如何做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理工作

辦公自動(dòng)化概述

辦公自動(dòng)化是基于計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息通信技術(shù)等實(shí)現(xiàn)的現(xiàn)代化辦公方式，與傳統(tǒng)辦公方式相比，辦公自動(dòng)化是利用現(xiàn)代化設(shè)備和信息化技術(shù)幫助辦公人員完成部分手動(dòng)的、重復(fù)性的業(yè)務(wù)活動(dòng)，以實(shí)現(xiàn)優(yōu)質(zhì)高效的辦公業(yè)務(wù)及信息處理。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要由辦公設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)構(gòu)成[1]。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)通過門戶技術(shù)、信息交換技術(shù)、公文傳輸及加密技術(shù)、業(yè)務(wù)協(xié)同機(jī)制、工作流技術(shù)、輔助決策技術(shù)等打造數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、平臺化、智能化、個(gè)性化、移動(dòng)化、交互化的辦公環(huán)境。

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的作用

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以為企業(yè)高層提供決策參考和依據(jù)；為企業(yè)管理者提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息，輔助企業(yè)管理者進(jìn)行相應(yīng)的業(yè)務(wù)、流程、進(jìn)度、風(fēng)險(xiǎn)、效率等管理；為企業(yè)業(yè)務(wù)人員提供更為便捷、高效的日常業(yè)務(wù)處理途徑及信息傳遞等。

辦公自動(dòng)化發(fā)展

辦公自動(dòng)化隨著信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等的發(fā)展而不斷發(fā)展著。通過辦公自動(dòng)化打造出了無紙化辦公、知識獲取、信息公開的辦公模式，經(jīng)歷了結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)處理、文件的IT化處理的核心階段，以工作信息流、結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)計(jì)算、統(tǒng)計(jì)等為核心的階段，以及系統(tǒng)地運(yùn)用知識管理、網(wǎng)絡(luò)協(xié)同為核心的新階段。經(jīng)歷了從簡單的電子郵件、群件與協(xié)作到構(gòu)建Web應(yīng)用的發(fā)展歷程。尤其是大數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)分布式計(jì)算技術(shù)、知識圖譜等的應(yīng)用，帶來了更為智能化、更為創(chuàng)新的辦公模式。

辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理的特點(diǎn)

文書檔案是政府機(jī)關(guān)、各類團(tuán)體、企事業(yè)單位等在行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案文件，包括命令、指示、決定、布告、演示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)等。文書檔案一般一式兩份，一份報(bào)批，一份留存。文書檔案一般根據(jù)保管期限、涉及問題的類別等結(jié)構(gòu)化原則進(jìn)行分類保存。分類是文書檔案管理的基礎(chǔ)，基于客觀性、邏輯化、實(shí)用性和歷史性原則對文書檔案進(jìn)行分類并存儲，存儲時(shí)限一般為10年、30年或永久等。

數(shù)字化文書檔案

辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書檔案以電子文件的形式進(jìn)行存檔，具有非人工識讀性、對電子技術(shù)設(shè)備的依賴性、信息可變性、信息與載體的可分離性、信息的可共享性、多種信息載體的集成性等特點(diǎn)。電子文書檔案以文本、數(shù)據(jù)、圖形、圖像、聲音、多媒體、命令等文件格式存在，以主文件、支持性文件和輔助性、工具性的文件形式進(jìn)行功能區(qū)分，通過計(jì)算機(jī)直接生成或是掃描、拍照等輸入，通過普通、只讀、隱含、加密、壓縮等方式生成或處理。電子文書檔案關(guān)聯(lián)系統(tǒng)管理、文檔管理、政務(wù)信息、事務(wù)處理、輔助決策等功能模塊。

與傳統(tǒng)文書檔案管理相比，辦公自動(dòng)化下的文書檔案管理在文件傳遞、數(shù)據(jù)共享、統(tǒng)計(jì)分析、文件處理等方面與傳統(tǒng)文書檔案管理有較大區(qū)別。電子文件管理要求真實(shí)、完整、可讀、可靠，并通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行采集、整理與歸檔，在歸檔過程中，需要根據(jù)文書檔案的要求選擇是否需要物理歸檔和邏輯歸檔的雙套值，并對電子文件進(jìn)行技術(shù)鑒定，使電子文件可以進(jìn)行長期保存，同時(shí)要維護(hù)電子文件的信息安全，并通過線上手段實(shí)現(xiàn)文書檔案信息的閱覽、復(fù)制、出借、在線利用等功能。

