加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

事業(yè)單位在政府工作中扮演著重要角色，而事業(yè)單位的檔案管理工作是保障一切工作順利開展與落實的基礎(chǔ)。隨著社會經(jīng)濟水平的不斷提高與社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)的持續(xù)推進，我國事業(yè)單位改革的進程不斷加快，事業(yè)單位檔案管理工作的難度逐漸提高。在新形勢下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足實際發(fā)展需求，對此，相關(guān)單位要提高重視，制定高效的檔案管理策略，加快檔案管理信息化建設(shè)工作的落實，提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率?，F(xiàn)對加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略進行探究。

事業(yè)單位檔案是對單位內(nèi)部的人、財、物、事等多方面工作的真實記錄，在領(lǐng)導(dǎo)決策、工作考查、機構(gòu)改革、保障職工合法權(quán)益方面有著非常關(guān)鍵的作用，同時其也是保障事業(yè)單位不斷完善自身監(jiān)督體系，有序開展工作的基礎(chǔ)。另外，其在國家檔案資源體系建設(shè)方面也有著較高的價值。目前，大部分事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)的重視程度不足，且存在內(nèi)部職工綜合素質(zhì)較低、軟硬件設(shè)施不完善、管理制度缺失、監(jiān)管手段落后等問題。但伴隨當(dāng)前信息化技術(shù)的發(fā)展以及自動化辦公模式的不斷普及，檔案管理信息化建設(shè)工作逐漸融入事業(yè)單位檔案管理工作中，這也表明當(dāng)前事業(yè)單位需要對內(nèi)部工作做好重新定位，實現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級。

而在此關(guān)鍵工作節(jié)點上，事業(yè)單位需要精確了解傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的問題，制定高效的改進措施，以提高工作人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化檔案管理制度，調(diào)整檔案管理模式，為檔案管理信息化建設(shè)工作的開展創(chuàng)建更多優(yōu)勢條件，進而提高事業(yè)單位檔案管理效率，使其順應(yīng)新時期社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展需求，做到內(nèi)外同步革新。

加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)實意義

事業(yè)單位是將政府職能作為根本宗旨，且具有公益性的單位主體，一個優(yōu)質(zhì)的事業(yè)單位能夠極大地推動社會公共服務(wù)高質(zhì)量發(fā)展，這也間接性地證實了事業(yè)單位存在的必要性和重要價值。而事業(yè)單位的檔案管理工作則直接影響著事業(yè)單位人才招聘、管理等工作的開展以及自身職能的發(fā)揮。現(xiàn)如今，社會不斷發(fā)展進步，事業(yè)單位的規(guī)模體系逐漸壯大，工作人員數(shù)量大幅增加，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理模式難以滿足現(xiàn)實需求，傳統(tǒng)管理方式暴露出一定問題。比如傳統(tǒng)手工記錄的檔案管理方式不僅需要耗費大量的人力和物力，甚至需要占用大量的時間和空間成本，時間久了還會出現(xiàn)檔案信息錯誤、檔案丟失、檔案泄露等諸多問題。

而在信息化背景下，逐漸成熟的信息化技術(shù)為當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理改革優(yōu)化奠定了堅實的基礎(chǔ)，同時也為其提供了充足的技術(shù)支撐。從實際反饋情況來看，在信息化發(fā)展背景下對檔案管理工作進行優(yōu)化具有劃時代的意義，這也是未來社會發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)的檔案管理方式落后，檔案管理機制單一，檔案信息收集渠道局限性較大，信息集成、分析、評價體系不健全，這些問題需要相關(guān)單位提高重視，積極尋找解決辦法。

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢

在檔案管理中融入信息化技術(shù)能夠延長檔案保存的時間。事業(yè)單位在日常工作中會產(chǎn)生大量的檔案資料，而且這種檔案資料基本以紙質(zhì)材料為主，如果將紙質(zhì)材料長時間放置在指定環(huán)境中，沒有及時整理或打掃，很容易造成材料損壞；或者是在遇到突發(fā)情況時，海量資料難以在第一時間得到保護或轉(zhuǎn)移。而信息化檔案管理方式的利用可以使檔案數(shù)據(jù)通過后臺系統(tǒng)直接傳輸?shù)街付ㄓ脖P或移動端平臺中，不僅不會占用大面積的空間，還可以實現(xiàn)檔案資料實時調(diào)取，非常方便。而且現(xiàn)在大部分系統(tǒng)都有備份功能，即使數(shù)據(jù)被損壞或誤刪，也能通過平臺進行數(shù)據(jù)恢復(fù)。

此外，在檔案管理中融入信息化技術(shù)能夠提高檔案資料的便攜性。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，大部分檔案都是紙質(zhì)形式，外出工作時攜帶非常不方便，尤其是在檔案調(diào)取時，需要逐一進行核查。而在信息化檔案管理模式下，只需要將資料儲存在系統(tǒng)或U盤當(dāng)中，這樣不僅可以實現(xiàn)實時查找，還能在線上實現(xiàn)遠程傳輸，提高檔案的利用效率。

