人性化管理賦能事業(yè)單位檔案工作

檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作中的關(guān)鍵一環(huán)。檔案管理不僅能夠梳理事業(yè)單位的業(yè)務(wù)內(nèi)容，同時還可以借助檔案數(shù)據(jù)為事業(yè)單位的日后決策奠定堅實的基礎(chǔ)。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理內(nèi)容也逐漸豐富。然而，一些事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案管理工作中仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式，這將直接影響檔案管理工作的效果?，F(xiàn)從在事業(yè)單位檔案管理工作中推行人性化管理的重要性入手，簡要闡述事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題，并探究事業(yè)單位檔案工作中的人性化管理策略，希望為其他學(xué)者的研究提供新的參考視角。

在事業(yè)單位檔案工作中推行人性化管理，既要制定良好的管理模式，又要創(chuàng)造良好的環(huán)境，還要為檔案的使用者提供便捷的檔案使用渠道。事業(yè)單位各部門應(yīng)積極配合檔案部門的工作，同時檔案管理人員也要了解事業(yè)單位各業(yè)務(wù)部門的檔案使用需求，通過優(yōu)化檔案管理方式為檔案使用者提供便利。但在管理實踐中，檔案管理人員的技術(shù)水平、檔案管理制度等都會對檔案管理工作產(chǎn)生一定影響，導(dǎo)致人性化管理方式遲遲難以落實。這就需要事業(yè)單位明確人性化管理的重要性，并結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)狀，剖析檔案管理工作中存在的問題，進而有針對性地解決這些問題。

在事業(yè)單位檔案管理工作中開展人性化管理的意義

首先，可以幫助事業(yè)單位打破傳統(tǒng)檔案管理模式。在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，員工僅僅依靠檔案進行管理，這種物本管理方式雖然能夠達到梳理檔案內(nèi)容的目的，但是忽略了員工的內(nèi)心需求。尤其是部分檔案管理工作重復(fù)性較強，員工在沒有情感投入、自身需求沒有得到滿足的情況下，長期做重復(fù)性工作很容易產(chǎn)生倦怠感，影響檔案管理效率。長此以往，部分員工還會對自身價值產(chǎn)生困惑。人性化管理更加注重員工的內(nèi)在需求，能夠使員工在工作中充分發(fā)揮自己的作用，從而有效地激發(fā)員工的工作熱情。其次，對提升事業(yè)單位檔案管理水平具有重要的意義。事業(yè)單位在推行人性化管理時，需要從人員素質(zhì)、管理環(huán)境、管理制度等多方面入手。在人才培養(yǎng)方面，需要為檔案管理人員提供學(xué)習(xí)機會，檔案管理人員在學(xué)習(xí)過程中要提高自身的技能，使自身的管理手段與事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀相匹配，這樣才能更好地解決當前事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題。最后，可以優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作。傳統(tǒng)的檔案管理模式主要以檔案為中心，單位在考核階段也是考察檔案管理工作的物料管理成果，沒有關(guān)注員工的情緒和需求。而在人性化管理模式下，事業(yè)單位的管理人員既關(guān)注檔案管理的實際成果，也關(guān)注工作人員的內(nèi)心需求。在人性化管理模式下，檔案管理人員與其他各部門工作人員的溝通日益密切，檔案管理工作的開展也更為順暢，進而可以使事業(yè)單位內(nèi)部形成良好的工作氛圍。

事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

對檔案管理工作重視度不足

一些行政人員對檔案管理工作的重視程度不夠。在日常的行政工作中，部分管理人員往往將精力放在事業(yè)單位業(yè)務(wù)部門、后勤部門的管理上，沒有注意到檔案部門的發(fā)展。同時，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，不能及時處理檔案管理工作中出現(xiàn)的問題。此外，檔案管理人員的獎金不多，導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性逐漸下降，甚至導(dǎo)致部分檔案管理人員產(chǎn)生負面情緒，對檔案管理工作存在抵觸心理。檔案管理工作內(nèi)容十分復(fù)雜，包括人事檔案、實物檔案、藝術(shù)檔案、聲像檔案、文書檔案、科研技術(shù)檔案、財務(wù)檔案等方面的管理。所以，檔案管理人員在開展檔案管理工作時需要各個部門的配合。然而，一些單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的關(guān)注不夠，導(dǎo)致其他部門的員工在工作過程中對檔案管理工作的配合度較低。這不僅會影響檔案管理工作的開展，甚至還會影響事業(yè)單位內(nèi)部的工作氛圍和員工之間的關(guān)系。

