受關(guān)注?，F(xiàn)基于網(wǎng)絡信息時代背景，分析高校院系資料室圖書檔案一體化管理的必要性與可行性，并結(jié)合現(xiàn)階段院系資料室發(fā)展現(xiàn)狀，從優(yōu)化頂層設計、館室協(xié)同發(fā)展、緊跟信息時代、凝聚發(fā)展動力等多個方面對高校資料室的管理策略進行深刻剖析，進而提出有針對性的對策建議。

高校院系資料室作為學校文獻體系的重要組成部分，是學校院系教師進行教學和科研活動的重要場所，是衡量學校院系辦學水平的重要標志。傳統(tǒng)院系資料室作為學校圖書館的延伸與補充，可為教學科研提供文獻信息服務，但不具有檔案功能。隨著網(wǎng)絡信息時代的到來，多媒體與現(xiàn)代信息技術(shù)被廣泛運用，信息服務的范圍得到了極大的拓展，電子文獻資源極為豐富，師生可以隨時隨地獲取相關(guān)專業(yè)文獻。如果高校院系資料室仍舊局限于提供文獻查閱功能，就難以滿足院系現(xiàn)代化教學與科研發(fā)展的需要，必然面臨生存與發(fā)展的危機。

因此，院系資料室應該創(chuàng)新發(fā)展思路，注重與圖書檔案進行協(xié)同化、一體化管理，不僅可以為學院師生提供專業(yè)、系統(tǒng)的圖書文獻、專業(yè)數(shù)據(jù)，還要具備現(xiàn)代化檔案信息與管理功能。這不僅有助于資料室功能的完善、擴充及延伸，豐富資料室在網(wǎng)絡信息時代的現(xiàn)實價值，而且能夠推進高校信息資源建設與管理的一元化，是高校實現(xiàn)信息資源共建共享的必然趨勢。

高校院系資料室圖書檔案一體化的必要性與可行性

高校院系資料室可以為師生提供科研、教學與學習所需要的信息資源，是專業(yè)性信息資源的集中地。實現(xiàn)院系資料室圖書檔案一體化，一方面能夠跟蹤學科發(fā)展前沿，提供各具特色的差異化、個性化、創(chuàng)新性服務，全方位拓展資料室的服務功能并提高其精準化服務水平；另一方面能夠?qū)崿F(xiàn)與學校圖書館功能、學院檔案管理功能的統(tǒng)一融合、相互補位、協(xié)調(diào)發(fā)展。

高校院系資料室圖書檔案一體化的必要性

隨著師生個性化需求和交叉學科研究的不斷發(fā)展，院系資料室單一的圖書管理模式已經(jīng)無法滿足用戶的深層次要求，用戶需求的多元化成為資料室發(fā)展的驅(qū)動力。在生存驅(qū)動與用戶外在需求推動的共同作用下，高校院系資料室圖書檔案一體化發(fā)展成為必然選擇。

首先，在網(wǎng)絡信息時代，高校院系資料室圖書檔案一體化是高校信息管理一元化發(fā)展的需要，通過資源的融合與集成，能夠提供多維一體化的信息服務，符合圖書檔案管理的發(fā)展規(guī)律，同時可以滿足高校教育事業(yè)集約化管理的需要；在縱向拓展院系資料室功能的同時，也能夠橫向加強各管理體系間的聯(lián)系。

其次，圖書檔案一體化管理是學院學科發(fā)展的客觀要求，不僅可以實現(xiàn)圖書、文獻及檔案資料的專業(yè)化、系統(tǒng)化整理與聚類，突出專業(yè)與學科特色，而且能夠發(fā)揮院系資料室網(wǎng)絡平臺的功能，以及精確到師生個人信息的服務功能，充分體現(xiàn)出高效利用大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢。

最后，一體化也是服務高校師生的現(xiàn)實需要。數(shù)字化與網(wǎng)絡化發(fā)展趨勢使師生改變了知識獲取、信息閱讀及存儲的方式，從而對信息資源的利用有了更高、更現(xiàn)代化的要求。而一體化管理模式有助于高效收集與整理本學科核心與特色資料以及相關(guān)交叉學科的文獻資料與數(shù)據(jù)庫，為廣大師生提供專業(yè)化、有針對性的信息服務。