加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

信息化檔案管理制度體系不完善

根據(jù)目前的發(fā)展情況來看，事業(yè)單位的檔案管理工作表現(xiàn)出明顯的不足，主要原因就是信息化檔案管理制度的不完善。并且，根據(jù)目前檔案管理信息化建設(shè)工作的開展情況來看，完善信息化檔案管理制度的主要目的就是對檔案管理工作進行規(guī)范化的管理，并結(jié)合完善的檔案管理體系將信息化技術(shù)融入檔案管理工作中。但是目前大部分事業(yè)單位并沒有意識到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性，雖然大部分事業(yè)單位制定了相應(yīng)的管理制度，但是許多制度如同擺設(shè)，并沒有起到實質(zhì)性的作用，檔案管理人員的實際操作也與制度中規(guī)定的內(nèi)容不符，這使得檔案管理工作人員在工作時具有一定的隨意性，無法滿足目前檔案管理信息化建設(shè)工作的需求，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)工作的效率一直無法提高。

沒有意識到檔案管理信息化建設(shè)工作的重要性

隨著我國經(jīng)濟社會的飛速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)在事業(yè)單位發(fā)展過程中起著至關(guān)重要的作用，與此同時，各行各業(yè)都開展了不同程度的檔案管理信息化建設(shè)并取得了很大反響。雖然目前我國信息化程度不斷加深，但是信息化技術(shù)在事業(yè)單位并沒有得到深入的應(yīng)用，事業(yè)單位對信息化建設(shè)的重視程度較低，這就從根本上導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的落實效果不理想。當(dāng)前，事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足時代的需求，在人力辦公的模式下，檔案管理工作的出錯率很高，并且，隨著時代的發(fā)展，大部分檔案資料還面臨丟失的風(fēng)險，這從根本上給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了很多的問題。

工作人員信息化水平較低

從目前出現(xiàn)的種種問題來看，大部分事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)程度較低，檔案管理人才隊伍建設(shè)存在很大的缺陷。首先，事業(yè)單位檔案管理工作人員的信息化水平不高，對工作不認真；其次，在檔案管理工作方面，事業(yè)單位沒有認識到對工作人員進行信息化技術(shù)專業(yè)培訓(xùn)的重要性，忽略了對工作人員的培訓(xùn)，這就導(dǎo)致雖然事業(yè)單位內(nèi)部開始了檔案管理信息化建設(shè)工作，但是工作人員的工作水平和專業(yè)能力卻沒有得到切實提高，無法滿足檔案管理信息化建設(shè)的需求。

加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

優(yōu)化檔案管理信息化系統(tǒng)平臺

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的核心內(nèi)容之一就是加強檔案管理信息化系統(tǒng)平臺的設(shè)計工作。在對信息化系統(tǒng)平臺的各項功能進行優(yōu)化時，應(yīng)該著重使用多種檔案信息資料數(shù)據(jù)采集工具，保障信息收集的多樣性和完善性，這樣也有利于信息化系統(tǒng)平臺可以及時收集到單位內(nèi)部以及各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的歸檔資料數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)對其的有效收集、利用、鑒定等，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。在實際工作開展中，可以從以下幾個層面展開：在初步構(gòu)建電子檔案文件資料形式的過程中，可以將檔案資料文件的起草流程、流轉(zhuǎn)流程等進行連接，然后利用系統(tǒng)平臺的檔案接口與采集引擎做好對接工作，最后根據(jù)檔案資料的歸檔要求對其進行預(yù)先歸檔；對于檔案管理流程，需要結(jié)合檔案管理信息化建設(shè)標準，做好檔案資料的系統(tǒng)化采集、分類管理、檢索查詢、鑒定統(tǒng)計、專題編研等工作，完善檔案管理工作體系；檔案資料的長期管理工作需要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)實需求進行，對數(shù)據(jù)管理、長期存儲、數(shù)據(jù)防偽等工作進行優(yōu)化，或創(chuàng)建出功能更加豐富完善的檔案管理平臺，做好對各種檔案資料的集中化管理，減少問題的出現(xiàn)，保障檔案管理工作規(guī)范化、高效化。

提高檔案信息化管理的標準性和安全性

要想促使當(dāng)前事業(yè)單位檔案信息化管理工作實現(xiàn)標準化發(fā)展，就必須充分根據(jù)事業(yè)單位的實際情況制定更加完善的檔案信息化管理體系，明確事業(yè)單位檔案的分類、格式、編目、歸集、整理等工作的標準，進一步提高檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性與安全性。檔案信息化管理工作會涉及大量復(fù)雜的單位內(nèi)部檔案資料，所以更應(yīng)該注意凸顯檔案信息化管理的安全性。對于事業(yè)單位檔案信息采集工作，首先要對內(nèi)部資料進行明確劃分，特別是一些涉密或機密文件，需要按照標準對檔案進行歸類、采集以及后期存儲載體的轉(zhuǎn)換，保障檔案的安全性；其次，要對事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料的制作收發(fā)、復(fù)制傳遞、保存使用等環(huán)節(jié)作出明確規(guī)定，涉及機密文件的，要按照保密規(guī)定進行，最大可能避免資料數(shù)據(jù)丟失、泄露等問題的出現(xiàn)。除此之外，要做好檔案管理信息化系統(tǒng)軟件、硬件的升級維護工作，特別是要做好檔案資料備份工作，防止系統(tǒng)長時間不更新而發(fā)生數(shù)據(jù)丟失的問題。對于一些內(nèi)部資料的銷毀，應(yīng)嚴格按照電子檔案管理標準執(zhí)行，按照特定程序逐步進行，防止風(fēng)險發(fā)生。

