大數(shù)據(jù)背景下檔案的管理與利用探究

大數(shù)據(jù)與電子檔案

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作現(xiàn)狀

信息可用性降低

信息時(shí)代，電子檔案的數(shù)量大幅增加，這使得檔案管理事業(yè)的發(fā)展面臨新的挑戰(zhàn)。由于檔案信息的來(lái)源日益豐富，因此，在查找相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)，需要在海量信息中通過(guò)層層篩選才能滿足人們的實(shí)際需要。而且，篩選的任意一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，都可能造成信息數(shù)據(jù)不符合人們的應(yīng)用要求。

數(shù)據(jù)量增大

大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們已經(jīng)開(kāi)始將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這在一定程度上大大擴(kuò)展了檔案存儲(chǔ)空間。同時(shí)，因?yàn)殡娮訖n案不需要占用實(shí)質(zhì)存儲(chǔ)空間，所以各部門在工作過(guò)程中，可以將每部分工作形成檔案資料并保存下來(lái)。以最常見(jiàn)的企業(yè)人員信息管理為例，由于各行各業(yè)在招聘、辦公的過(guò)程中會(huì)形成大量的信息，需要全部錄入并完成大數(shù)據(jù)跟蹤，會(huì)使基本信息量進(jìn)一步擴(kuò)大，而且在數(shù)據(jù)共享時(shí)還存在一定的復(fù)雜性，所以在當(dāng)前階段，檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)要確?？梢杂行菁{大量的數(shù)據(jù)信息，這導(dǎo)致數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的建設(shè)成倍數(shù)增長(zhǎng)。而面對(duì)如此巨大的數(shù)據(jù)管理工作量，必須全面加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的有效構(gòu)建與應(yīng)用，不然就無(wú)法保障大數(shù)據(jù)檔案管理工作的全面開(kāi)展。

數(shù)據(jù)種類增多

互聯(lián)網(wǎng)信息時(shí)代的到來(lái)改變了傳統(tǒng)檔案采集與管理的方法，當(dāng)前數(shù)據(jù)來(lái)源極其廣泛且種類繁多，這就導(dǎo)致檔案既有非結(jié)構(gòu)化的信息，也有高度結(jié)構(gòu)化的信息。大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案和常規(guī)紙質(zhì)檔案也存在明顯差異，即能存儲(chǔ)聲音、錄像文件也能掃描各種紙質(zhì)檔案，并利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)將其存儲(chǔ)到電腦訪問(wèn)記錄中，突破了傳統(tǒng)檔案管理模式的局限。大數(shù)據(jù)背景下，采用科學(xué)的管理方法可以使管理人員能夠更有針對(duì)性地選擇檔案存儲(chǔ)類型，這就要求檔案管理人員必須具有較強(qiáng)的信息分類與應(yīng)用能力，能夠挖掘已分類的信息價(jià)值。

檔案管理的概念及優(yōu)勢(shì)

檔案必須具備以下三個(gè)特征：原件性、憑證性、價(jià)值性。而電子檔案指的是“按照檔案管理的有關(guān)要求，有針對(duì)性地留存出來(lái)的且有著特定使用依據(jù)、含有歷史內(nèi)容、采用特定方式封存的電子文檔”。這一概念也表明電子檔案必須是經(jīng)過(guò)存檔的電子文檔、并且必須具備原數(shù)據(jù)、認(rèn)證數(shù)據(jù)和歷史數(shù)據(jù)等一系列特征。

現(xiàn)在，電子檔案的管理部門已經(jīng)普遍把對(duì)全過(guò)程的管理和前端的控制理論原則視為電子檔案管理部門的重點(diǎn)。但是從實(shí)際情況來(lái)看，不管是對(duì)全過(guò)程的管理還是對(duì)前端的控制理論，在現(xiàn)實(shí)工作中都難以實(shí)現(xiàn)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代， 檔案管理的原則就是盡可能地關(guān)注電子檔案管理工作的整個(gè)流程，讓電子檔案保留其相應(yīng)的原始性、價(jià)值性、憑證性。

運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行檔案管理的優(yōu)勢(shì)

首先，提高了工作效率。電子檔案可以大大提高檔案管理工作的效率。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理能夠節(jié)省工作時(shí)間，從而有效提升工作效率，這是現(xiàn)階段檔案管理數(shù)字化的重要趨勢(shì)。第二，檔案的準(zhǔn)確性更高。利用電子存儲(chǔ)可以保證檔案的嚴(yán)謹(jǐn)性。只需要通過(guò)智能檢索軟件查詢所需要的檔案，不但能夠讓審查過(guò)程更迅速、更簡(jiǎn)單，而且可以有效防止在查詢過(guò)程中對(duì)檔案資料的信息變更，從而保證了檔案的準(zhǔn)確性。第三，利用電子存儲(chǔ)可以方便對(duì)檔案信息進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。在檢測(cè)檔案是否存在信息缺失情況時(shí)，必須采用人工方式對(duì)電子檔案進(jìn)行解壓并采用傳統(tǒng)的檔案管理進(jìn)行審核，工作人員可以直接在相應(yīng)的系統(tǒng)中修改電子檔案，使工作效率更高。其四，規(guī)范化管理。通過(guò)電子存檔并利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行編制規(guī)范，對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)化保管，可以使檔案存儲(chǔ)過(guò)程更為合理、更加規(guī)范，不但顯著提高了檔案管理工作的效率，而且減輕了管理人員的壓力。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作的變化

