關于高校檔案分類方案編制的實踐與反思

目前，指導高等學校檔案工作的主要依據(jù)是《高等學校檔案管理辦法》（教育部 國家檔案局令（第27號）），該條令對高等學校的檔案管理工作進行了規(guī)范指導。該條令第三章“檔案管理”對高等學校檔案收集、整理、保管工作都作出了較為明確的規(guī)定。本文結(jié)合筆者所在單位開展的檔案分類方案、歸檔范圍和檔案保管期限表編制工作實踐及近年來的檔案管理工作，介紹高等學校檔案分類方案的產(chǎn)生過程，并進行了反思和總結(jié)。

檔案分類方案編制的現(xiàn)實意義

      是加強高校檔案資源建設的需要

高校檔案分類方案是規(guī)范和指導檔案的形成與收集、整理與歸檔、鑒定與銷毀等工作的一項基本檔案制度。全面推行檔案分類方案，對于進一步提升高校檔案業(yè)務和信息化水平，建設覆蓋面更加廣泛、內(nèi)容更加豐富、結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化的檔案資源體系，維護高校檔案資源完整與安全，促進檔案事業(yè)健康長遠發(fā)展具有重要意義。隨著高等教育逐漸走向內(nèi)涵式發(fā)展，近二十年來，筆者所在學校的辦學規(guī)模、辦學層次都實現(xiàn)了跨越式發(fā)展，學科門類越來越齊全，學歷層次越來越豐富，涵蓋專、本、碩、博各個學歷層次，職能部門越來越健全，立檔部門數(shù)量增加，教學、科研、管理工作中產(chǎn)生的檔案材料越來越豐富。為確保檔案材料應歸盡歸，根據(jù)各立檔部門工作實際，編制出更為詳細、更具可操作性的檔案分類方案、明確各部門的歸檔范圍、分類類目和保管期限，是當前檔案資源建設的迫切需要。

      是推行部門立卷歸檔制度的需要

      部門歸檔制度是我國檔案管理工作長期推行的一項檔案收集、整理制度。就具體立檔而言，該制度的執(zhí)行效果影響著本單位的檔案資源建設。部門歸檔制度能否順利執(zhí)行，其影響因素是多方面的，其中檔案分類方案的編制、分類方法的選用對部門立卷歸檔制度的執(zhí)行有著相當重要的影響。27號令中十一大類問題分類法已深入人心，但較為籠統(tǒng)，在機構(gòu)職能越來越全面、歸檔文件越來越龐雜的現(xiàn)實壓力下，現(xiàn)有二級目錄的檔案分類制度給多個立檔部門同時歸檔帶來諸多不利影響。受同一個二級類目及保管期限的限制，項目之間容易產(chǎn)生相互交叉包容的問題，同一個類目下多個歸檔部門容易出現(xiàn)排隊等號、重號等問題，既考驗專職檔案員的問題研判能力、溝通協(xié)調(diào)能力和對部門檔案員的工作指導能力，也影響了歸檔效率，尤其在推行部門立卷歸檔制度的背景下，辦公自動化、文檔一體化趨勢更加明顯，檔案類目分類越明確，實際歸檔操作就越簡便。

      是提升高校檔案管理質(zhì)量的需要

      檔案分類的最終目的是形成檔案資源的順序，便于檢索利用，這是高校檔案管理的關鍵和核心。結(jié)合各單位的工作實際，規(guī)范檔案門類劃分、統(tǒng)一分類方法、明確檔案整理要求，從而提高檔案資源管理的科學化、規(guī)范化、標準化水平。在高校檔案分類過程中，按照相關標準和要求，對檔案類別進行精準劃分，降低后期查詢和利用所耗費的時間和人力成本，使高校檔案管理的系統(tǒng)性、專業(yè)性更強，切實保障高校檔案管理的科學性。編制好檔案分類方案，使檔案收集和整理更加科學合理，從而規(guī)范檔案管理工作，提高檔案資源檢索、整理、歸檔、查閱等流程的科學化、規(guī)范化和標準化水平，便于檔案利用相關主體對檔案資源的高效利用。

 檔案分類方案編制的過程回顧

      高校檔案分類方案編制的基本原則和依據(jù)

      以高校在管理活動中形成的各種形式、各種載體的檔案為對象，在充分遵循檔案的形成規(guī)律和特點的前提下，將同一門類的檔案材料集中歸檔。類目設置按照《高等學校檔案管理辦法》第十五條相關要求為標準，文書檔案按照《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》執(zhí)行，具體業(yè)務檔案按相關業(yè)務檔案管理規(guī)定執(zhí)行。同時，遵循高校教學、科研、管理工作的要求，結(jié)合學校自身辦學特色和工作需要，確保納入歸檔范圍的文件材料能夠全面、系統(tǒng)地反映學校的基本面貌和主要職能活動。