加大資金投入，強化信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

為全面落實事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作，首先，當(dāng)?shù)卣约跋嚓P(guān)單位要引起足夠的重視，并適當(dāng)?shù)丶哟筚Y金投入，為后續(xù)建設(shè)工作的開展提供堅實基礎(chǔ)。另外，還可以為其設(shè)置專項資金。政府除了要投入資金以外，還要帶動相關(guān)單位進行投資，并把建設(shè)資金納入預(yù)算中，從而利用多方力量推動事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。其次，在進行檔案管理信息化建設(shè)時，要對相關(guān)設(shè)備進行更新。由于整體工作模式和檔案管理機制的變化，傳統(tǒng)設(shè)備已經(jīng)無法滿足檔案管理工作需求，對此，相關(guān)部門要依據(jù)管理模式選購專門的設(shè)備，并配備專業(yè)技術(shù)人員開發(fā)對應(yīng)的工作系統(tǒng)，從而對事業(yè)單位的檔案進行信息化、統(tǒng)一化和規(guī)范化管理。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，相關(guān)部門應(yīng)購買電子檔案管理設(shè)備，同時還可引進專業(yè)人才或?qū)ΜF(xiàn)有人才進行培養(yǎng)，使其熟練掌握檔案信息化管理能力。再次，強化信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實現(xiàn)信息化檔案管理。領(lǐng)導(dǎo)或工作人員可以在單位用手機將檔案實時上傳到數(shù)據(jù)庫進行識別檢查，這種方式能夠自動錄入檔案，方便快捷，且出錯率低。最后，提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，使他們能更好地工作，提高工作效率。

打造專業(yè)信息化檔案管理團隊

當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)持續(xù)深入，但是面臨著相應(yīng)人才短缺的問題。如何提高信息化檔案管理的實際效率，怎樣采用全新的管理模式進行檔案管理，是相關(guān)單位在加強專業(yè)信息化檔案管理團隊建設(shè)過程中需要著重思考的問題。為切實提高工作人員的信息化水平，相關(guān)單位可以根據(jù)自身工作模式和檔案管理信息化建設(shè)需求制定對應(yīng)的培訓(xùn)機制，引進相關(guān)技術(shù)人才對現(xiàn)有工作人員進行系統(tǒng)化的培訓(xùn)，在提高工作人員信息化水平的同時，增加其知識儲備。另外，還可以舉辦技術(shù)交流會，讓不同單位的工作人員進行溝通交流，相互借鑒，提高自身的專業(yè)水平。單位內(nèi)部還可以開設(shè)線上學(xué)習(xí)課程，方便工作人員隨時隨地進行學(xué)習(xí)，從而打造一支高素養(yǎng)、高水平的事業(yè)單位檔案管理人才隊伍。

健全信息化檔案管理法律體系

雖然當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)正在全面進行，但是針對此項建設(shè)工作的相關(guān)法律體系和規(guī)章制度卻不是很完善。相關(guān)法律體系和規(guī)章制度是檔案管理信息化建設(shè)的重要保障，相關(guān)單位要引起高度重視，并積極制定具有針對性的規(guī)章制度，確保后續(xù)信息化檔案管理工作有章可依。在制定相關(guān)規(guī)章制度前，要對不同地區(qū)進行調(diào)查分析，掌握事業(yè)單位檔案管理工作的具體特點和實際要求，從而為制度的完善提供參考，同時保障規(guī)章制度的內(nèi)容有較強的針對性。另外，還要對工作人員的基本義務(wù)和相關(guān)責(zé)任作出明確規(guī)定。在全新制度落實前，可以先選擇部分地區(qū)進行試用，根據(jù)反饋對制度進行優(yōu)化和調(diào)整。

綜上所述，面對檔案管理信息化建設(shè)的必然趨勢，相關(guān)事業(yè)單位務(wù)必要提高對此項工作的重視程度，積極高效地解決現(xiàn)存問題。事業(yè)單位要基于現(xiàn)實角度和未來發(fā)展方向構(gòu)建完善的檔案管理體系，搭建與之匹配的檔案管理信息化系統(tǒng)平臺，優(yōu)化系統(tǒng)內(nèi)部各項功能，滿足其日常工作需求。除此之外，還要構(gòu)建信息安全監(jiān)控機制，保障各種檔案信息傳輸、錄入的安全性，提高檔案管理人員的信息化水平和專業(yè)水平，使其在發(fā)現(xiàn)問題時能夠第一時間作出應(yīng)對，進而推動事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量和效率的提高。

參考文獻

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