高校院系資料室圖書檔案一體化的可行性

首先，圖書、檔案具有相似性與互補性，在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化。從相似性來看，圖書、檔案具有知識屬性和信息屬性，同屬信息資源的子系統(tǒng)，是文獻資源的組成部分；二者的服務內(nèi)容都是知識信息源，提供服務的方式多為檢索、閱覽、傳遞、咨詢等；其管理流程和管理技術(shù)相近，主要分為收集、加工、存儲、利用四個環(huán)節(jié)；其工作性質(zhì)相同且職能相近，具有專業(yè)性和服務性，可以為創(chuàng)新知識或決策提供有價值的參考信息。從互補性來看，圖書以知識性、參考性、啟發(fā)性為主，而檔案的特點是原始性和可依據(jù)性。在滿足用戶多層次、多角度的信息需求以及全面掌握研究現(xiàn)狀等方面，圖書和檔案可以發(fā)揮各自的長處，互為補充。

其次，高校院系資料室大都配備計算機等電子設備，這為運用相關(guān)設備建立圖書檔案一體化信息系統(tǒng)提供了物質(zhì)保障。同時，網(wǎng)絡信息技術(shù)的應用與發(fā)展，尤其是數(shù)字化、網(wǎng)絡化、大數(shù)據(jù)等技術(shù)的發(fā)展與應用，突破了資料、檔案、圖書在傳統(tǒng)技術(shù)條件下的時空限制，數(shù)字化、網(wǎng)絡化技術(shù)的進步正在促進信息服務的融合，并推動信息一元化不斷發(fā)展，這在技術(shù)上為圖書檔案一體化管理提供了可行性。

最后，一體化管理需要加強對圖書情報學科人才的培養(yǎng)力度，使其及時了解圖書情報的相關(guān)發(fā)展趨勢及前沿技術(shù)，同時需積極參與相關(guān)科研教學活動，不斷提升人才業(yè)務水平與服務能力。高校是知識聚集、人才薈萃的場所，擁有大批專業(yè)素質(zhì)較高的人才，這為實現(xiàn)高校院系資料室圖書檔案一體化提供了人力保障。

高校院系資料室發(fā)展存在的問題分析

圖書、檔案各自為陣

多年來，圖書、檔案大都各自為陣，分散管理帶來的弊端日趨明顯，運行效率低下。圖書檔案一體化管理可以使獲得的信息量倍增。根據(jù)貝塔朗菲定律，即整體系統(tǒng)的屬性功能＞孤立子系統(tǒng)的總和，圖書檔案一體化管理所帶來的效率提高是顯而易見的，可以實現(xiàn)對系統(tǒng)內(nèi)綜合信息的快捷查找與利用，避免重復勞動，能夠一站式解決問題。同時，圖書檔案分散管理還會導致機構(gòu)重復設置以及資源浪費。

檔案管理分散，不成體系

目前，學院對檔案管理的意識薄弱，大部分院系未設置專門的檔案管理員，檔案材料的保存與管理較為混亂，材料分散且不成體系，檔案信息雜亂無序甚至缺失，導致檔案利用率較低，常給工作帶來不便?；趫D書和檔案管理的共性，實行圖書檔案一體化統(tǒng)籌管理，可有效改善學院檔案管理不善的現(xiàn)狀，促進檔案管理工作的科學化與規(guī)范化發(fā)展。

傳統(tǒng)院系圖書資料室利用率降低

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字圖書館、電子書庫等線上圖書資源系統(tǒng)日趨完善，相關(guān)資源種類逐漸豐富，其快捷性特點使師生更愿意采用線上方式調(diào)取與使用相關(guān)資源，進而導致傳統(tǒng)院系資料室無人問津，紙質(zhì)資源成為“擺設”。圖書檔案一體化管理是傳統(tǒng)資料室功能的延伸與拓展，通過服務升級和資源整合利用可有效解決傳統(tǒng)資料室閑置的問題。

