做好政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理工作淺析

       摘要：政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案是政務(wù)信息項(xiàng)目建設(shè)的產(chǎn)物，記錄了政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)的全過程，是其驗(yàn)收、運(yùn)營管理與擴(kuò)建改建的重要依據(jù)，具有較強(qiáng)的憑證作用和參考價(jià)值。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用在政務(wù)信息化建設(shè)中，政府各部門的業(yè)務(wù)逐漸實(shí)現(xiàn)了線上辦理、線上審批及線上監(jiān)管，極大地提高了政府的辦公效率和服務(wù)質(zhì)量。目前，我國政務(wù)信息化建設(shè)還在持續(xù)發(fā)展，做好政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)政務(wù)信息項(xiàng)目建設(shè)具有重要意義?，F(xiàn)分析我國政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題，并提出具體措施，期望對(duì)今后的政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理工作有一定的借鑒。

政務(wù)信息化是指為了迎接信息時(shí)代的到來，利用信息技術(shù)、通信技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)政府管理和公共服務(wù)進(jìn)行改革，主要包括三個(gè)組成部分：一是政府部門內(nèi)部的信息化和網(wǎng)絡(luò)化辦公，二是政府部門之間通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)而進(jìn)行的信息共享和實(shí)時(shí)通信，三是政府部門通過網(wǎng)絡(luò)與企業(yè)和大眾之間進(jìn)行的雙向信息互動(dòng)。我國政務(wù)信息化建設(shè)是從20世紀(jì)80年代中期開始的，是沿著“機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公自動(dòng)化——管理部門的電子化工程——全面的政府網(wǎng)上辦業(yè)務(wù)工程（電子政務(wù)）”這一條線開展的。經(jīng)過多年發(fā)展，目前我國政務(wù)信息化建設(shè)已經(jīng)進(jìn)入高速發(fā)展階段，國家及地方政府對(duì)政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)的管理也越來越規(guī)范；同時(shí)在政務(wù)信息化建設(shè)項(xiàng)目中，檔案管理工作也越來越受重視。

政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理背景

政務(wù)信息化項(xiàng)目是多種信息技術(shù)與階段性建設(shè)成果相結(jié)合的綜合性工作，通常包括軟件開發(fā)、機(jī)房建設(shè)、硬件設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)安全等信息工程建設(shè)，具有建設(shè)周期長、參與單位多、文件種類繁雜等特點(diǎn)。在政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)的每個(gè)階段都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的文件，每個(gè)文件相互關(guān)聯(lián)，形成整套項(xiàng)目檔案。政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案詳細(xì)記錄了整個(gè)項(xiàng)目從籌備、立項(xiàng)到招標(biāo)、設(shè)計(jì)、實(shí)施、試運(yùn)行等全過程，是政務(wù)信息化項(xiàng)目驗(yàn)收的重要憑證，也是未來進(jìn)行項(xiàng)目擴(kuò)建和改建的依據(jù)。

政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理工作對(duì)推動(dòng)我國政務(wù)信息化建設(shè)的發(fā)展有重要作用，因此檔案管理工作在政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)中越來越受重視，國家及地方政府相繼發(fā)布相關(guān)文件和規(guī)范對(duì)政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理工作提出新的要求。2020年，湖南省人民政府辦公廳發(fā)布了《湖南省省直單位政務(wù)信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)管理辦法》（湘政辦發(fā)〔2020〕34號(hào)文件），文件中提到要將政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收工作納入項(xiàng)目竣工驗(yàn)收工作中。隨著這一文件的發(fā)出，檔案管理工作在政務(wù)信息化建設(shè)項(xiàng)目中受到了空前的重視。2020年，湖南省檔案局發(fā)布了《政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DB43/T1889-2020），制定了政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理工作規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。這一文件對(duì)政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理工作起到了指導(dǎo)作用。