多維度的數(shù)字化信息處理

辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書檔案文件主要通過訪問權(quán)限實(shí)現(xiàn)了電子化信息傳遞。系統(tǒng)管理為業(yè)務(wù)、事務(wù)、決策者以及文檔管理人員等設(shè)置不同等級的訪問權(quán)限，通過門戶網(wǎng)站，基于電腦、手機(jī)等各類不同的辦公設(shè)備和應(yīng)用軟件，對存儲在計(jì)算機(jī)物理硬件系統(tǒng)上的信息文件進(jìn)行不同權(quán)限內(nèi)的查閱、復(fù)制、處理等操作?；诓煌挠?jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)等，既可以實(shí)現(xiàn)不同層級、權(quán)限的信息傳遞、審批、查閱、處理等，也可以構(gòu)建實(shí)時(shí)共享、多人協(xié)同處理的辦公模式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)高效的、自動(dòng)化的、無紙化的、智能化的、協(xié)同共享的信息文件傳遞、數(shù)據(jù)共享、信息處理等。

辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書檔案管理不單純是文件信息內(nèi)容的流動(dòng)，同時(shí)也伴隨著各層級文件結(jié)果的傳遞，在各層級文件傳遞的過程中，各類重要的結(jié)點(diǎn)工作等也會(huì)隨之上傳或下發(fā)，完成工作流程的傳遞，并輔助各層級決策。在文書檔案文件的傳遞過程中，根據(jù)交互功能需求可以設(shè)置不同的處理權(quán)限，包括修改、刪除、重新提交等。

基于數(shù)據(jù)庫的文書檔案統(tǒng)計(jì)分析

基于計(jì)算機(jī)技術(shù)，文書檔案文件的存儲不再拘泥于書面文字，電子文檔、音頻、視頻等都可以成為文書檔案并進(jìn)行存儲?？茖W(xué)的、基于實(shí)際辦公需求的文書檔案經(jīng)過多年的累積，可以形成龐大的數(shù)據(jù)庫信息。同時(shí)，由于在不同層級的文件傳遞過程中，文書檔案所包含的信息量及其重要程度不同，需要根據(jù)文件權(quán)重、重要程度等進(jìn)行信息分類、歸檔，并提交上一層級進(jìn)行信息處理。此外，數(shù)字化的文書檔案文件具有決策輔助、人事績效管理、責(zé)任追溯等多種功能?；诂F(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，不但可以根據(jù)相應(yīng)單位需要進(jìn)行多功能用途的數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)分析，還可以實(shí)現(xiàn)平臺化、可視化的統(tǒng)計(jì)分析與結(jié)果呈現(xiàn)。

基于資源庫的文書檔案知識管理與功能開發(fā)

基于辦公自動(dòng)化環(huán)境的文書檔案管理不僅具有信息傳遞、統(tǒng)計(jì)分析等功能，同時(shí)，也是企業(yè)各類技術(shù)人員、業(yè)務(wù)人員、決策人員等的知識庫、資源庫?；谵k公自動(dòng)化環(huán)境，可以存儲海量信息資源，這些資源可以是內(nèi)部不同部門或是同一部門不同人員的技術(shù)、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，也可以是外部各行業(yè)信息、專業(yè)技術(shù)信息等，這些信息資源具有很高的知識價(jià)值，可以提高單位相關(guān)技術(shù)人員能力，同時(shí)也可以為決策落實(shí)、問題解決等提供專業(yè)知識庫。因此，要不斷開發(fā)文書檔案的新價(jià)值。

辦公自動(dòng)化環(huán)境下文書檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

文書檔案管理是針對相關(guān)的文書檔案信息進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管，并開展編目檢索、編研、利用、統(tǒng)計(jì)等。辦公自動(dòng)化環(huán)境為文書檔案管理提供了便捷的采集方式、規(guī)范的整理模式、精準(zhǔn)的信息鑒定方式、不占空間的保管形式以及更為多元化的文書檔案信息利用方式，極大地提升了文書檔案管理的效率、質(zhì)量和操作的便利性，降低了文書檔案存儲與利用的成本。但辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理也面臨一些新的挑戰(zhàn)。

