事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展研究

事業(yè)單位檔案管理效果直接影響著其他工作的順利開(kāi)展。事業(yè)單位是社會(huì)體系中比較重要的職能單位，其檔案管理質(zhì)量與管理水平持續(xù)提升，檔案管理功能不斷完善，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)發(fā)展十分有利。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位所管理的檔案資料更加豐富，檔案管理的難度也將越來(lái)越大。為此，需要繼續(xù)完善和創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作，從而逐步提高事業(yè)單位的檔案管理效率。

事業(yè)單位作為當(dāng)今社會(huì)事務(wù)管理的重要參與者，履行基本公共服務(wù)職能，受到政府和社會(huì)各界的廣泛監(jiān)督。檔案管理是事業(yè)單位開(kāi)展日常工作的重要基礎(chǔ)，是科學(xué)決策的重要保障。對(duì)事業(yè)單位管理實(shí)施全面科學(xué)的管理，不僅可以為事業(yè)單位人員流動(dòng)提供一定的信息支持，還可以促進(jìn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。但在實(shí)踐中，很多事業(yè)單位的檔案資料過(guò)多，限制了各類檔案的管理效率，導(dǎo)致檔案管理問(wèn)題越來(lái)越突出。因此，事業(yè)單位需要不斷更新和完善檔案管理措施，與時(shí)俱進(jìn)，以便提高檔案管理效率。

事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的必要性

檔案是事業(yè)單位日常工作的重要對(duì)象，其形式多種多樣，能夠?yàn)槭聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)的決策依據(jù)。事業(yè)單位屬于公益性部門(mén)，涉及的檔案大部分用于為公眾服務(wù)，因此，做好檔案管理工作非常重要。通過(guò)檢索和查詢檔案，可以為當(dāng)前和未來(lái)的檔案管理應(yīng)用提供參考。同時(shí)，事業(yè)單位檔案具有一定的保密性，在實(shí)際管理社會(huì)公共事務(wù)的過(guò)程中，能夠及時(shí)向有關(guān)管理或執(zhí)法機(jī)關(guān)提供有效的資料檢索與歸檔方式，以促進(jìn)對(duì)社會(huì)事業(yè)的有效監(jiān)管。由此可見(jiàn)，檔案管理有著重要作用，保證了事業(yè)單位的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也為事業(yè)單位檔案的使用和保管提供了極大便利。

事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容

統(tǒng)籌管理事業(yè)單位檔案基礎(chǔ)資料，并記錄下相關(guān)的重大事件，是目前事業(yè)單位檔案管理的一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，直接影響著事業(yè)單位檔案管理工作的正常開(kāi)展。信息化是當(dāng)今世界經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的主流，隨著信息時(shí)代的飛速發(fā)展，檔案保管工作變得極其重要，故應(yīng)高度重視該項(xiàng)工作，并投入相應(yīng)的人力、物力、財(cái)力，以保證該項(xiàng)工作順利開(kāi)展。事業(yè)單位檔案管理涉及社會(huì)信息、人力資源信息、質(zhì)量技術(shù)信息、管理信息等諸多方面。事業(yè)單位檔案管理工作并非只是查閱、管理資料，作為管理人員，應(yīng)對(duì)檔案實(shí)行全面管理，對(duì)資料進(jìn)行鑒別，對(duì)檔案進(jìn)行研究，編制和保管各類資料，及時(shí)向需要的單位和個(gè)人提交檔案文件。檔案管理是行政管理工作的一部分，為有關(guān)部門(mén)提供了依據(jù)和借鑒，而這種作用與意義也將隨著社會(huì)文明程度的提高而日益擴(kuò)大。

事業(yè)單位檔案管理是一切管理工作的核心，也體現(xiàn)著事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程。檔案中記錄了單位所取得的重要成果，并且能夠合理引導(dǎo)事業(yè)單位檔案管理工作有效開(kāi)展。另外，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化和改善能夠幫助組織人員熟悉當(dāng)前的工作環(huán)境，找出并解決工作中出現(xiàn)的實(shí)際困難，從而優(yōu)化改進(jìn)工作，并使事業(yè)單位管理者掌握工作的實(shí)際狀況和所取得的重要成果，進(jìn)而有效指導(dǎo)管理工作。

事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展難點(diǎn)

檔案管理是事業(yè)單位日常管理工作中的重要環(huán)節(jié)，銜接著各項(xiàng)管理工作。檔案管理工作有著完善的操作體系，各個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格按照要求進(jìn)行。不過(guò)，由于發(fā)展環(huán)境的變遷，原有的制度規(guī)范已經(jīng)顯現(xiàn)出不足，許多新情況也隨之產(chǎn)生，這影響了事業(yè)單位檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