      高校檔案分類方案的編制過程

      本著“平穩(wěn)、高效、務實、完整”的工作原則，筆者所在學校全面開展檔案分類方案的編制工作，為保證編制工作的系統(tǒng)性、科學性和分類方案的實用性、時效性，由檔案館牽頭負責起草工作，全校各部門共同參與，經(jīng)多方調(diào)研、征求意見和建議，反復論證修改，前后經(jīng)過了三輪征求意見和建議，歷時一年半，十幾次局部修改，最終定稿，經(jīng)校長辦公會研究通過后，報送上級業(yè)務主管部門審查備案。

        高校檔案分類方案的主要內(nèi)容

高校檔案分類方案主要分四章，第一章為編制說明，含編制目的、編制原則、編制依據(jù)；第二章為檔案實體類目的設置與標識，含一、二、三級類目的劃分、設置和標識；第三章為學校各類檔案實體分類主表；第四章為檔號的編制及檔案實體的排架。附件為學校歸檔材料分類類目、歸檔范圍和保管期限表。

  高校檔案分類方案的特點

       遵循“共性+個性”相結(jié)合的原則，將部分類目分類層級增設至三級

盡量維護與原有檔案分類體系的相對穩(wěn)定，遵循“共性+個性”相結(jié)合的原則，擴充一級、二級類目，對部分二級類目增設了三級目錄?！?/span>高等學校檔案管理辦法》中第三章第十五條中將高等學校歸檔文件材料分為十一大類，并對十一大類文件材料的歸檔范圍作了較為寬泛的規(guī)定。由于電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶、光盤、硬盤等不同檔案載體的保管環(huán)境和保管技術要求有所不同，根據(jù)檔案的形成規(guī)律和特點，為便于分類保管，增加了聲像類、實物類兩個分類，二級目錄擴展至十三大類，并將聲像類、實物類與文書檔案分類中歸檔的檔案材料包括紙質(zhì)、電子、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式相關檔案作了互見號標記。

原有二級類目有的類目歸檔內(nèi)容與學校的職能部門工作職責一一對應，但也有很大一部分類目的歸檔內(nèi)容涉及多個歸檔部門，或者一個歸檔部門的歸檔文件涉及多個不同的類目。結(jié)合學校實際工作，從便于歸檔操作的角度出發(fā)，將黨群類、行政類、教學類、科研項目、產(chǎn)品、基建單項工程、儀器設備項目等分類層級擴展至三級目錄。

面對研究生學位檔案和本科生學籍檔案數(shù)量越來越多的情況，在教學類檔案中引入三級目錄，在原有的二級類目下再按學歷層次和性質(zhì)設置三級類目，比如：JX1111、JX1112、JX1113分別對應研究生教育、本?？粕逃⒑屠^續(xù)教育（職業(yè)教育），對應該類目歸檔工作的職能部門是研究生院、教務處和繼續(xù)教育學院。在實際歸檔操作時，三個部門可以同時進行，不用等待分配檔號、也不用擔心漏號或重號，在黨群類和行政類部分二級類目下也涉及類似問題。在二級類目下引入三級目錄，減少了專職檔案員對多個部門檔案員同時執(zhí)行歸檔操作時的交叉協(xié)調(diào)工作，便于提升檔案部門立卷歸檔工作效率，也有利于檔案的集中保管和查詢利用。

       遵循唯一性原則，將各門類檔案實體的整理、排架方式固定下來

盡量維護檔號模式的相對穩(wěn)定，將檔號結(jié)構(gòu)、整理方式、排架順序用書面形式記錄下來。檔號是用字符形式固定檔案實體和反映檔案排列順序的一組代碼，具有唯一性、合理性、穩(wěn)定性的特點。所有檔案均不得重號，方便插卷，并使其有充分擴展的余地，不得隨意變動或調(diào)整，同時使其適應計算機管理的需要，有效發(fā)揮檔號排架、檢索的雙向功能。

在檔案分類方案編制工作之初，根據(jù)工作實踐，對檔案門類進行劃分，不同檔案門類特點不同，所用的整理模式、分類標準和層級、檔號編制等也不一致。如文書檔案宜采用文件級整理模式，科技、基建、產(chǎn)品、設備類業(yè)務檔案更適宜按項目進行分類組卷。不同檔案門類所采用的分類標準、層級與對應的檔號編制之間不一致的問題不會造成管理混亂。相反，在實際工作中，部門檔案員根據(jù)確定的檔號編制方案，更容易進行歸檔操作，從而提升檔案管理效率。

       遵循“應歸盡歸”原則，確定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表

在全面了解各立檔單位工作職能的基礎上，確定文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表。在檔案分類方案的編制過程中，由學校檔案館牽頭，根據(jù)國家檔案局8號令、10號令列出的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表制定共性文件的材料歸檔范圍和檔案保管期限表，同時結(jié)合各立檔單位的工作特點及相關業(yè)務要求，形成具有本部門特點的歸檔文件目錄。在涉及具體文件材料的歸檔范圍劃分和檔案保管期限的確定時，全面考慮，從長計議。文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的明確，使各個立檔單位在進行歸檔工作時能夠“按圖索驥”。

