新檔案法實(shí)施背景下高校干部人事檔案專(zhuān)審工作實(shí)踐

新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》的正式頒布實(shí)施對(duì)科研院所檔案工作提出了諸多新要求?，F(xiàn)以H省高校干部人事檔案專(zhuān)審工作實(shí)踐為例，介紹干部人事檔案專(zhuān)審工作情況，分析專(zhuān)審工作過(guò)程中存在的法規(guī)體系不完善、法治意識(shí)較薄弱等突出問(wèn)題。建章立制，規(guī)范檔案管理秩序；專(zhuān)審細(xì)核，確保檔案真實(shí)有依據(jù)；嚴(yán)查必懲，從依法治檔底線(xiàn)等方面論述干部人事檔案專(zhuān)審工作中的實(shí)踐路徑。

新檔案法對(duì)高校干部人事檔案管理提出新要求

新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《檔案法》）已由第十三屆全國(guó)人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十九次會(huì)議于2020年6月20日通過(guò)，并于2021年1月1日起實(shí)施[1]，它的出臺(tái)為新時(shí)代檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展提供了重要的法治保障。作為管理干部人事檔案專(zhuān)審的職能部門(mén)，應(yīng)認(rèn)真踐行新《檔案法》，堅(jiān)持以見(jiàn)檔識(shí)人、人檔相適的標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展專(zhuān)審工作，為黨提拔干部、選擇人才奠定基礎(chǔ)。

加大干部人事檔案監(jiān)督指導(dǎo)力度

干部人事檔案是了解干部德、能、勤、績(jī)、廉全方位表現(xiàn)的重要依據(jù)，它不僅反映了組織人事部門(mén)的管理水平，也體現(xiàn)了干部的基本誠(chéng)信。近年來(lái)，高校檔案管理的相關(guān)法規(guī)和制度不夠完善，檔案監(jiān)管不到位，導(dǎo)致干部人事檔案管理出現(xiàn)諸多問(wèn)題，這影響了干部選拔任用的權(quán)威性和公信力，在高校內(nèi)甚至社會(huì)上都造成了嚴(yán)重的負(fù)面影響。

各高校應(yīng)在新《檔案法》的基礎(chǔ)上結(jié)合本校實(shí)際，修訂高校干部人事檔案管理制度以及各類(lèi)檔案管理細(xì)則，加強(qiáng)檔案工作人員的依法治檔意識(shí)，讓檔案管理的每一步都做到有法依循[2]。干部人事檔案管理工作還應(yīng)納入高校發(fā)展規(guī)劃，為深入貫徹高校檔案管理營(yíng)造一個(gè)良好的環(huán)境，提高依法治檔的自覺(jué)性。

明確干部人事檔案信息化目標(biāo)

干部人事檔案專(zhuān)審使檔案工作更科學(xué)、更規(guī)范，對(duì)高校建設(shè)高素質(zhì)專(zhuān)業(yè)化干部隊(duì)伍起著非常重要的作用。新《檔案法》第三十七條規(guī)定：“電子檔案應(yīng)當(dāng)來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用。”[3]作為管理干部人事檔案專(zhuān)審的職能部門(mén)，必須加快高校干部人事檔案信息化的步伐，緊跟國(guó)家和社會(huì)發(fā)展的節(jié)奏，深入貫徹黨的組織路線(xiàn)，充分發(fā)揮干部人事檔案對(duì)高素質(zhì)干部隊(duì)伍的積極作用，認(rèn)真踐行新《檔案法》，堅(jiān)持見(jiàn)檔識(shí)人、人檔相適的標(biāo)準(zhǔn)，依法開(kāi)展專(zhuān)審工作，為黨提拔干部、選擇人才奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

高校干部人事檔案專(zhuān)審工作實(shí)施新檔案法面臨的挑戰(zhàn)

干部人事檔案專(zhuān)審是一項(xiàng)全面審核工作，高校干部的重要信息須通過(guò)檔案專(zhuān)審來(lái)確保其準(zhǔn)確性與規(guī)范性。新《檔案法》全面實(shí)施后，干部人事檔案專(zhuān)審工作也面臨諸多問(wèn)題和挑戰(zhàn)，亟待推動(dòng)與解決。