檔案管理人員整體素質(zhì)有待提高

事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效果尚有待提高。缺乏專業(yè)的檔案管理人員，且在具體的檔案管理項(xiàng)目上缺乏針對(duì)性，直接影響了檔案管理人員的工作熱情，也導(dǎo)致檔案管理工作的效率和質(zhì)量低下。目前我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作處在關(guān)鍵時(shí)期，由于許多檔案管理人員在日常工作中對(duì)檔案保管的認(rèn)識(shí)并不清晰，不愿意長(zhǎng)時(shí)間從事檔案管理工作，因此人事變動(dòng)較大。

缺乏完善的檔案管理體系

事業(yè)單位檔案管理工作需要建立健全檔案管理體系，以保障檔案管理工作的順利開(kāi)展。但目前，事業(yè)單位在檔案管理方面還缺乏統(tǒng)一的管理體系，檔案相對(duì)分散，各類檔案的利用效率較低，這增加了事業(yè)單位檔案管理工作的難度。同時(shí)，檔案管理制度缺少科學(xué)性和完備性，阻礙了我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展。未能從根本上重視檔案管理工作，導(dǎo)致許多檔案管理人員不受相關(guān)制度體系的約束，沒(méi)有嚴(yán)格遵守管理程序和標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作難以有效落實(shí)，使得實(shí)際檔案管理工作更加混亂。對(duì)此，應(yīng)該進(jìn)一步增強(qiáng)檔案工作的科學(xué)性和專業(yè)性，加大開(kāi)發(fā)檔案信息資源的力度，對(duì)檔案信息進(jìn)行深加工，深度開(kāi)發(fā)檔案信息，完善檔案開(kāi)發(fā)利用的管理機(jī)制。

檔案管理信息化程度不高

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的水平不高，檔案管理手段單一、滯后。盡管計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域日益擴(kuò)大，但在檔案管理工作過(guò)程中，信息技術(shù)的應(yīng)用在各方面仍然存在一定的局限性。再加上事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)沒(méi)有設(shè)置數(shù)字化檔案管理裝置，導(dǎo)致硬件不符合檔案管理的基本條件，現(xiàn)代化管理效率不高。此外，邊遠(yuǎn)地區(qū)缺乏專用檔案，數(shù)字化硬件設(shè)備不齊全，工作人員的管理手段也相對(duì)簡(jiǎn)單，導(dǎo)致管理質(zhì)量和效率較低。

缺乏充足的資金保障

新時(shí)期，檔案管理工作發(fā)生了巨大改變，工作內(nèi)容不僅僅是信息資料的搜集與處理，還涉及信息檢索與統(tǒng)計(jì)分析。檔案管理工作日益復(fù)雜，其現(xiàn)在不僅需要各部門(mén)的合作，還需要良好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。然而，很多事業(yè)單位檔案管理經(jīng)費(fèi)保障不夠，檔案保管條件簡(jiǎn)陋，缺乏完備的防蟲(chóng)防霉設(shè)備，檔案保管室的基本建設(shè)不完善，造成檔案保管室的基礎(chǔ)設(shè)施不健全。有些檔案保管室只配備了一個(gè)文件箱和計(jì)算機(jī)，致使原有的紙質(zhì)資料發(fā)生霉變甚至損壞。另外，部分檔案管理工作還是靠人工完成，嚴(yán)重浪費(fèi)了人力、物力。

四、事業(yè)單位檔案管理工作的開(kāi)展措施

優(yōu)化檔案管理體系

事業(yè)單位檔案管理工作涉及國(guó)計(jì)民生的各項(xiàng)內(nèi)容，與一般的檔案管理工作有很大區(qū)別。在實(shí)際工作的開(kāi)展中，應(yīng)該制定更完善的管理體系，有效約束檔案管理人員的行為。在制度層面，要建立健全檔案管理體系，配備相應(yīng)的人力資源，組建檔案監(jiān)測(cè)管理隊(duì)伍，明確監(jiān)督管理的內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，構(gòu)建清晰的外部監(jiān)督管理體系，充分調(diào)動(dòng)社會(huì)力量對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行協(xié)同監(jiān)督，不斷提高檔案管理工作的透明度和公開(kāi)性，讓社會(huì)力量更好地參與進(jìn)來(lái)。監(jiān)督管理事業(yè)單位的檔案管理工作，必須充分調(diào)動(dòng)各類社會(huì)資源，廣泛動(dòng)員群眾參與事業(yè)單位檔案管理工作，以確保事業(yè)單位檔案管理工作順利開(kāi)展。

