信息化時代下國企檔案管理的創(chuàng)新與研究

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的快速發(fā)展，國企的各項工作開始向信息化方向轉(zhuǎn)型，檔案管理工作也在積極地進(jìn)行有關(guān)探索。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展對我國社會產(chǎn)生了重要的影響，但是在實際應(yīng)用的過程中仍然存在著許多問題。國企檔案管理工作人員要科學(xué)合理地利用信息技術(shù)，促進(jìn)國企檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展。

國企檔案管理信息化發(fā)展的必要性

可以提高檔案管理工作的效率

將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中可以提高檔案管理工作的效率。目前，信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)，信息化管理成為社會發(fā)展的主要趨勢和方向。利用信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，可以實現(xiàn)檔案的高效儲存和快速搜索，這不僅節(jié)約了紙張，還提升了檔案管理工作的效率，避免了人工管理帶來的各種問題[1]。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案不需要工作人員花費大量的時間對相關(guān)檔案進(jìn)行整理和歸檔，極大地節(jié)約了人力成本。在紙質(zhì)檔案管理的過程中，由于檔案數(shù)量繁多，往往需要多名工作人員同時進(jìn)行檔案整理工作，但是信息化檔案管理僅需一名工作人員就可以完成這些工作，大大節(jié)約了人力資源。此外，利用信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理，還可以實現(xiàn)檔案信息的共享和快速檢索，有助于充分發(fā)揮檔案資源的價值，實現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程共享，這是紙質(zhì)檔案管理工作無法實現(xiàn)的，為有關(guān)部門工作的開展帶來了極大的便利。

可以保證檔案管理的準(zhǔn)確性和時效性

檔案管理工作的一個主要內(nèi)容就是在規(guī)定時間內(nèi)將相關(guān)人員所需的檔案資料送至其手中，幫助相關(guān)人員完成信息獲取，充分發(fā)揮檔案資源的價值。因此，提高檔案管理的時效性有助于更好地促進(jìn)檔案管理工作的改革。在具體實施過程中，可以將過期不用的檔案資料作為歷史數(shù)據(jù)對其進(jìn)行妥善保存，重點對一些時效性更強(qiáng)的檔案進(jìn)行整理，方便調(diào)用[2]。在充分發(fā)揮檔案資料使用價值的前提下，不斷提升檔案管理的準(zhǔn)確性，這對完善國企檔案管理工作具有重要意義，因此檔案中的數(shù)據(jù)信息必須具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性。利用信息化技術(shù)可以對檔案中的原始數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，避免他人對相關(guān)信息進(jìn)行修改而帶來的一系列問題，進(jìn)一步提高檔案管理中數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性。

可以實現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程共享

隨著社會的不斷發(fā)展，各企業(yè)間的聯(lián)系變得更加緊密，而信息化技術(shù)的開放性特征使得各企業(yè)之間的交流更加方便。因此，檔案管理工作要積極利用信息技術(shù)推動企業(yè)之間實現(xiàn)檔案資源的遠(yuǎn)程共享。應(yīng)用信息技術(shù)后，各部門之間或各企業(yè)之間進(jìn)行資源共享時就不再需要拿著厚厚的檔案資料進(jìn)行溝通與交流，僅需利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)就可以將所需的檔案進(jìn)行傳輸，實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享，不僅大大提升了工作效率，還有效避免了檔案資源丟失的問題。同時，利用信息化技術(shù)還可以在國企各部門間形成有效的監(jiān)督模式，推動國企的健康發(fā)展[3]。

國企檔案管理信息化發(fā)展過程中存在的問題

對檔案管理信息化不夠重視

目前，檔案管理部門只是國企其他部門辦公的輔助部門，并沒有承擔(dān)著非常重要的角色。因此，對于檔案管理工作人員而言，其只需要完成檔案數(shù)據(jù)的整理和上傳，并未對檔案資源的利用與共享進(jìn)行深入的研究與探索，導(dǎo)致檔案管理工作與信息技術(shù)的融合不夠深入。雖然紙質(zhì)檔案資料已經(jīng)完成了數(shù)字化，但在實際工作中，檔案管理部門的查檔人員仍然對紙質(zhì)文件有著一定的依賴性[4]。這一問題出現(xiàn)的原因是相關(guān)人員未給予檔案管理信息化足夠的重視，導(dǎo)致實際工作中存在缺陷。

檔案管理系統(tǒng)本身存在一定問題

目前，國企檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)與利用存在一定的問題，許多設(shè)定都不夠科學(xué)和人性化，這就給檔案信息的錄入和檢索工作帶來了諸多不便，阻礙了工作效率的提高。由于檔案管理系統(tǒng)的建立需要相關(guān)技術(shù)人員來完成，存在一定的主觀性，因此系統(tǒng)的設(shè)定很難一次性滿足所有的現(xiàn)實需求。