檔案分類方案編制過程既是一次全校各部門對本部門工作職能、職責清單進行梳理的過程，也是一次歸檔意識的宣貫過程。通過厘清本部門文件材料歸檔范圍，全面細致地貫徹“應歸盡歸”的檔案工作意識，加強從分管檔案工作的中層干部到部門檔案員的存檔歸檔意識，并對日常工作產(chǎn)生潛移默化的影響，在一定程度上提升了檔案管理工作的效率。

        對高校檔案分類方案編制的反思

高校檔案分類方案的編制是為了適應檔案精細化管理和檔案資源建設、加強檔案高效利用而進行的一項創(chuàng)新性工作。盡管還存在一些不足，但就該制度在筆者所在單位實施近兩年來的工作效果而言，還是比較符合高校檔案管理工作實際需要的，檔案分類方案的編制對完善學校檔案實體分類，加強檔案資源建設，實現(xiàn)檔案編號、排架和檢索的標準化和規(guī)范化都起到了積極作用。

       從集中統(tǒng)一的角度，注重方案編制的系統(tǒng)性

起草檔案分類方案時，由于檔案庫房場地、檔案工作人員認知等諸多原因，可能會存在某類檔案獨立管理、檔案管理人員對分類管理的認知不明晰或立檔單位歸檔的積極性、參與度不高等問題。通過全面梳理工作職責，細致劃分檔案歸檔范圍，從制度層面架構(gòu)檔案集中統(tǒng)一管理的認知，使得全校各部門在進行檔案歸檔、管理和分類等方面達成共識，只有這樣，才能在實際編制工作中形成有效合力。

       從科學、穩(wěn)定的角度，注重分類類目的一致性

在設置檔案分類類目、劃定歸檔范圍和保管期限表時，注重科學性和穩(wěn)定性。隨著高校內(nèi)部組織機構(gòu)的合并、撤銷、設立等，原檔案分類類目與組織機構(gòu)一一對應的平衡關系被打破。雖然本次檔案分類方案的編制在很大程度上是出于方便部門立卷歸檔實際工作的需要，但在檔案分類方案的編制過程中，仍然充分保障了分類類目的相對穩(wěn)定，不因機構(gòu)變更而對原來的分類體系進行刪改，通過在原來分類體系的基礎上進行擴展和細化，保證了分類類目前后的一致性，同時具備可延展性，為未來發(fā)展留下足夠空間。各立檔單位在實際歸檔文件的整理中，根據(jù)部門工作的需要，在確定文件材料歸檔類目范圍時留下補充、完善的空間。

       從建設檔案人才隊伍的角度，注重檔案方案編制的規(guī)范性

編制檔案分類方案的過程是全體檔案工作人員理論素養(yǎng)和業(yè)務能力提升的過程，也是加強檔案管理人才隊伍建設的過程。編制檔案分類方案，加強檔案分類方案的宣貫學習和實操培訓，形成“應歸盡歸”“及時歸檔”的共識，可以增強檔案管理工作的規(guī)范性和實效性，以便更好地服務于師生，服務于高校管理。

       從推動具體工作的角度，注重檔案方案編制的實效性

編制檔案分類方案在力求規(guī)范統(tǒng)一的同時，為各立檔單位制定了配套的檔案管理操作指南。編制歸檔操作手冊，形成歸檔類別、歸檔范圍和保管期限各部門分表，一部門一冊，一目了然，使各立卷部門的歸檔指導工作變得簡捷高效，井然有序。

        從貼近實際的角度，注重檔案方案編制的可延展性

《高等學校檔案管理辦法》中，檔案類目的劃分增加了“學生類”，將長期以來處于單獨管理的學生檔案納入綜合檔案，進行集中統(tǒng)一管理。面對3-5年一個流動周期的學生檔案，是否需要永久保存其復制件或?qū)W生檔案全部數(shù)字化的問題長期困擾著很多高?；鶎訖n案工作者。受傳統(tǒng)觀念、庫容緊張、歸檔周期較長、人員有限和經(jīng)費不足等條件的束縛，本次分類方案在這一點上未能積極應對。今后，隨著存量檔案數(shù)字化進程的加快，學生類檔案數(shù)字化的問題應該會得到有效解決。

目前，高校在檔案分類管理方面仍處于探索實踐和經(jīng)驗積累期，尚未有一套統(tǒng)一的、兼具科學性、規(guī)范性且適合所有高校的檔案分類方案可供參考。檔案分類方案是檔案管理中一項十分重要的基礎性、支撐性工作，在檔案管理具體實施辦法和相關規(guī)章制度陸續(xù)出臺之后，高校也要進行充分調(diào)研和積極探討，積極制定適合本校實際工作的實施細則，力求檔案分類更加科學、更加完善，為規(guī)范高等學校檔案管理工作發(fā)揮更好的指導作用。

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