由此可見(jiàn)，完善事業(yè)單位檔案管理制度是推動(dòng)檔案管理工作高效開(kāi)展的關(guān)鍵。一套完善的檔案保管制度能夠有效推動(dòng)事業(yè)單位檔案的全面管理工作。因此，必須從制度上入手，對(duì)檔案管理人員開(kāi)展檔案管理工作職責(zé)的規(guī)范指引，合理分工，以發(fā)揮檔案管理工作的作用和使用價(jià)值。事業(yè)單位在開(kāi)展實(shí)際檔案管理工作時(shí)，需明確檔案的主要內(nèi)容，公平分配工作內(nèi)容。對(duì)于資料歸檔，需要確保檔案資料的完整性，加強(qiáng)分類意識(shí)，避免檔案資料雜亂無(wú)章。

加強(qiáng)專業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

事業(yè)單位在開(kāi)展具體工作的過(guò)程中，要加強(qiáng)專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)專業(yè)人才與高素質(zhì)人才的融合，盡可能地留住人才。在人才認(rèn)定過(guò)程中，事業(yè)單位也可以將檔案信息化管理發(fā)展為行業(yè)特色，繼續(xù)投入更多的人力、物力、財(cái)力，讓更多優(yōu)秀人才看到相關(guān)工作的前景，增強(qiáng)本單位的引才、聚才能力。同時(shí)，引進(jìn)外來(lái)人才需要花費(fèi)更多的人力、物力、財(cái)力，事業(yè)單位可以從內(nèi)部檔案管理人員的再教育入手，建立有組織的拔尖創(chuàng)新人才培養(yǎng)體系，使他們掌握更先進(jìn)的技術(shù)，完善其知識(shí)體系，豐富其知識(shí)儲(chǔ)備，提高檔案信息化管理效率?，F(xiàn)代檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的信息技術(shù)能力，在信息管理等方面有所建樹(shù)，以適應(yīng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新、改革和發(fā)展的需要。因此，事業(yè)單位應(yīng)從內(nèi)部人才培養(yǎng)的角度出發(fā)，不斷構(gòu)建行之有效的人才培養(yǎng)機(jī)制，通過(guò)完善輔導(dǎo)培訓(xùn)體系、確定課程內(nèi)容、促進(jìn)對(duì)外交流合作、檢驗(yàn)培訓(xùn)成果等方式提升對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)質(zhì)量。

提高檔案管理流程標(biāo)準(zhǔn)化程度

在開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理工作的過(guò)程中，需要根據(jù)各類檔案的功能和內(nèi)容，確定合理標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理流程，并對(duì)本單位各個(gè)時(shí)期產(chǎn)生的檔案進(jìn)行分類，以了解各類檔案的適用范圍，同時(shí)結(jié)合各部門(mén)實(shí)際情況，確定恰當(dāng)?shù)墓芾砟Ｊ剑嵘龑?duì)各類檔案資料的管理效果，加快各項(xiàng)工作的實(shí)際開(kāi)展速度。同時(shí)，從事業(yè)單位各部門(mén)的具體工作要求和相關(guān)模式出發(fā)，根據(jù)具體內(nèi)容調(diào)整檔案管理程序和要求，做好檔案相關(guān)信息處理工作，以確保事業(yè)單位檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。在完善事業(yè)單位檔案管理流程的同時(shí)，要將各類檔案的實(shí)際管理水平提升到一定水平，從檔案管理工作存在的不足入手，制訂合理的解決方案，認(rèn)真克服事業(yè)單位檔案管理運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)質(zhì)量提升。另外，建立檔案安全防范制度，提升事業(yè)單位檔案管理服務(wù)質(zhì)量和效益，增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理安全規(guī)范，建設(shè)完善的安全防范機(jī)制，以確保突發(fā)性檔案安全問(wèn)題能夠得到及時(shí)有效的解決。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全防控體系建設(shè)，定期排查計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒、隱患和漏洞，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)各種威脅檔案文件安全的問(wèn)題。