信息化檔案管理人才缺失

隨著檔案管理信息化發(fā)展的不斷推進(jìn)，其對檔案管理工作人員的信息化能力也提出了更高的要求。檔案管理工作人員不僅要具備較強(qiáng)的檔案管理能力，還要具備熟練使用計算機(jī)的能力，同時要對信息化檔案管理系統(tǒng)有一個清晰準(zhǔn)確的認(rèn)識。但是，現(xiàn)階段國企檔案管理工作人員的年齡普遍較大，對計算機(jī)技術(shù)不熟悉，無法有效利用信息化檔案管理系統(tǒng)開展檔案管理工作。

信息化檔案管理系統(tǒng)存在安全隱患

企業(yè)在運(yùn)行過程中會產(chǎn)生很多機(jī)密文件，這些文件需要進(jìn)行良好的保管，但是電子檔案在保存的過程中面臨著一定的安全風(fēng)險，因此需要相關(guān)技術(shù)人員設(shè)置一定的訪問權(quán)限，對檔案資源，尤其是機(jī)密檔案進(jìn)行加密設(shè)置[5]。但是，任何系統(tǒng)都不是無懈可擊的，檔案信息泄露依然是目前信息化檔案管理工作面臨的一個重要問題。

國企檔案管理信息化發(fā)展的創(chuàng)新措施

積極更新國企檔案管理工作人員的工作理念

隨著社會的進(jìn)步和時代的發(fā)展，我國步入了信息化時代，許多先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)得到了快速發(fā)展。在此背景下，我國國企檔案管理工作的信息化發(fā)展也成了必然趨勢。在檔案管理信息化建設(shè)的實際過程中，要想實現(xiàn)信息資源的有效共享，檔案管理工作人員就要改變原有的工作理念，重視信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用。檔案管理工作人員要積極利用信息化技術(shù)對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的實際價值，并使其價值得到充分發(fā)揮[6]。

所以，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，要提高對有關(guān)人員思想的重視，使其轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，從更深層次意識到將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作對企業(yè)的發(fā)展具有重要作用，及時改進(jìn)工作方法。

提升國企檔案管理工作人員的信息化意識

在實際工作中，將檔案管理工作與信息化技術(shù)結(jié)合起來的需要對檔案管理工作人員提出了更高的專業(yè)技能要求，同時，其還需要相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的職業(yè)道德素養(yǎng)。目前，我國國企的檔案管理信息化水平還不夠高，因此需要相關(guān)工作人員具有較強(qiáng)的綜合能力，能夠及時冷靜地處理各種突發(fā)問題。此外，在檔案管理信息化建設(shè)的過程時，工作人員需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并存儲到計算機(jī)中，這要求工作人員具有較高的計算機(jī)操作水平。

首先，國企檔案管理工作人員必須具有較高的職業(yè)道德素質(zhì)和較強(qiáng)的專業(yè)技術(shù)能力。因此，國企必須引進(jìn)高新技術(shù)人才，不斷提高檔案管理的信息化水平。優(yōu)質(zhì)的技術(shù)人才是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，可以為檔案信息化管理工作的完善與提升打下堅實的基礎(chǔ)。其次，在檔案管理信息化發(fā)展的過程中，相關(guān)人員必須意識到該工作不是簡單地將紙質(zhì)檔案錄入計算機(jī)中，還需要不斷跟進(jìn)，確保檔案信息不會被泄露。這就需要檔案管理工作人員不斷學(xué)習(xí)，提高自身運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)的能力，并掌握一定的網(wǎng)絡(luò)維修能力，從而能夠及時應(yīng)對工作過程中遇到的突發(fā)狀況。國企有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視信息化技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，積極組織相關(guān)人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，使檔案管理工作人員能夠熟練地運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)，并不斷提高其職業(yè)道德和思想意識。最后，國企要激發(fā)員工的創(chuàng)新能力，鼓勵工作人員為檔案管理信息化發(fā)展獻(xiàn)計獻(xiàn)策，進(jìn)而提升國企檔案管理信息化發(fā)展的速度。

積極引入信息化管理技術(shù)人才

隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，市場對信息化技術(shù)人才的需求不斷增加，國企檔案管理信息化建設(shè)更需要專業(yè)的技術(shù)人才為其保駕護(hù)航，從而促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)更加標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。信息化管理技術(shù)人才在國企檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，可以幫助原有的工作人員更新工作理念，樹立現(xiàn)代化的管理觀念[7]?？梢詮囊韵聨追矫嫒胧?，引進(jìn)信息化管理技術(shù)人才。