政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

檔案管理起步較晚，檔案質(zhì)量難以把控

由于之前沒有具體的相關(guān)文件及規(guī)范對(duì)政務(wù)信息化項(xiàng)目提出明確的檔案驗(yàn)收要求，檔案管理工作缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此大多數(shù)項(xiàng)目檔案都是由各建設(shè)單位存檔保存，檔案質(zhì)量也沒有參考標(biāo)準(zhǔn)。在《政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DB43/T1889-2020）發(fā)布后，之前的部分檔案成果在完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性等方面或多或少與新發(fā)布的規(guī)范不相符。例如，在立項(xiàng)階段，進(jìn)行可行性研究報(bào)告評(píng)審是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，而這個(gè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的相關(guān)文件中應(yīng)包含評(píng)審申請(qǐng)文件、專家評(píng)審意見、可行性研究報(bào)告及立項(xiàng)批復(fù)等，這些文件詳細(xì)地記錄了項(xiàng)目建設(shè)的全過程，只有保將這些重要文件收集齊全，才能確保項(xiàng)目檔案的完整性。但是在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)文件發(fā)布之前，許多參建單位只重視收集批復(fù)類的結(jié)果文件，其他文件沒有得到重視，也就沒有被收集保存；或者在評(píng)審?fù)瓿蓵r(shí)只收集立項(xiàng)批復(fù)文件，沒有收集專家評(píng)審意見，也沒有保存修改相應(yīng)的文件，等最后發(fā)現(xiàn)文件收集不完整時(shí)已經(jīng)很難再補(bǔ)齊，從而造成檔案不完整。

參建單位對(duì)檔案管理工作重視程度不高，沒有安排專人進(jìn)行資料收集工作

    政務(wù)信息化建設(shè)項(xiàng)目包含軟件開發(fā)、硬件環(huán)境部署、機(jī)房建設(shè)等內(nèi)容，通常由多個(gè)專業(yè)團(tuán)隊(duì)共同參與建設(shè)，導(dǎo)致每個(gè)團(tuán)隊(duì)甚至每個(gè)工作人員只負(fù)責(zé)一部分建設(shè)內(nèi)容。參與人員多且分工不明確，容易造成資料管理混亂。而在實(shí)際建設(shè)過程中，多數(shù)參建單位只注重項(xiàng)目建設(shè)工作，對(duì)檔案管理工作不夠重視，沒有安排專人進(jìn)行資料收集工作。由于參與項(xiàng)目建設(shè)的人員較多，且分工不明確，在收集資料的工作的過程中，大家相互推諉，這不利于檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

項(xiàng)目周期長，沒有及時(shí)歸檔，資料易丟失

政務(wù)信息化項(xiàng)目從立項(xiàng)到實(shí)施，再到最終建成通常需要很長時(shí)間，隨著項(xiàng)目建設(shè)工作的開展，項(xiàng)目建設(shè)與檔案管理可能會(huì)出現(xiàn)不同步的情況，檔案管理存在滯后性。如果在項(xiàng)目建設(shè)過程中沒有及時(shí)將資料收集歸檔，就容易出現(xiàn)資料丟失或遺漏，檔案管理不規(guī)范、不到位等情況，給檔案資料的后期的利用與整理造成了極大影響。同時(shí)，參建單位較多且各單位檔案管理要求和規(guī)范不一致，導(dǎo)致在檔案收集與整理過程中會(huì)出現(xiàn)檔案重復(fù)或檔案無法匹配等問題，從而給檔案管理帶來不利的影響。在項(xiàng)目建設(shè)過程中有時(shí)會(huì)出現(xiàn)人員變動(dòng)等情況，若人員調(diào)動(dòng)時(shí)沒有做好工作交接，將會(huì)使資料收集工作更加困難，難以保證項(xiàng)目檔案的完整性。

技術(shù)發(fā)展與應(yīng)用不健全

現(xiàn)階段，政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理工作還未實(shí)現(xiàn)高水平的數(shù)字化及信息化，檔案管理系統(tǒng)還未得到廣泛運(yùn)用。政務(wù)信息化工作大多是把紙質(zhì)檔案掃描后再進(jìn)行上傳，且多存于內(nèi)部網(wǎng)管理，導(dǎo)致承建單位應(yīng)用不方便，在很大程度上降低了檔案的利用效率。技術(shù)發(fā)展與信息化建設(shè)促進(jìn)了系統(tǒng)軟件的轉(zhuǎn)型升級(jí)，但電子文檔的運(yùn)轉(zhuǎn)及在審批過程中可能也會(huì)出現(xiàn)資料缺失、資料錯(cuò)誤等情況，新項(xiàng)目建設(shè)中還存在安全隱患等問題，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)的完備性與安全性容易出現(xiàn)問題。在技術(shù)發(fā)展及應(yīng)用的結(jié)合性上，項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)設(shè)備仍相對(duì)落后，技術(shù)發(fā)展和實(shí)際應(yīng)用之間不匹配。在政務(wù)信息化建設(shè)過程中，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)仍然以傳統(tǒng)的基礎(chǔ)建設(shè)為主導(dǎo)，即只對(duì)檔案收集、梳理、評(píng)定和存檔等階段進(jìn)行研發(fā)設(shè)計(jì)，而缺乏對(duì)實(shí)際環(huán)節(jié)重點(diǎn)系統(tǒng)軟件的開發(fā)。因此，建設(shè)單位在使用檔案管理系統(tǒng)時(shí)容易出現(xiàn)信息化建設(shè)多頭管理、成本高昂與整體利用效果不佳等問題。