檔案管理工作應(yīng)側(cè)重于創(chuàng)建記錄。檔案是對(duì)正在發(fā)生的事情或已經(jīng)發(fā)生的事情的記錄，編制的檔案必須準(zhǔn)確真實(shí)。在建檔過(guò)程中，要以基層為重點(diǎn)，以實(shí)地調(diào)研的形式開(kāi)展檔案建設(shè)，建立基礎(chǔ)信息臺(tái)賬，做到一查一立、一人一戶。通常，在創(chuàng)建檔案的過(guò)程中，必須正確記錄事件的起因、過(guò)程、結(jié)果以及與事件相關(guān)的人員。傳統(tǒng)的建檔方式往往需要現(xiàn)場(chǎng)人工巡檢，這種方式所需時(shí)間長(zhǎng)，工作效率低。當(dāng)前事業(yè)單位要在原有基礎(chǔ)上實(shí)行檔案管理新模式，因地制宜，牢牢把握工作重點(diǎn)，利用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集檔案信息。

加大資金投入，加快信息化建設(shè)

事業(yè)單位要加大資金投入，改善現(xiàn)有的檔案管理設(shè)備狀況。為檔案管理人員配備專用的電子閱覽室，嚴(yán)格按照現(xiàn)代化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，并采取防火、防水和防盜的安全措施。同時(shí)，要防止日光直射，若采用人工采光方式，應(yīng)正確選用防爆型式，以免引發(fā)重大火災(zāi)。

事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的蓬勃發(fā)展要通過(guò)不斷拓展投資途徑，多措并舉，共同籌集發(fā)展資金，才能有效提升檔案管理信息化水平。事業(yè)單位要與國(guó)家財(cái)政管理部門(mén)深入交流，爭(zhēng)取國(guó)家扶持資金，通過(guò)設(shè)立檔案專項(xiàng)資金，不斷促進(jìn)檔案信息化建設(shè)水平提高。此外，必須意識(shí)到公共機(jī)構(gòu)的檔案管理任務(wù)繁重，不斷優(yōu)化管理模式，加大信息系統(tǒng)建設(shè)投入，進(jìn)一步推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，滿足當(dāng)前檔案管理工作需求。在信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)上，引進(jìn)更先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，不斷提高檔案分類和數(shù)據(jù)采集效率，確保各類檔案數(shù)據(jù)得到合理處理，利用信息技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密。引入個(gè)性化管理軟件，根據(jù)自身實(shí)際情況對(duì)檔案管理人員進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，加強(qiáng)和提高考勤統(tǒng)計(jì)、檔案信息、工作成果及相關(guān)證件的保密性，開(kāi)展公共平臺(tái)建設(shè)活動(dòng)，公開(kāi)部分非涉密檔案材料，以便人們可以更好地訪問(wèn)它們?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)還應(yīng)引入安全管理設(shè)施，防止相關(guān)設(shè)施設(shè)備受到環(huán)境變化的影響。及時(shí)開(kāi)展巡查活動(dòng)，出臺(tái)各項(xiàng)管理維護(hù)機(jī)制，確保各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施有效運(yùn)行。

此外，還有必要引入更為先進(jìn)的信息管理系統(tǒng)，以提高查詢和使用檔案數(shù)據(jù)的速度。借助先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)施設(shè)備，充分發(fā)揮信息技術(shù)的實(shí)時(shí)性和便捷性優(yōu)勢(shì)，有效提升事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，保證其在檔案管理工作中得到充分利用。將重復(fù)性工作轉(zhuǎn)化為高技術(shù)含量、高洞察力的內(nèi)容，為各項(xiàng)管理決策提供保障，優(yōu)化事業(yè)單位管理方案，加強(qiáng)技術(shù)研發(fā)和創(chuàng)新，提升事業(yè)單位檔案管理能力。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，數(shù)字化管理正逐漸成為事業(yè)單位檔案管理改革的必然選擇。數(shù)字化設(shè)施對(duì)提高公共機(jī)構(gòu)的檔案管理效率和水平具有重要作用。因此，在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，事業(yè)單位檔案工作人員應(yīng)采用系統(tǒng)方法搜集檔案信息，并把這些信息準(zhǔn)確錄入電腦，以便對(duì)檔案信息進(jìn)行快速整理，并制作出正確的電子檔案。在事業(yè)單位檔案管理模式下，要對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案進(jìn)行同步管理，以有效加強(qiáng)和完善事業(yè)單位的日常檔案管理工作。

綜上所述，要切實(shí)提升事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際效果，充分發(fā)揮各類檔案在事業(yè)單位專項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中的作用，為事業(yè)單位的順利開(kāi)展提供全方位的支撐。當(dāng)前形勢(shì)對(duì)事業(yè)單位檔案管理發(fā)展有了新的要求和目標(biāo)，對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)該從管理方法、制度體系和專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)等方面入手，將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，從而切實(shí)提高事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展水平。

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