高校檔案室文化宣傳教育有待加強(qiáng)

高校檔案室作為高校文化的傳播工具，應(yīng)充分發(fā)揮檔案館“五位一體”的功能。利用館藏檔案，通過(guò)展覽不同專(zhuān)題檔案的方式，在高校開(kāi)展文化教育宣傳活動(dòng)，以此來(lái)推動(dòng)國(guó)家檔案管理的進(jìn)程并履行好高校檔案高質(zhì)量發(fā)展的使命。

高校各部門(mén)檔案信息共享能力有待提高

目前，高校各部門(mén)之間檔案利用服務(wù)的需求日益增加，但是各高校檔案室信息化建設(shè)進(jìn)度不一，效果不明朗等原因都不利于檔案后期工作的開(kāi)展。此外，數(shù)字檔案館加速向智慧化方向轉(zhuǎn)型升級(jí)，這就需要各高校加強(qiáng)部門(mén)之間檔案信息資源平臺(tái)共享建設(shè)，加快干部人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程，快速實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字資源共享的利用工作[4]。

 高校檔案信息安全建設(shè)亟須加快

高校檔案資源要實(shí)現(xiàn)在各部門(mén)之間流通，就要求參與實(shí)體有較高的信息安全能力。在高校檔案資源共享的同時(shí)，不可避免地會(huì)受到黑客攻擊、數(shù)據(jù)篡改、非法訪(fǎng)問(wèn)等安全威脅，為確保檔案信息的安全性和隱私性，并保證其真實(shí)性和不可篡改性，須采取先進(jìn)的技術(shù)手段和管理措施來(lái)應(yīng)對(duì)這些安全威脅和隱患[5]。

 H省部分高校的實(shí)踐探索

  H省部分高校干部人事檔案工作基本情況

2021年6月，隨著檔案普法宣傳的日益深入，根據(jù)湖北省委組織部工作安排，H省部分高校組織專(zhuān)題學(xué)習(xí)，傳達(dá)上級(jí)精神，研究貫徹落實(shí)舉措，提出明確要求，自上而下全面落實(shí)，使檔案建設(shè)工作取得積極進(jìn)展。一是各高校積極組織檔案工作人員參加省檔案局舉辦的政策業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，增強(qiáng)依法治檔意識(shí)，加強(qiáng)依法管檔水平；二是規(guī)范檔案管理實(shí)施制度。H省部分高校修訂出臺(tái)了一系列檔案管理制度，確保檔案各項(xiàng)工作有章可循；三是檔案專(zhuān)審工作取得階段性成效。檔案專(zhuān)審工作受到高校的高度重視和關(guān)注，H省部分高校按照中共中央組織部《全國(guó)干部人事檔案專(zhuān)審工作實(shí)施方案》要求，及時(shí)制定開(kāi)展干部人事檔案專(zhuān)審的工作方案，成立專(zhuān)審工作小組，全覆蓋式推動(dòng)干部人事檔案專(zhuān)審工作。2021年以來(lái)，專(zhuān)審小組共審核干部檔案近1600余份，在此次專(zhuān)審過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)部分教職工的人事檔案里存在資料欠缺，參工時(shí)間、出生日期錯(cuò)誤等各種各樣的問(wèn)題亟待解決。

高校干部人事檔案專(zhuān)審工作過(guò)程中存在的突出問(wèn)題

檔案內(nèi)容前后記載不一致

在干部人事檔案專(zhuān)審中發(fā)現(xiàn)，不少人事檔案中都存在三齡（年齡、工齡、黨齡）前后記載不一致、填寫(xiě)不準(zhǔn)確的情況。

出生日期記載不一致。在專(zhuān)審中這是存在最多的問(wèn)題，教職工檔案里的早期材料（入團(tuán)志愿書(shū)、高中學(xué)籍鑒定表等）和后期材料（干部任免審批表、工資表等）記載出生日期不一致。造成此類(lèi)問(wèn)題的原因主要有以下幾點(diǎn)。一是年齡較大的教職工慣用農(nóng)歷生日作為出生日期，陰陽(yáng)歷轉(zhuǎn)換不一致會(huì)造成檔案填寫(xiě)年齡與本人實(shí)際年齡有誤差；二是個(gè)別教職工為達(dá)到入學(xué)、入伍或招工的年齡條件，擅改出生日期；三是填寫(xiě)檔案資料的工作人員不謹(jǐn)慎，造成出生日期填寫(xiě)錯(cuò)誤。