檔案管理人員缺乏經(jīng)驗(yàn)，專業(yè)技能不足

    在政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)過程中，由于沒有設(shè)立專門的檔案管理部門，也沒有安排專業(yè)人員進(jìn)行檔案管理工作，其相關(guān)工作大多是由政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)中的工程師兼任。多數(shù)兼職檔案管理的人員既不是科班出身，也沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)，同時(shí)也沒有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，難以保證檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

做好政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理工作的有效策略

根據(jù)工作需要，完善檔案驗(yàn)收制度

政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收是完成項(xiàng)目竣工驗(yàn)收必不可少的一部分。目前，政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)主要參照《政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DB43/T1889-2020）及《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）。但還沒有相關(guān)文件對(duì)政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收的辦法及流程作出具體規(guī)定，所以驗(yàn)收流程暫時(shí)是參照《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》來執(zhí)行的?！吨卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》主要是針對(duì)建筑、市政等建設(shè)工程制定的，但在實(shí)際驗(yàn)收過程中，政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案和工程建設(shè)項(xiàng)目檔案還是有區(qū)別的。比如文件的類型不同，政務(wù)信息化項(xiàng)目主要以設(shè)計(jì)文檔及編程代碼和硬件部署方面為主；而建筑及市政建設(shè)項(xiàng)目的檔案則以建設(shè)圖紙為主。此外，檔案的保存單位也不一樣，建筑及市政建設(shè)項(xiàng)目的檔案最要是移交給城建檔案館進(jìn)行保存；而政務(wù)信息化項(xiàng)目的檔案暫時(shí)還沒有明確由哪個(gè)部門保存。目前，政務(wù)信息化項(xiàng)目在通過檔案驗(yàn)收后，均會(huì)移交至建設(shè)單位自行保存。對(duì)于電子檔案驗(yàn)收，暫時(shí)也并未有具體驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。因此，建議相關(guān)部門根據(jù)項(xiàng)目建設(shè)實(shí)際需要制定更加完善的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，并對(duì)政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案的移交保管工作及電子檔案歸檔工作作出明確規(guī)定。

優(yōu)化檔案管理模式，設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)

部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提高檔案管理意識(shí)，從項(xiàng)目建立初始就將檔案管理工作考慮進(jìn)去。例如，政務(wù)信息化項(xiàng)目在開始時(shí)就應(yīng)聯(lián)系好建設(shè)單位、總包單位、設(shè)計(jì)方、施工方、監(jiān)理方所組成的項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)，明確檔案資料對(duì)接人，且為了保障文檔歸檔工作的穩(wěn)定性，中途不要隨便換人。項(xiàng)目在建設(shè)過程中的重要節(jié)點(diǎn)或重大事項(xiàng)應(yīng)要求檔案管理人員參與，如重大會(huì)議、招標(biāo)投標(biāo)、合同簽訂、設(shè)備儀器拆箱工程驗(yàn)收等，并要求檔案管理人員從檔案管理的專業(yè)角度提出意見或建議。針對(duì)同一項(xiàng)目中的不同問題，應(yīng)在合同中明確監(jiān)理及總包單位的工作職責(zé)及審查責(zé)任來保障文檔的質(zhì)量。針對(duì)文件信息難以及時(shí)存檔的問題，應(yīng)明確各單位各部門的職責(zé)，按時(shí)按質(zhì)提交文件，避免因一方的文件歸檔不符合要求從而影響整體工程驗(yàn)收的情況發(fā)生。當(dāng)前，檔案信息化已經(jīng)成為檔案驗(yàn)收的必然趨勢，部門領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)優(yōu)先把檔案信息化列入企業(yè)信息化規(guī)劃的整體框架中。

及時(shí)收集資料歸檔，做好檔案的移交登記工作和借閱工作

由于政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)的周期長，在項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的文件種類數(shù)量龐大，檔案管理部門需要制定檔案管理工作制度，明確要求文件歸檔的時(shí)間，規(guī)定檔案移交步驟，做好文件轉(zhuǎn)交登記，保證文件目錄與文檔相匹配，避免在檔案移交時(shí)出現(xiàn)分歧。