缺乏專業(yè)檔案管理人才

首先，部分檔案管理人員并非科班出身，而是從其他部門轉(zhuǎn)到檔案管理部門的，對檔案管理工作的認識不夠深入。一些檔案管理人員把檔案管理工作與資料管理工作等同，并沒有認識到檔案管理工作在事業(yè)單位今后的發(fā)展中所起的作用。此外，檔案管理工作要求檔案管理人員具備一定的專業(yè)技術(shù)。由于部分檔案管理人員非科班出身，缺乏相應(yīng)的管理手段，導(dǎo)致檔案管理工作的效率較低。其次，當前我國事業(yè)單位檔案管理工作的開展情況已經(jīng)有了一定的改變，由傳統(tǒng)的物本管理方式轉(zhuǎn)為人本管理方式。一些單位也引進了先進的檔案管理制度，以更好地開展檔案管理工作。然而，部分檔案管理人員不熟悉檔案管理制度，對計算機技術(shù)的掌握不熟練，難以有效開展檔案管理工作。

檔案管理工作機制有待完善

人性化管理強調(diào)以人為核心，注重檔案管理人員的需求。但從當前的檔案管理工作機制來看，總體的管理體制較為松散，沒有突出人性化管理特征。首先，獎懲機制有待完善。部分事業(yè)單位在設(shè)置獎勵方式時往往以檔案管理人員的學(xué)歷、職稱以及年齡為主要考量依據(jù)，不利于能力較強的檔案管理人員實現(xiàn)自身價值，甚至?xí)?yōu)秀工作人員的工作熱情。其次，部分檔案管理制度聚焦檔案管理流程，忽略了檔案管理人員的需求。比如，檔案管理人員的培訓(xùn)機會和外出學(xué)習(xí)機會相對較少，晉升空間相對狹窄。因此，事業(yè)單位需要建立完善的檔案管理機制，將粗放管理轉(zhuǎn)為精細化管理，突出人員優(yōu)勢，發(fā)揮人員特長。

事業(yè)單位檔案管理工作中的人性化管理策略

更新檔案管理觀念

首先，管理者要轉(zhuǎn)變檔案管理理念。管理者應(yīng)認識到檔案管理工作的重要性，重視檔案管理工作的開展情況，主動向檔案管理人員了解其工作中遇到的問題，利用自己的權(quán)限協(xié)助檔案管理人員破除困境。管理者應(yīng)加大對檔案管理的經(jīng)費投入力度，及時購置和更新檔案管理工具和軟件，為檔案管理人員提供培訓(xùn)機會，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境。其次，管理者要大力支持檔案管理工作，特別是當前檔案管理方式發(fā)生了一些變化，資料收集規(guī)則和處理方式也發(fā)生了變化。管理者應(yīng)根據(jù)檔案管理人員的需求不斷改進和完善檔案管理工作，并在事業(yè)單位內(nèi)部落實工作規(guī)范，讓事業(yè)單位其他各部門工作人員積極配合檔案管理工作，在日常工作中有意識地收集、保存活動痕跡。在召開有關(guān)檔案管理工作的會議時，管理者應(yīng)關(guān)注檔案管理工作的實際效果，并積極提出建議，以促進檔案管理工作的開展。

優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境

事業(yè)單位可以從硬件環(huán)境和工作氛圍兩方面出發(fā)優(yōu)化檔案管理工作環(huán)境。首先，在硬件環(huán)境層面，事業(yè)單位要及時購買或更換計算機設(shè)備以及檔案儲存設(shè)備?，F(xiàn)階段，事業(yè)單位檔案管理工作向信息化辦公、無紙化辦公方向發(fā)展。傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案資料逐漸減少，檔案管理人員應(yīng)將紙質(zhì)版資料通過掃描的方式存儲起來，方便后續(xù)查閱。然而，部分事業(yè)單位打印機的掃描效果較差，掃描生成的電子版檔案清晰度較低，無法正常使用。再加上檔案內(nèi)容逐漸增多，但是電腦的內(nèi)存較小，運行卡頓，還有部分電腦系統(tǒng)相對落后，無法適應(yīng)事業(yè)單位現(xiàn)階段的檔案管理工作開展需求。因此，事業(yè)單位相關(guān)工作人員要統(tǒng)計檔案管理部門的打印機設(shè)備和計算機設(shè)備的使用情況，及時采購先進的設(shè)備。在檔案管理過程中，除了圖文檔案外，還有視頻檔案。視頻檔案占據(jù)的存儲空間較大，事業(yè)單位可以購買大容量硬盤，滿足檔案管理的需求。其次，事業(yè)單位要加強輿論宣傳工作和思想引領(lǐng)工作，使其他部門充分認識到檔案管理工作的重要意義。在日常工作中也可以舉辦部門聯(lián)誼活動，讓檔案管理人員與其他各部門人員進行溝通交流，建立良好的關(guān)系。檔案管理部門在每年初收集各部門檔案資料時，需要各部門全力配合，初篩整理好手頭上的歷史資料，辦理好交接工作，以減輕檔案管理人員的工作壓力。