檔案管理機(jī)制更加復(fù)雜

傳統(tǒng)的檔案管理工作只是把檔案資料根據(jù)不同的類型進(jìn)行細(xì)分，為管理和利用提供方便。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)信息十分豐富，數(shù)據(jù)類型涵蓋了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)化信息，特別是非結(jié)構(gòu)化的信息隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展呈現(xiàn)出幾何式的增加。檔案管理較以往更為煩瑣，海量信息也更為復(fù)雜。所以，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不適合大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，這要求檔案管理人員必須要具備一定的大數(shù)據(jù)基礎(chǔ)知識(shí)和使用技能，注重對(duì)信息的搜集和梳理，可以有效地甄別出有價(jià)值的大數(shù)據(jù)信息，從而進(jìn)行檔案管理工作。

對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求

傳統(tǒng)的檔案管理工作只要求檔案管理人員掌握相關(guān)檔案管理方法。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理人員所面對(duì)的信息內(nèi)容越來(lái)越多元化、海量化，數(shù)據(jù)信息的管理方法也越來(lái)越復(fù)雜，這對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求。除了基本的檔案管理方法之外，還必須熟悉計(jì)算機(jī)和有效整合、檢索資料等技術(shù)。因此，為了更好地進(jìn)行檔案管理工作，檔案管理人員必須及時(shí)掌握最新的專業(yè)知識(shí)以及新技能，提升自己的專業(yè)技能和邏輯思維，提高業(yè)務(wù)能力，以應(yīng)對(duì)信息時(shí)代的新挑戰(zhàn)。

對(duì)檔案管理的安全性提出了更高的要求

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)字化檔案管理雖然使管理工作效率更高，但同時(shí)也增加了檔案信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。所以，檔案管理的安全性是檔案管理工作的一個(gè)關(guān)鍵內(nèi)容，特別是那些價(jià)值很高的重要檔案，更要確保其安全。檔案管理人員在管工作過(guò)程中要有安全意識(shí)，保障檔案的安全性，還要建立完備的智能安保系統(tǒng)，制定應(yīng)急預(yù)警制度。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理和利用的問(wèn)題

電子檔案管理軟件不統(tǒng)一

目前，電子檔案管理系統(tǒng)快速發(fā)展，幾乎全國(guó)各地各機(jī)關(guān)都構(gòu)建了相對(duì)完備的電子檔案管理系統(tǒng)。但是，這些機(jī)關(guān)所采用的電子檔案管理系統(tǒng)軟件的計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)并不統(tǒng)一，這直接造成無(wú)法在電子行政系統(tǒng)和辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中開(kāi)展統(tǒng)一的檔案管理工作。同時(shí)，電子檔案數(shù)據(jù)也很難實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)跨部門共享，不利于電子檔案價(jià)值的發(fā)揮，降低了電子檔案的利用率。在電子檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用中，有必要建立統(tǒng)一的管理規(guī)范條例。不過(guò)，由于目前的電子檔案管理仍缺乏系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，電子檔案管理與檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)軟件的研制工作仍沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)范，對(duì)檔案數(shù)據(jù)的建立與共享機(jī)制也產(chǎn)生了較大的影響。

電子檔案管理保密性較弱

在大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸轉(zhuǎn)化為“無(wú)紙化”電子檔案。盡管這一方式能夠防止一般火災(zāi)、洪水等自然災(zāi)害所帶來(lái)的損害，但在當(dāng)今開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，數(shù)據(jù)流的大量產(chǎn)生導(dǎo)致數(shù)據(jù)間的聯(lián)系也越來(lái)越緊密，因此電子檔案也很容易遭到外部入侵，甚至遭遇惡意網(wǎng)攻擊，其中以黑客攻擊和病毒攻擊較為普遍。為了防范這類威脅，大部分公司都采購(gòu)了防火墻和防病毒管理等軟件，同時(shí)也要及時(shí)更新病毒數(shù)據(jù)庫(kù)以及自動(dòng)更新補(bǔ)丁操作系統(tǒng)，為電子檔案管理提供必要的安全保護(hù)。

電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)比較低

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各種數(shù)據(jù)信息的收集、傳播與發(fā)布越來(lái)越便利。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)利益的驅(qū)動(dòng)下，信息內(nèi)容更加豐富，數(shù)據(jù)分析技術(shù)不斷發(fā)展。在大數(shù)據(jù)背景下，電子檔案管理目前為止仍然未能建立一個(gè)相對(duì)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)形式。各地檔案保護(hù)的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)各有不同，完全無(wú)法用一個(gè)規(guī)范形式來(lái)對(duì)電子檔案管理工作實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理，這就造成了電子檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)過(guò)低，削弱了電子檔案管理人員的積極性，也降低了電子檔案管理的效能。這給檔案的共享帶來(lái)了困難，降低了電子檔案的共享性。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的發(fā)展策略