信息安全

文書檔案具有較高的信息價(jià)值，因此對其真實(shí)性、完整性、保密性要求較高，與電子信息技術(shù)的可復(fù)制、可更改性形成矛盾。對于電子文書檔案，不但要保證其信息不被泄露和盜取，同時(shí)還要保證所采集的信息真實(shí)可靠，信息不被篡改，不會(huì)丟失。在信息安全領(lǐng)域，需要根據(jù)文書檔案信息的價(jià)值和重要性進(jìn)行必要的防盜取設(shè)計(jì)，需要在信息采集和歸檔的過程中，通過一定的技術(shù)手段檢測采集中的作弊行為，并在信息歸檔過程中進(jìn)行技術(shù)鑒定。

數(shù)字化文書檔案管理架構(gòu)

文書檔案是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的重要內(nèi)容。文書檔案信息具有提供憑證的功能，需要確保文書檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、可靠，這就對文件提取和溯源有較高要求。不同的企事業(yè)單位、機(jī)關(guān)、團(tuán)體等有特定的對文書檔案安全性、及時(shí)性、真實(shí)性、可靠性的要求，也有特定的文書檔案采集、書寫、編制和歸檔等要求。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，容易形成標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的文書檔案模板以及文件和信息的傳遞模式。數(shù)字化文書檔案可以讓信息處理變得更加及時(shí)、準(zhǔn)確。

但在信息化模板與人銜接的過程中，因規(guī)范性要求較多或是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)不合理，因此在文件傳遞的過程中，需要文書檔案工作人員熟悉電子信息化平臺。開放式的信息提交過程容易出現(xiàn)文書檔案工作人員理解不全面、反復(fù)提交、操作錯(cuò)誤等問題，進(jìn)而影響辦公效率。文書檔案管理向辦公自動(dòng)化轉(zhuǎn)變需要一個(gè)適應(yīng)的過程，同時(shí)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)與建構(gòu)之初也需要詳細(xì)考量文書檔案的管理特點(diǎn)。

信息收集與傳遞過程中的數(shù)據(jù)可靠性鑒別

辦公自動(dòng)化環(huán)境下，電子文書檔案信息的采集、傳遞方便快捷，信息文件采集更為自主化、自動(dòng)化和智能化。文書檔案信息資源的真實(shí)性、保密性往往與數(shù)據(jù)信息的價(jià)值相關(guān)聯(lián)。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，電子文書檔案信息對信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性和完整性要求更高，且由于其信息量大，可采集的數(shù)據(jù)內(nèi)容更為寬泛，需要多角度地對所采集的信息進(jìn)行鑒別。隨著生物識別技術(shù)、社會(huì)公共信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，信息準(zhǔn)確性、真實(shí)性和完整性進(jìn)一步提升。在信息的采集和傳遞過程中，需要不斷利用新的數(shù)字鑒別技術(shù)提升信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和可靠性，同時(shí)，建立更為安全可靠的信息傳遞渠道，保證信息安全、真實(shí)、完整、可信，增強(qiáng)信息流兩端彼此之間的信任感。

信息價(jià)值提取

由于電子文書檔案采集的信息包含主信息、支持信息和輔助信息，且可以以多種形式進(jìn)行存儲，因而，所收集的信息內(nèi)容豐富、形式多樣。如何能在海量的數(shù)據(jù)信息中提取更有價(jià)值的信息需要科學(xué)的計(jì)算機(jī)運(yùn)算模型，需要文書檔案管理人員通過專業(yè)的分析和分類建構(gòu)，并與研究人員和信息技術(shù)人員共同開發(fā)出更有價(jià)值的數(shù)據(jù)模型和平臺系統(tǒng)。同時(shí)，過多的、重復(fù)的信息采集與存儲增加了文書檔案存儲與保管的成本，需要根據(jù)技術(shù)能力、管理成本和實(shí)際需求等建立更為高效的文書檔案管理系統(tǒng)。

如何做好辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理工作

選用與文書檔案信息相匹配的信息安全維護(hù)手段

文書檔案文件需要長期保存且具有保密性，在數(shù)字化環(huán)境中，需要做好檔案信息的歸檔與長期存儲工作。需要根據(jù)文書檔案信息的價(jià)值和安全等級等進(jìn)行數(shù)字化安全防控，防止病毒入侵及非法盜??；加強(qiáng)信息傳遞過程中的加密處理，運(yùn)用先進(jìn)的區(qū)塊鏈技術(shù)強(qiáng)化信息交互傳遞過程中的信息保密工作；運(yùn)用品質(zhì)較好的服務(wù)器供應(yīng)商、自動(dòng)化系統(tǒng)供應(yīng)商等；采用較高技術(shù)含量的安全防控系統(tǒng)；嚴(yán)格落實(shí)文書檔案安全責(zé)任，杜絕人為泄密行為等；還需做好對數(shù)字文檔信息物理存儲空間的維護(hù)與備份工作。