完善檔案管理工作制度

首先，要完善獎懲制度。在制定激勵機制時，要采用分層設(shè)置的方式，為新入職的檔案管理人員提供更多獲得獎勵的機會，激發(fā)新入職工作人員的積極性。而對于工齡較長的檔案管理人員，事業(yè)單位需要從工作成效、管理規(guī)范等方面出發(fā)，對檔案管理人員進行適當?shù)莫剟?。其次，要健全評價體系。事業(yè)單位可以采取季度考評的方法，考核人員要將每次的考核結(jié)果反饋給檔案管理人員，并根據(jù)當前檔案管理工作的實際情況向其提出建議。如果檔案管理人員工作積極、工作成效較好，那么單位就要給予其相應(yīng)的獎勵，為其提供晉升機會；如果其工作懈怠，單位也要扣除相應(yīng)的獎金。完善考核制度能夠激發(fā)檔案管理人員工作的積極性，助推檔案管理人員進行自主學(xué)習(xí)，凸顯自我價值。在檔案管理人員晉升的過程中，單位不能只看職稱和工齡，還要看其工作能力。部分新入職的員工對現(xiàn)代化檔案管理手段掌握得相對熟練，在工作中比較仔細，并做出了相應(yīng)的成績。那么事業(yè)單位要公平地將晉升機會給予能力較強的員工。

培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才

各單位要經(jīng)常對檔案管理人員進行培訓(xùn)。首先，在培訓(xùn)過程中，要加強理論培訓(xùn)?，F(xiàn)階段的檔案管理工作與過去的檔案管理工作存在較大差異。傳統(tǒng)檔案管理模式主要是對檔案材料進行管理，管理人員在管理過程中的主觀能動性相對較大。但這導(dǎo)致檔案管理完成之后，部分檔案調(diào)取難度較大，不利于其他工作人員查閱檔案內(nèi)容。在人性化管理模式下，檔案管理人員應(yīng)注重檔案使用者的需求，與各部門的工作人員進行有效的交流，了解有關(guān)人員存檔的頻次和存檔內(nèi)容。將經(jīng)常使用的檔案放在容易調(diào)取的位置，以滿足檔案使用人員的需求。其次，要加強技能培訓(xùn)。特別是要對非檔案管理專業(yè)畢業(yè)的員工進行系統(tǒng)的技能訓(xùn)練，使其掌握檔案管理的基本概念和操作流程，從而提升工作能力。以目前的檔案管理工作來說，檔案管理人員需要掌握計算機技術(shù)，并能夠熟練地使用檔案管理系統(tǒng)。部分事業(yè)單位借助微信公眾號定期發(fā)布檔案管理的相關(guān)信息，因此檔案管理人員還需要具備自媒體運營的基本技能。在培訓(xùn)完成之后，事業(yè)單位要對檔案管理人員進行考核。最后，在日常工作中，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)定期進行檔案管理工作的經(jīng)驗交流，以提升自身的工作能力。

豐富檔案管理方式

在人性化管理模式下，事業(yè)單位應(yīng)通過多種方式開展檔案管理工作，滿足多類人員的檔案需求。首先，檔案管理人員要結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀對檔案進行分類。部分檔案可以采用紙質(zhì)版儲存方式歸納整理，還有部分檔案可以采用電子版儲存方式歸納整理。但是對于部分重要的檔案，既要采用電子版儲存方式，也要保存紙質(zhì)版材料，要留好備份，避免出現(xiàn)檔案丟失問題。其次，要完善事業(yè)單位檔案管理手段。隨著信息化水平的提高，檔案管理手段也越來越多。檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)階段事業(yè)單位比較常用的管理工具。市場上檔案管理系統(tǒng)的供應(yīng)商較多，部分事業(yè)單位直接從市場采購檔案管理系統(tǒng)，雖然功能齊全，但是與事業(yè)單位內(nèi)部的實際管理需求存在差異。在條件允許的情況下，事業(yè)單位可以更改系統(tǒng)內(nèi)容或者使用自研系統(tǒng)。在“以人為本”的管理模式下，事業(yè)單位要重視檔案管理人員的工作需要，如果檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)卡頓、閃退等問題，會直接影響檔案管理人員的工作效率。這就要求事業(yè)單位定期向檔案管理人員了解檔案管理系統(tǒng)的使用情況，并安排專人進行日常的檔案管理系統(tǒng)維護。同時，在使用檔案管理系統(tǒng)的過程中，要注意檔案資料的保密，防止檔案資料外泄。最后，檔案管理人員也要創(chuàng)新檔案管理模式，使其他部門的員工都能積極地參與到檔案管理工作中來。

在人性化管理模式下，檔案管理人員應(yīng)充分了解檔案使用者的需求，優(yōu)化檔案管理方法。事業(yè)單位要合理配置檔案管理工具，完善檔案管理工作機制，營造良好的檔案管理工作環(huán)境，使其他部門的員工也能主動地與檔案管理人員合作。此外，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要從思想上重視檔案管理工作，通過調(diào)撥資金、完善制度、配置設(shè)備等方式提高事業(yè)單位檔案管理工作的水平。事業(yè)單位檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化管理手段，提高自身的檔案管理素養(yǎng)。