院系資料室管理人員缺少進修培訓

圖書檔案一體化管理需要配備專業(yè)人才，且不僅要求人才具有嫻熟的信息處理技術(shù)、豐富的管理經(jīng)驗，還要求相關(guān)人員具有一定的專業(yè)素養(yǎng)與科研水平，能夠依據(jù)相關(guān)理論研究推動圖書檔案一體化建設。但現(xiàn)階段，高校對院系資料室相關(guān)人員的培訓力度不足，導致資料員與新技術(shù)、新理念脫節(jié)，從而導致院系資料室管理滯后，服務水平較低，影響資料室功能的發(fā)揮。

網(wǎng)絡信息時代下院系資料室圖書檔案一體化管理策略

在網(wǎng)絡技術(shù)飛速發(fā)展的時代背景下，高校院系資料室應全面分析當前形勢，立足于學院與學科發(fā)展的重點和方向，明確定位，創(chuàng)新性地提出系統(tǒng)的應對策略。

優(yōu)化頂層設計，完善運行機制

管理層需要優(yōu)化頂層設計，認識到圖書檔案管理一體化的重要性，牢固樹立一體化管理觀念，不斷完善運行機制，這樣才能在實際工作中落實一體化戰(zhàn)略。一是院系資料室功能要擴容增效，使自身服務能力升級。通過圖書檔案一體化管理，注入新的活力,充分挖掘潛在的服務空間，有效延伸傳統(tǒng)功能，創(chuàng)新服務功能，以學科建設與發(fā)展需求為導向，提高精準化服務水平，最大限度地盤活資料室。二是要與學校圖書館功能統(tǒng)一融合、相互補位、協(xié)調(diào)發(fā)展，加強溝通合作，發(fā)揮整體合力。三是要從實際出發(fā)，揚長避短，形成資料室自身的差異化、個性化、創(chuàng)新性服務功能。四是以信息與知識服務為核心，研究分析讀者的需求及其變化，形成有效的溝通渠道與反饋機制，從靜態(tài)被動式服務轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃訁⑴c性服務。五是加強信息在線咨詢互動服務，增加資源宣傳推送服務，充分考慮師生建議，開通“薦購書單”通道，建立有效的溝通機制，還可以建立讀者檔案，進行追蹤服務。六是要堅持自建數(shù)據(jù)庫并及時更新維護，增強資料室的實用性功能。緊緊圍繞學科建設定位和研究方向，全面提高二次加工文獻資源的能力，打造特色數(shù)據(jù)庫。檔案類別應根據(jù)實際需要設計劃定并進行動態(tài)調(diào)整。七是要健全經(jīng)費投入機制，將資料室經(jīng)費列入學院的長期預算，保證穩(wěn)定的資金來源，并向?qū)W校積極爭取專項資金。  

館室協(xié)同發(fā)展，構(gòu)建一體化管理制度

在館室協(xié)同發(fā)展的過程中，要構(gòu)建一體化管理制度，創(chuàng)新管理體系與運行機制，在原有基礎上構(gòu)建兼容的綜合管理模式。改革完善服務體系，促進傳統(tǒng)服務模式向信息資源網(wǎng)絡服務模式轉(zhuǎn)變。統(tǒng)一管理標準，制定通用的技術(shù)標準、操作規(guī)范及服務規(guī)則，結(jié)合各學院的教學科研實際，劃定合理的檔案收集標準和范圍，推動特色信息與統(tǒng)一標準的高效融合。在建設一體化管理制度的過程中，必須將圖書和檔案統(tǒng)一歸類并集中管理。

資料信息與檔案管理契合貫通

整理歸納學科梯隊建設、人才培養(yǎng)等多方面的資料，使學院檔案信息與文獻資料服務具有契合性與貫通性。針對重大研究項目，在收集相關(guān)信息的基礎上，將重要資料匯編成各種專題，增強信息的系統(tǒng)性和條理性，有條件的可量身定制，對已掌握的圖書檔案信息進行創(chuàng)新應用，讓現(xiàn)有資源得以深度開發(fā)。及時編制并更新教研科研成果數(shù)據(jù)，收集并整理學術(shù)講座的圖文資料、學術(shù)會議記錄等信息，建立成果信息庫與活動信息庫，打造完整、相通的資料與檔案信息體系。同時，及時將學院文件、會議紀要、人事招聘、新聞報道以及學生管理的重要基礎材料等進行分類歸檔，形成統(tǒng)一、分層、網(wǎng)格化的信息體系。