參加工作時(shí)間認(rèn)定不一致。專(zhuān)審中發(fā)現(xiàn)，H省部分高校不少干部檔案材料記載的參加工作時(shí)間前后不一致，甚至差別較大[6]。主要原因有以下幾點(diǎn)。一是不同單位認(rèn)定教職工參加工作時(shí)間的依據(jù)不同。如以首次簽訂勞動(dòng)合同的時(shí)間認(rèn)定，或以首次繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)的時(shí)間認(rèn)定，或以轉(zhuǎn)正定級(jí)和勞務(wù)派遣時(shí)間來(lái)認(rèn)定等，這就導(dǎo)致不同單位認(rèn)定的參加工作時(shí)間存在差別。二是有的教職工從正規(guī)大學(xué)畢業(yè)后沒(méi)能及時(shí)就業(yè)且未將個(gè)人學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)入當(dāng)?shù)厝瞬沤涣髦行?，使核心檔案材料（如勞動(dòng)合同、社保、工資表、考核表等）缺失，導(dǎo)致參加工作時(shí)間認(rèn)定存在疑問(wèn)。三是部分單位將教職工讀研讀博期間一并算入工齡，導(dǎo)致初次參加工作時(shí)間與真實(shí)參加工作時(shí)間不一致。四是當(dāng)時(shí)填寫(xiě)工作時(shí)間時(shí)資料人員不嚴(yán)謹(jǐn)，導(dǎo)致檔案中參加工作時(shí)間填寫(xiě)錯(cuò)誤。

入黨時(shí)間填寫(xiě)不一致。黨員入黨的正確時(shí)間應(yīng)為黨支部大會(huì)通過(guò)，成為預(yù)備黨員的會(huì)議時(shí)間。通過(guò)調(diào)查發(fā)現(xiàn)，部分黨員對(duì)入黨時(shí)間理解有誤，導(dǎo)致入黨時(shí)間填寫(xiě)不一致；也有少部分黨員對(duì)入黨時(shí)間的月份記憶模糊，隨意填寫(xiě)。

學(xué)歷失真。專(zhuān)審中發(fā)現(xiàn)部分干部檔案中存在學(xué)歷存疑和誤填現(xiàn)象。個(gè)別干部學(xué)歷或?qū)W位變更后，未能在中國(guó)教育部學(xué)信網(wǎng)進(jìn)行學(xué)歷或?qū)W位認(rèn)證；還有個(gè)別干部在填寫(xiě)檔案中相關(guān)學(xué)歷材料時(shí)，錯(cuò)把在職教育填成全日制教育；還有部分海外留學(xué)干部未在中國(guó)教育部進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證，這就要求高校組織人事部門(mén)在審核時(shí)需嚴(yán)格把關(guān)。

檔案材料欠缺不齊

干部人事檔案材料欠缺不齊主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

學(xué)籍材料不齊全。學(xué)籍材料記錄了干部學(xué)習(xí)的全過(guò)程。在專(zhuān)審中發(fā)現(xiàn)，部分干部人事檔案中存在重要學(xué)籍材料（如高校入學(xué)登記表、學(xué)習(xí)過(guò)程中的成績(jī)單、畢業(yè)生登記表）不全或缺失情況。導(dǎo)致學(xué)籍材料不齊全的原因歸納起來(lái)主要有以下幾點(diǎn)。一是歸檔過(guò)程不規(guī)范，導(dǎo)致學(xué)籍材料缺失。大部分干部人事檔案材料是從初中或者高中時(shí)期開(kāi)始形成，直至其最高學(xué)歷或最高學(xué)位畢業(yè)，整個(gè)檔案在各學(xué)習(xí)階段都有不同的學(xué)籍材料，但由于檔案主體學(xué)習(xí)時(shí)間跨度長(zhǎng)，學(xué)籍材料多，易導(dǎo)致學(xué)籍材料不齊或重復(fù)歸檔。二是學(xué)籍材料移交不及時(shí)。干部本人在工作之余獲取的在職教育材料，因個(gè)人對(duì)其不夠重視，未能及時(shí)將在讀時(shí)期材料移交單位人事檔案部門(mén)，導(dǎo)致學(xué)籍材料缺失、不完整。三是對(duì)學(xué)籍材料歸檔意識(shí)薄弱。在此次人事檔案專(zhuān)審過(guò)程中，在審核年齡較大的教職工檔案時(shí)發(fā)現(xiàn)，其學(xué)籍材料存在缺失情況。但在要求其補(bǔ)充材料的過(guò)程中，部分教職工有畏難、厭煩等情緒，特別是畢業(yè)時(shí)間在1999年以前的教師，學(xué)信網(wǎng)查詢(xún)不到其學(xué)歷認(rèn)證材料，需提交相關(guān)資料至省教育考試院申請(qǐng)驗(yàn)證，在與其溝通過(guò)程中，少部分教師覺(jué)得流程麻煩，存在消極配合現(xiàn)象。