在實(shí)踐中不斷優(yōu)化文書檔案管理的效率

辦公自動(dòng)化環(huán)境下的文書檔案管理以平臺化、智能化、可視化的管理模式實(shí)現(xiàn)文檔的自動(dòng)化、智能化采集、分類、歸檔以及信息處理等工作，文書檔案管理人員擺脫了繁雜的勞動(dòng)形式，可以有更多的時(shí)間考慮如何提升文書檔案的管理效率。需要文書檔案管理人員在實(shí)際工作中不斷反思文書檔案歸類的方式方法、管理流程等，創(chuàng)新更為高效的文書檔案管理機(jī)制；同時(shí)，由于辦公自動(dòng)化環(huán)境下很多數(shù)據(jù)信息的采集是自動(dòng)的、智能的和直接的，需要文書檔案管理人員熟悉數(shù)字化的文書檔案管理系統(tǒng)，并對相關(guān)人員進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)與培訓(xùn)，幫助新人盡快熟悉操作系統(tǒng)，提升管理效率。

運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)提升文書檔案的可靠性

無論是在傳統(tǒng)的管理模式中，還是在數(shù)字化的管理模式中，都需要保證文書檔案文件的真實(shí)性、安全性和可靠性。由于數(shù)字化環(huán)境下的文件可更改、可復(fù)制，因此在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，文書檔案管理需要運(yùn)用先進(jìn)的生物識別技術(shù)提升信息錄入的真實(shí)性和可靠性；注重檔案歸檔的鑒別與鑒定技術(shù)的應(yīng)用，以提升文書檔案數(shù)字化歸檔的可靠性；同時(shí)，通過更為科學(xué)合理的文書檔案存取架構(gòu)確保信息的安全性和完整性。比如通過人臉識別技術(shù)、指紋識別技術(shù)等設(shè)置門戶登錄權(quán)限、決策管理權(quán)限等。

運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)創(chuàng)新文書檔案的附加價(jià)值

區(qū)塊鏈、云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)可以幫助文書檔案在數(shù)據(jù)信息安全的前提下建立基于云空間的海量數(shù)據(jù)信息管理以及多點(diǎn)交互的存取模式，為創(chuàng)造文書檔案的附加價(jià)值提供了便利。文書檔案可以看作是一個(gè)基于時(shí)間、數(shù)量和空間范圍的數(shù)據(jù)信息資源庫，文書檔案管理人員可以根據(jù)相應(yīng)文書檔案管理的實(shí)際情況，篩選和處理數(shù)據(jù)信息，對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行優(yōu)化分類和提取，創(chuàng)新建構(gòu)起科學(xué)的數(shù)據(jù)分析模型，通過數(shù)字化的分析、可視化的呈現(xiàn)輔助企業(yè)決策等。比如，通過人事檔案信息輔助企業(yè)進(jìn)行人力資源規(guī)劃等。

綜上所述，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)利用計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了文書檔案信息文件的采集、歸檔、存儲等，提升了文書檔案管理效率，降低了文書檔案的管理成本。在確保文書檔案憑證功能實(shí)現(xiàn)的同時(shí)，可以更為高效地開發(fā)其參考價(jià)值。但是在信息化時(shí)代，需要更為先進(jìn)的技術(shù)手段來確保文書檔案的真實(shí)性、安全性、可靠性和保密性。

參考文獻(xiàn)

[1] 韓瀟影.從信息自動(dòng)化到知識自動(dòng)化——大數(shù)據(jù)時(shí)代辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能分析[J].圖書與情報(bào),2014(03):131-133.

[2] 汪溢,趙瑩.文書與檔案管理[M].北京:北京大學(xué)出版社,2010.

[3] 趙琦,徐俊華.中國辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的特點(diǎn)[J].微型電腦應(yīng)用,1999(01):6-7.

[4] 蘇冠賢.辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)優(yōu)化整合模式研究[J].檔案學(xué)研究,2017(05):86-91.

[5] 馮曉玲.文書檔案管理的辦公自動(dòng)化應(yīng)用研究[J].科技資訊,2021,19(34):92-94.

[6] 羅婭.辦公自動(dòng)化對文書檔案的管理影響及融合策略[J].蘭臺內(nèi)外,2022(21):35-37.