緊跟信息時代發(fā)展步伐，構(gòu)建一體化管理平臺

為了緩解圖書、檔案各自為陣的局面，應當緊跟信息時代發(fā)展的步伐，搭建圖書、檔案一體化技術(shù)平臺。一方面，通過積極搭建一體化技術(shù)平臺，用良好的技術(shù)手段作保證，最大限度地放大一體化系統(tǒng)的功效。在此平臺上，校圖書館以及院系資料室之間的聯(lián)系得以加強，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)文獻資源管理軟件與自動化檢索系統(tǒng)的有機結(jié)合，還可以實現(xiàn)圖書館與院系資料室的資源共享，對圖書館已有資源或通過知網(wǎng)等其他渠道獲取的資源不再重復保存，努力挖掘稀缺文獻資源，提升圖書館信息服務利用效率。另一方面，可以配備數(shù)字化管理軟件、數(shù)據(jù)庫存儲設備等軟硬件設施，運用計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫存儲技術(shù)等對資源進行數(shù)字化建設，通過計算機、網(wǎng)絡等進行信息管理，提高科技與智能化水平?？茖W合理地配置電子資源與紙質(zhì)資源，提高院系圖書資料室的利用率。要充分發(fā)揮新技術(shù)在圖書檔案一體化管理過程中的作用，重點創(chuàng)立數(shù)字資源庫。部分具備條件的數(shù)字資源庫可以考慮建立資源管理網(wǎng)站，分級設置閱讀權(quán)限，實現(xiàn)資源的數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡化，充分發(fā)揮線上線下的不同優(yōu)勢，提高資源利用率，進而使師生在查閱相關(guān)資料時，能在最短的時間內(nèi)查閱到最專業(yè)的信息資源，極大地節(jié)省查詢借閱資料的時間，使院系圖書資料室的管理更加系統(tǒng)化、專業(yè)化。

創(chuàng)新發(fā)展驅(qū)動，培養(yǎng)一體化管理隊伍

高校院系資料室圖書檔案一體化建設要適應信息技術(shù)發(fā)展的需要，由傳統(tǒng)的手工操作向現(xiàn)代化計算機治理方向發(fā)展，如聯(lián)機檢索、數(shù)據(jù)處理、信息咨詢服務等。這也需要對一體化管理隊伍與人員建設提出要求。

首先，改革人事管理機制，尤其是職稱評定、人事考核等制度，充分調(diào)動資料員的責任感、使命感，使其充分發(fā)揮自身的主觀能動性，使資料員具有歸屬感和成就感，在實現(xiàn)自身價值的同時，與學院共同發(fā)展。資料員也應主動與各部門進行溝通，掌握第一手資料，不斷累積在教學科研、行政管理以及學生、黨務管理工作過程中形成的原始資料，逐步形成具有實際應用價值的院級資料檔案中心，使其擁有獨一無二的資料數(shù)據(jù)庫和完整的檔案體系，為學院科研與學科建設提供決策支持。

其次，應加強對資料員素質(zhì)的培養(yǎng)力度，為其提供更多學習與交流的機會，使其能夠系統(tǒng)掌握圖書檔案管理知識、學科專業(yè)知識、計算機應用技術(shù)，并達到一定的外語水平。與此同時，拓寬學習渠道，利用線上線下相結(jié)合的方式來增強其學習效果。組織同行人員橫向交流經(jīng)驗，互相學習，取長補短，借鑒先進的工作理念和工作方法。以實際需求為導向，注重培養(yǎng)資料員的實踐能力、溝通能力以及處理問題的能力，使其盡快適應新形勢和新環(huán)境，力爭培養(yǎng)出兼具圖書和檔案知識的復合型專業(yè)人才，確保人員能力與崗位相匹配。

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