工作經(jīng)歷材料不齊全。大體可分為以下兩種情況。一是首次就業(yè)材料不全，導(dǎo)致無(wú)法認(rèn)定其參加工作的準(zhǔn)確時(shí)間；二是工作過(guò)程中材料不全，導(dǎo)致難以核實(shí)干部工作經(jīng)歷是否真實(shí)，也不能準(zhǔn)確核算干部工齡。在這次檔案專(zhuān)審，特別是從一些干部工作履歷豐富的檔案中發(fā)現(xiàn)，高校人事檔案中工作經(jīng)歷材料部分缺失的現(xiàn)象較多，主要表現(xiàn)有初次入職合同、養(yǎng)老保險(xiǎn)繳納證明、大中專(zhuān)起薪表或轉(zhuǎn)正定級(jí)表、解除勞動(dòng)合同證明、干部調(diào)動(dòng)表等不全。出現(xiàn)這些問(wèn)題的主要原因有以下幾點(diǎn)。一是教職工在調(diào)動(dòng)工作、職務(wù)聘任過(guò)程中，歸檔手續(xù)不齊全，審核不嚴(yán)，導(dǎo)致歸檔資料不足；二是教職工原任職的部分小企業(yè)對(duì)人事檔案規(guī)范管理不重視，不及時(shí)與勞動(dòng)者簽訂合同或未按簽訂合同日期及時(shí)繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)，甚至有的企業(yè)不繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)等，導(dǎo)致教職工人事檔案中工作經(jīng)歷材料不全；三是各大高校的一系列高層次人才引進(jìn)計(jì)劃引發(fā)“人檔分離”現(xiàn)象。在這次專(zhuān)審中發(fā)現(xiàn)，大部分教職工的人事檔案在目前任職單位期間產(chǎn)生的材料較齊全，但有個(gè)別教職工人事檔案還未轉(zhuǎn)進(jìn)當(dāng)前工作單位，而入職H省部分高校前的檔案材料都或多或少不齊全。

其他類(lèi)材料不齊全。這次專(zhuān)審中，除缺失學(xué)習(xí)經(jīng)歷與工作經(jīng)歷這兩類(lèi)重要核心檔案材料外，還缺失如在工作中取得的職稱(chēng)材料、工資考核材料、干部考察材料等重要材料，這幾類(lèi)材料的缺失，很大原因是相關(guān)部門(mén)未能及時(shí)歸檔。

檔案工作人員政治素質(zhì)不高、保密意識(shí)不強(qiáng)

干部人事檔案的內(nèi)容涉?zhèn)€人隱私較多，特別是個(gè)人基本信息、主要家庭成員及相關(guān)社會(huì)關(guān)系情況等信息，有的檔案工作人員缺乏職業(yè)保密意識(shí)，將審核的干部人事檔案私密作為閑話(huà)家常的八卦，造成不良影響。檔案工作人員應(yīng)增強(qiáng)政治敏銳性、遵守組織紀(jì)律，不能隨意泄露檔案信息，嚴(yán)格按照檔案法律法規(guī)來(lái)保管和利用檔案，否則會(huì)給黨及相關(guān)單位造成無(wú)形的損失。

干部人事檔案專(zhuān)審工作針對(duì)性措施

提高高校教職工檔案意識(shí)