首先，要加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理工作人員的培訓(xùn)，不斷提高其專業(yè)技術(shù)能力，使其能夠滿足信息化檔案管理工作的實際需求。同時積極拓寬招聘渠道，優(yōu)化人才引進(jìn)方式。其次，利用管理外包或臨時招聘的方式，積極引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人才，不斷為檔案管理人才隊伍引進(jìn)新鮮血液。這種橫向的管理方式是對人力資源管理工作的一種創(chuàng)新，可以保證國企檔案管理工作的先進(jìn)性，進(jìn)而推動國企檔案管理工作全面創(chuàng)新與發(fā)展。

構(gòu)建國企信息化檔案管理平臺

國企的檔案管理工作十分復(fù)雜，不僅要對檔案信息進(jìn)行收集、分類和整理，還要對檔案信息進(jìn)行分析，因此，要想提高國企檔案管理工作的整體質(zhì)量，就要對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行有效監(jiān)管，建立信息化檔案管理平臺，為不同部門及時提供其所需的檔案信息資源，提高檔案的共享能力。在開展國企檔案管理工作的過程中，信息資料的收集會涉及不同部門，這就相關(guān)人員需要利用信息化檔案管理平臺對檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集，保證其精準(zhǔn)性。此外，還需要安排專業(yè)人員對信息化檔案管理平臺進(jìn)行定期維護(hù)和實時更新，確保平臺可以正常運(yùn)行。

提升信息化檔案管理的安全性

信息化時代，我國國企的檔案管理工作發(fā)展到了一個新時期，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案逐漸被淘汰，取而代之的是信息化的數(shù)字檔案。現(xiàn)階段，大部分國企都已經(jīng)采用現(xiàn)代化的方式對檔案進(jìn)行管理，積極建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并對相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行云存儲。在實際管理工作中，電子檔案具有很大優(yōu)勢，對促進(jìn)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提升具有積極作用。但是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開放性，這導(dǎo)致其面臨著被黑客和病毒入侵的風(fēng)險，非常容易造成數(shù)據(jù)信息的泄露和丟失，嚴(yán)重威脅著國企檔案管理工作的安全性和穩(wěn)定性。檔案管理工作是國企很多工作順利開展的基礎(chǔ)，所以，國企在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時，必須將檔案的安全性放在首要位置。在具體實踐中，國企要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，并利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)加強(qiáng)對檔案的監(jiān)控和管理，提高信息化檔案管理的安全性[8]。

在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，國企要構(gòu)建一個綜合性強(qiáng)、安全性高的信息化檔案管理系統(tǒng)，推動檔案管理工作穩(wěn)步發(fā)展。有關(guān)技術(shù)人員要對信息化檔案管理系統(tǒng)的軟件和硬件進(jìn)行科學(xué)測試，明確其使用范圍，確保檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。此外，技術(shù)人員還要對數(shù)字化檔案資源進(jìn)行安全處理和保密處理，建立優(yōu)質(zhì)的防護(hù)系統(tǒng)，確保其可以隨時應(yīng)對各種惡意攻擊，并建立有效的監(jiān)控和報警機(jī)制，實現(xiàn)對檔案信息的全面保護(hù)。技術(shù)人員還要對相關(guān)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行備份，提升國企檔案管理工作的安全性。

完善檔案數(shù)據(jù)資料采集標(biāo)準(zhǔn)化流程

在國企信息化檔案管理工作中，檔案的信息采集工作十分重要，許多企業(yè)都開始利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行信息采集，這給采集人員帶來了極大便利。為了提高社會的信息化水平，國家對相關(guān)的法律法規(guī)和政策進(jìn)行了調(diào)整，國企要及時了解政策的變化，定期對技術(shù)人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保數(shù)據(jù)資料的采集具有合法性。同時，國企還要積極與其他先進(jìn)企業(yè)進(jìn)行溝通，學(xué)習(xí)他們的檔案管理經(jīng)驗，不斷完善自身的檔案管理工作。國企要逐漸建立起科學(xué)的運(yùn)轉(zhuǎn)模式，重視檔案管理信息化發(fā)展，嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定和工作流程進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的采集工作。

總之，信息化時代，國企必須提高對檔案管理工作的關(guān)注與重視程度，并將對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新放在首要位置。國企要將檔案管理工作與信息化技術(shù)充分結(jié)合，在檔案管理實踐中創(chuàng)新管理模式，推動國企檔案管理工作向著高效、高質(zhì)和高共享度的方向發(fā)展。這不僅可以大大提升國企檔案管理工作的整體質(zhì)量和水平，還能幫助各國企之間進(jìn)行及時的信息共享與合作。國企檔案管理工作的信息化建設(shè)是時代發(fā)展的必然要求，因此，檔案管理工作人員必須擁有較強(qiáng)的專業(yè)技能和較高的綜合素養(yǎng)，不僅要熟練使用現(xiàn)代化的管理軟件，積極根據(jù)檔案管理工作的要求進(jìn)行后期的維護(hù)工作，還要發(fā)揮自身的創(chuàng)新性，不斷對國企檔案管理工作進(jìn)行完善。

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