加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)技能及綜合素質(zhì)直接影響檔案管理工作的效率及質(zhì)量。在進(jìn)行政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案管理工作時(shí)，無論是對(duì)檔案管理的整理規(guī)劃或是對(duì)歸檔文件的質(zhì)量檢查，還是對(duì)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)或是對(duì)檔案的整理利用等，檔案管理人員都需要有較高的綜合素質(zhì)。因此，檔案管理人員除了需要具有專業(yè)的檔案知識(shí)技能和一定的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)及相關(guān)的專業(yè)素養(yǎng)以外，還需要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，勤于思考，積極參加專業(yè)培訓(xùn)，多聽講座，交流分享，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷提升自己的工作能力。在檔案管理工作中，檔案管理人員要嚴(yán)格按照行業(yè)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在檔案驗(yàn)收時(shí)認(rèn)真仔細(xì)審查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并糾正。在項(xiàng)目實(shí)施過程中要及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度，對(duì)項(xiàng)目情況進(jìn)行全面了解，做好檔案管理工作。在明確監(jiān)理和總承包單位審查責(zé)任的同時(shí)，檔案管理人員要對(duì)監(jiān)理單位與承建單位的歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo)，積極宣傳相關(guān)政策及法律法規(guī)，提升檔案意識(shí)，推動(dòng)檔案管理工作良性發(fā)展。

搭建數(shù)字化綜合管理平臺(tái)，建立健全檔案管理服務(wù)體系

在項(xiàng)目建設(shè)過程中，搭建數(shù)字化綜合管理平臺(tái)，建立健全檔案管理服務(wù)體系，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)的作用，利用網(wǎng)絡(luò)宣傳檔案管理工作，開設(shè)檔案信息服務(wù)窗口。利用網(wǎng)絡(luò)搭建檔案服務(wù)系統(tǒng)，突破檔案管理工作的場所限制，讓檔案管理工作更加便捷。還要根據(jù)實(shí)際需求配備性能良好的服務(wù)器等硬件，保障檔案管理系統(tǒng)的流暢運(yùn)行，提高檔案管理系統(tǒng)的應(yīng)用水平，為檔案資料的上傳、轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)共享等創(chuàng)造良好條件。

加強(qiáng)電子檔案管理，推動(dòng)檔案信息化

電子檔案是當(dāng)前檔案管理工作中必不可少的一部分。紙質(zhì)檔案在一定程度上存在不足，如不方便借閱，字跡和紙張容易損壞，保存環(huán)境要求高，借閱手續(xù)復(fù)雜等。如果將紙質(zhì)檔案電子化，厚重的紙質(zhì)檔案資料就可以轉(zhuǎn)變?yōu)轶w積小、方便攜帶的磁介質(zhì)檔案資料。檔案信息化的本質(zhì)是檔案資料的存在形式發(fā)生變化，是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案、數(shù)字檔案的一個(gè)過程。檔案信息化的文件來源十分廣泛，可分為以下幾方面。第一，各部門辦公系統(tǒng)、信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生的具有保存意義的文字、圖形、圖像、數(shù)據(jù)等原始電子文檔，檔案信息化需要把這些電子文檔與紙質(zhì)文件原件一一對(duì)應(yīng)，采用信息化管理設(shè)備進(jìn)行傳輸，將原始的電子文檔直接上傳到檔案管理系統(tǒng)中。同時(shí)，在傳輸過程中，應(yīng)該辨別文件是否具有保存價(jià)值，并保證信息的安全性；第二，紙質(zhì)檔案內(nèi)容信息化，即檔案管理工作人員在收集到紙質(zhì)檔案后，采用掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，使文件排序合理，信息轉(zhuǎn)化精準(zhǔn)，做到數(shù)字化檔案與原始紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，避免在查找利用檔案時(shí)出現(xiàn)找到紙質(zhì)檔案卻找不到電子檔案，或是找到電子檔案卻找不到紙質(zhì)檔案的情況。

綜上所述，政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)對(duì)國家建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義。作為原始記錄的政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案在政務(wù)信息化項(xiàng)目建設(shè)工作中具有不容忽視的作用。隨著政務(wù)信息化項(xiàng)目檔案驗(yàn)收要求以及相關(guān)要求規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的落地，檔案管理工作越來越受重視，打破了從前“只重視項(xiàng)目，不重視檔案”的現(xiàn)象。檔案管理工作不僅需要相關(guān)人員具備專業(yè)的知識(shí)和過硬的綜合素質(zhì)，還要有政府部門的支持，以創(chuàng)新檔案管理辦法，并利用現(xiàn)代技術(shù)提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，從而促進(jìn)政務(wù)信息化檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

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