高?？刹扇∨e辦專(zhuān)題展覽、搭建宣傳平臺(tái)這種線(xiàn)上線(xiàn)下相結(jié)合的形式開(kāi)展檔案管理文化教育宣傳活動(dòng)。檔案室與校新聞宣傳部門(mén)、圖書(shū)館配合開(kāi)展講座或利用校微信公眾號(hào)等新媒體對(duì)高校師生進(jìn)行思想政治、理想信念、科學(xué)文化教育，以此來(lái)提高全校師生的檔案意識(shí)，嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范地對(duì)待干部人事檔案。

加快高校檔案數(shù)字化建設(shè)步伐

高校應(yīng)加快推進(jìn)檔案數(shù)字化全覆蓋步伐。干部人事檔案專(zhuān)審工作一方面是對(duì)人事檔案管理的一次大清查，另一方面也肅清了干部隊(duì)伍。目前，H省部分高校均已引進(jìn)人事檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)人事檔案的雙軌管理，但在紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)電子材料的數(shù)據(jù)錄入、存儲(chǔ)上，仍主要依靠人工掃描，工作效率不高，也無(wú)法保證其準(zhǔn)確性。因此，首先，高校檔案室應(yīng)積極參與到高校數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，檔案工作人員篩選合格檔案并及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化采集，以促進(jìn)高校內(nèi)各職能部門(mén)相關(guān)文件資料的上傳和歸檔；其次，檔案材料的數(shù)字化掃描流程應(yīng)更準(zhǔn)確、更規(guī)范，盡快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)、數(shù)字檔案一體化；最后，實(shí)現(xiàn)高校間與高校各部門(mén)系統(tǒng)協(xié)同合作、全面對(duì)接，達(dá)到人事檔案信息資源共享的需求。

強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任擔(dān)當(dāng)保密意識(shí)

檔案管理人員要嚴(yán)格遵循《檔案法》《保密法》的規(guī)定，增強(qiáng)保密意識(shí)，不得擅自泄露干部人事檔案內(nèi)容，更不能以干部檔案內(nèi)容作為牟利的手段和交易的籌碼。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)把干部人事檔案工作三關(guān)：“入口收集關(guān)、審核認(rèn)定關(guān)、結(jié)果運(yùn)用關(guān)”，針對(duì)已有材料逐一核實(shí)，缺件材料補(bǔ)充完善，確保檔案材料的真實(shí)完整且可考查可利用，提高干部人事檔案的利用價(jià)值。

高校干部人事檔案專(zhuān)審是新形勢(shì)下檔案事業(yè)發(fā)展的重要工作，新《檔案法》的實(shí)施也為此項(xiàng)工作的發(fā)展提供了前所未有的動(dòng)力。通過(guò)參與H省高校人員全覆蓋干部人事檔案專(zhuān)審工作，發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中雖存在一些問(wèn)題，但經(jīng)專(zhuān)審與職工本人確認(rèn)后的信息能準(zhǔn)確錄入高校人事檔案管理系統(tǒng)中，為提高干部人事檔案的利用率帶來(lái)極大的便利，也能更有效地加強(qiáng)高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化人才隊(duì)伍建設(shè)。

注釋

[1]陸國(guó)強(qiáng).為新時(shí)代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供堅(jiān)強(qiáng)法治保障[EB/OL].(2020-06-24)[2023-02-01].https://www.saac.gov.cn/daj/yaow/202006/6b2f2da9926c4e2b82729d6bf5d53ee7.shtml.

[2]李翰卿.高校落實(shí)新《檔案法》中存在的問(wèn)題與解決對(duì)策[J].黑龍江檔案,2021(06):282-283.

[3]李曉紅.《檔案法》修訂背景下黨支部學(xué)習(xí)檔案的信息化管理探析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外,2020(35):1-3.

[4]黑子晴.新《檔案法》實(shí)施后檔案開(kāi)放面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策[J].檔案管理,2021(04):30-33.

[5]李京.基于區(qū)塊鏈的高校檔案信息資源共享平臺(tái)建設(shè)研究[J].蘭臺(tái)世界,2022(12):78-82.

[6]陸燕華.從干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核看高職院校的干部人事檔案管理[J].價(jià)值工程,2019,38(35):37-38.