加快檔案管理信息化建設(shè)步伐

近年來(lái)，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，特別是數(shù)字化信息時(shí)代的到來(lái)，檔案管理方式發(fā)生巨大變化。人們?cè)絹?lái)越意識(shí)到檔案信息在日常生活和工作中的重要性，對(duì)檔案信息資料的需求也日益增大。但是，對(duì)檔案信息資源的管理和有效利用往往受多種因素的影響。為此，有必要建立一個(gè)綜合的電子檔案系統(tǒng)，以突破“信息孤島”，利用“云計(jì)算”和RFID技術(shù)，整理檔案信息資源。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理信息化建設(shè)成為電子檔案管理發(fā)展的關(guān)鍵，并將有效克服當(dāng)前數(shù)字化檔案管理所面臨的困難。

為了進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案共享，即通過(guò)搭建檔案數(shù)據(jù)資源整合共享系統(tǒng)，并運(yùn)用云計(jì)算、語(yǔ)言數(shù)據(jù)分析、可視化等技術(shù)及信息挖掘方法，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的有效集成，并在大數(shù)據(jù)背景下運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘手段推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)資源整合過(guò)程。所以，檔案管理人員應(yīng)利用自己的專業(yè)知識(shí)，主動(dòng)接受外界的挑戰(zhàn)，并針對(duì)當(dāng)前檔案信息資源整合的特點(diǎn)，提升自身檔案信息資源管理能力。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，更好地服務(wù)客戶，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的增值。

強(qiáng)化“大檔案”觀念，做好檔案管理工作

“大檔案”一方面是指把各類具備保存價(jià)值的歷史資料進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，多檔一體，做大做強(qiáng)的綜合歸檔；另一方面則是指超越傳統(tǒng)意義的歸檔范疇，為了適應(yīng)歷史大量化、復(fù)雜性、價(jià)值密度高等的特征，人們不再特意明確何種歷史記錄具備保存價(jià)值，而是盡可能地全面搜集和存儲(chǔ)歷史數(shù)據(jù)。

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不斷集成融合，大數(shù)據(jù)歸檔，海量存儲(chǔ)更加方便，但同時(shí)，海量數(shù)據(jù)中什么文件可用，什么時(shí)候可用幾乎是無(wú)法精確預(yù)測(cè)的。在這些情形下，有關(guān)部門必須要建立“大檔案”觀，盡量全方位地收集保存生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和企業(yè)管理等各方面的真實(shí)歷史記錄，進(jìn)行統(tǒng)一集中管理，以準(zhǔn)確無(wú)誤地記載并實(shí)現(xiàn)全面覆蓋；為科學(xué)生產(chǎn)、創(chuàng)新發(fā)展提供盡可能翔實(shí)的歷史資源。

實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理

首先，應(yīng)大力推動(dòng)無(wú)紙化辦公，實(shí)現(xiàn)電子文檔從生成、校核、審查和簽發(fā)全過(guò)程的無(wú)紙化流動(dòng)，并通過(guò)電子簽章等重構(gòu)操作環(huán)節(jié)，處理好“簽字”“報(bào)審”和中斷無(wú)紙化辦公的主要問(wèn)題，以保證原有電子檔案的真實(shí)性。

其次，仔細(xì)梳理電子檔案資料管理的基本要求和標(biāo)準(zhǔn)，明確各行業(yè)部門檔案資料的存檔范圍和保存時(shí)間，并明晰存檔范圍和接受條件，以確保存檔或接受的電子文檔和原資料真實(shí)有效、收集完備、整理規(guī)范、編號(hào)正確、形式合理。

最后，在檔案管理的信息化建設(shè)過(guò)程中，把電子檔案管理整合到各項(xiàng)業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，統(tǒng)一進(jìn)行電子檔案資料的前端管理，以完成各種電子檔案和原資料的網(wǎng)上存檔。通過(guò)構(gòu)建一體化的內(nèi)部管理系統(tǒng)，利用內(nèi)部管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)和各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)的信息整合與共享，促進(jìn)檔案管理和辦公自動(dòng)化、產(chǎn)品控制、項(xiàng)目管理等多系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)與整合，同時(shí)進(jìn)行邏輯存檔和物理歸檔。

在當(dāng)前大數(shù)據(jù)背景下，為了確保檔案管理和服務(wù)工作能切實(shí)推動(dòng)各項(xiàng)工作的開(kāi)展，一定要意識(shí)到當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)檔案管理工作帶來(lái)的巨大影響，緊跟時(shí)代發(fā)展步伐并做出有效調(diào)整，由此充分發(fā)揮檔案的信息價(jià)值，從而促使檔案管理工作更具有時(shí)代特征，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)新時(shí)期檔案管理工作的全面發(fā)展。

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